RTU0184 Relatório de atividades pendentes: conheça as validações deste relatório

Atualizamos o RTU0184 Relatório de Atividades Pendentes para permitir uma visualização unificada das atividades pendentes dos módulos e usuários do Qualiex, substituindo a dashboard de atividades pendentes. Neste artigo você vai poder entender quais são as validações realizadas para trazer as pendências no relatório. Vamos lá?

AS PENDÊNCIAS EXIBIDAS NO RELATÓRIO SÃO DOS SEGUINTES MÓDULOS:

• Action
• Audit
• Docs
• Indicators
• Meeting
• Staff
• Supply
• Risks
• Tracker v1 / Tracker v2

Você NÃO vai ver pendências dos seguintes módulos neste relatório:

• Metrology
• Planner
• Tasks

Visualizando o relatório

Quando você clicar no botão Visualizar ou clicar duas vezes no relatório, será exibido o seguinte filtro:

Mas o que significa cada uma dessas opções no filtro?

• Selecionar Colaborador: aqui você pode selecionar alguns colaboradores específicos ou se preferir, Todos os colaboradores;
  • Exibe apenas usuários com papel, não demitidos e não excluídos.
  • Orientamos a seleção de até 30 usuários, para que seu relatório carregue rapidamente!
• Selecionar Grupo: você pode selecionar um ou mais grupos de usuários do Qualiex.
  • Não exibe grupos de usuários removidos.
• Módulos: selecione um ou mais módulos para exibir no relatório.
  • Exibe apenas a lista de módulos que o usuário que está gerando o relatório possui acesso.

Validações de cada módulo

Antes de tudo, o que o Qualiex considera como pendência?

Pendências são atividades em aberto/andamento nas quais possuem um responsável; ou seja, existe uma atividade que precisa ser feita por uma pessoa! Essa atividade em aberto/andamento pode ou não ter um prazo e pode ou não estar atrasada.

Validações gerais

Para qualquer módulo selecionado, o Qualiex sempre vai validar:

• “O usuário que está gerando o relatório tem acesso ao(s) módulo(s) selecionados?”
• “A unidade do usuário que está gerando o relatório está ativa?”
• “O usuário selecionado no campo “Selecione Colaborador” possui acesso ao(s) módulo(s) selecionados?“
• “O usuário selecionado no campo “Selecione Colaborador” está em uma unidade ativa?”

Módulo Action

Quando você gera o relatório de atividades pendentes selecionando o módulo Action, o Qualiex faz as seguintes validações:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a configuração de “Acesso total na unidade” marcado como “Sim“?
• Ou então, este usuário que está gerando o relatório possui a permissão de “Ver todos os projetos e ações” do módulo Action?

Se a resposta para pelo menos uma dessas perguntas acima for SIM, então o relatório vai trazer as pendências de todas as pessoas da empresa e de todos os Projetos e Ações/Tarefas.

Agora, caso a resposta para as duas perguntas for NÃO, então o Qualiex valida se o usuário que está gerando o relatório está envolvido de alguma forma em Projetos e Ações/Tarefas, para exibir apenas as pendências de atividades nas quais ele realmente está envolvido. O usuário pode estar envolvido como:

• Em Projetos:
  • Responsável do projeto;
  • Interessado do projeto;
  • Possuir ações dentro do projeto.
• Em Ações/Tarefas:
  • Responsável da ação/tarefa;
  • Verificador da ação/tarefa;
  • Interessado da ação/tarefa.

Mas afinal, o que pode ser considerada uma pendência de Projeto e de Ação/Tarefa no Action? Veja só:

• Projetos
  • É gerada uma pendência quando:
    • O projeto está no status Em andamento.
  • NÃO é gerada uma pendência quando:
    • O projeto está removido; ou
    • O projeto está concluído; ou
    • O projeto está cancelado.

• Ações/Tarefas
  • É gerada uma pendência quando:
    • A ação está em algum dos status:
      • [P] Aguardando aprovação: pendência do responsável do projeto
      • [P] Aguardando início: pendência do responsável da ação
      • [P] Em execução: pendência do responsável da ação
      • [C] Verificando eficácia: pendência do verificador da ação
      • [A] Em Padronização/Divulgação: pendência do responsável da ação
  • NÃO é gerada uma pendência quando:
    • A ação está removida; ou
    • A ação está concluída; ou
    • A ação está cancelada.

Módulo Audit

Quando você gera o relatório de atividades pendentes selecionando o módulo Audit, o Qualiex faz as seguintes validações:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a configuração de “Acesso total na unidade” marcado como “Sim“?
• Ou então, este usuário que está gerando o relatório possui a permissão de “Visualizar todas as auditorias” do módulo Audit?

Se a resposta para pelo menos uma dessas perguntas acima for SIM, então o relatório vai trazer as pendências de todas as pessoas da empresa e de todas as Auditorias.

Mas se a resposta para as duas perguntas for NÃO, então o Qualiex valida se o usuário que está gerando o relatório é um auditor de algum planejamento que está aberto. No módulo Audit:

• É gerada uma pendência quando:
  • O planejamento da auditoria está aberto: pendência para o(s) auditor(es)
• NÃO é gerada uma pendência quando:
  • O usuário está envolvido como auditado; ou
  • O usuário está envolvido como acompanhante; ou
  • A auditoria está removida; ou
  • A auditoria está concluída; ou
  • A auditoria está cancelada; ou
  • O planejamento que estava envolvido como auditor for removido; ou
  • O planejamento que estava envolvido como auditor for concluído.

Módulo Docs

Quando você gera o relatório de atividades pendentes selecionando o módulo Docs, o Qualiex faz as seguintes validações:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a configuração de “Acesso total na unidade” marcado como “Sim“?
• Ou então, este usuário que está gerando o relatório possui a permissão de “Ver todos os documentos” do módulo Docs?

Se a resposta para pelo menos uma dessas perguntas acima for SIM, então o relatório vai trazer as pendências de todas as pessoas da empresa e de todos os Documentos.

Porém, se as respostas para as perguntas acima forem NÃO, então o Qualiex ainda valida:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a permissão de “Visualizar” na pasta e/ou documento específico?

Se sim, então serão exibidos todos os documentos desta pasta e/ou todos os documentos nas quais ele possui a permissão acima. Caso a resposta para esta pergunta seja NÃO; então é validado o envolvido do usuário com aquela pasta e/ou documento, para exibir apenas as pendências de atividades nas quais ele realmente está envolvido.

Veja abaixo como um usuário pode estar envolvido em uma pasta e/ou documento e quais são as pendências que podem ser geradas:

• Documento em checkout:
  • Envolvido como:
    • Responsável por realizar o checkout.
  • É gerada uma pendência quando:
    • É realizado o checkout do documento.
  • NÃO é gerada uma pendência quando:
    • A pasta do documento está removida; ou
    • O documento está removido; ou
    • O documento está na lixeira; ou
    • O documento está obsoleto.
• Próxima revisão do documento:
  • Envolvido como:
    • Possui a permissão de revisar documentos daquela pasta e/ou documento específico.
  • É gerada uma pendência quando:
    • A data da próxima revisão está atrasada; ou seja, menor que o dia atual.
  • NÃO é gerada uma pendência quando:
    • O documento não possui data de próxima revisão; ou
    • O documento ainda não está com a data de próxima revisão atrasada; ou
    • A pasta do documento está removida; ou
    • O documento está removido; ou
    • O documento está na lixeira; ou
    • O documento está obsoleto.
• Documento válido até:
  • Envolvido como:
    • Possui a permissão de revisar documentos daquela pasta e/ou documento específico.
  • É gerada uma pendência quando:
    • A data de válido até do documento está definida para o dia atual; ou
    • A data de válido até do documento está atrasada.
  • NÃO é gerada uma pendência quando:
    • O documento não possui data de válido até; ou
    • O documento ainda não está com a data de válido até menor ou igual ao dia atual; ou
    • A pasta do documento está removida; ou
    • O documento está removido; ou
    • O documento está na lixeira; ou
    • O documento está obsoleto.
• Documento em fluxo:
  • Envolvido como:
    • Responsável por uma atividade à ser realizada no fluxo de aprovação do documento; ou
    • Possui a permissão de revisar documentos daquela pasta e/ou documento específico.
  • É gerada uma pendência quando:
    • A atividade da etapa atual do fluxo não está concluída.
  • NÃO é gerada uma pendência quando:
    • O documento está em checkout; ou
    • O fluxo está removido; ou
    • O fluxo está concluído; ou
    • A etapa do fluxo está concluída; ou
    • A pasta do documento está removida; ou
    • O documento está removido; ou
    • O documento está na lixeira; ou
    • O documento está obsoleto.

Módulo Indicators

Quando você gera o relatório de atividades pendentes selecionando o módulo Indicators, o Qualiex faz as seguintes validações:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a configuração de “Acesso total na unidade” marcado como “Sim“?
• Ou então, este usuário que está gerando o relatório possui a permissão de “Ver todos os indicadores” do módulo Indicators?

Se a resposta para pelo menos uma dessas perguntas acima for SIM, então o relatório vai trazer as pendências de todas as pessoas da empresa e de todas os Indicadores e Coletas.

Agora, caso a resposta para as duas perguntas for NÃO, então o Qualiex valida se o usuário que está gerando o relatório está envolvido de alguma forma em Indicadores e Coletas, para exibir apenas as pendências de atividades nas quais ele realmente está envolvido. O usuário pode estar envolvido como:

• Em Indicadores:
  • Responsável pelo grupo do indicador; ou
  • Responsável pelo indicador; ou
  • Analista do indicador; ou
  • Interessado do indicador.
• Em Coletas:
  • Responsável da coleta; ou
  • Interessado da coleta.

Veja o que é e o que não é considerada uma pendência no módulo Indicators:

• Indicadores:
  • É gerada uma pendência quando:
    • O indicador possui uma ou mais análises atrasadas.
  • NÃO é gerada uma pendência quando:
    • O grupo do indicador está removido; ou
    • O grupo do indicador está cancelado; ou
    • O grupo do indicador está concluído; ou
    • O indicador está removido; ou
    • O indicador está inativo.
• Coletas:
  • É gerada uma pendência quando:
    • A coleta possui uma ou mais coletas atrasadas.
  • NÃO é gerada uma pendência quando:
    • A coleta está removida; ou
    • A coleta está inativa; ou
    • A coleta está definida com a periodicidade “Sem periodicidade”.

Módulo Meeting

Quando você gera o relatório de atividades pendentes selecionando o módulo Meeting, o Qualiex faz as seguintes validações:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a configuração de “Acesso total na unidade” marcado como “Sim“?
• Ou então, este usuário que está gerando o relatório possui a permissão de “Visualizar todas as reuniões” do módulo Meeting?

Se a resposta para pelo menos uma dessas perguntas acima for SIM, então o relatório vai trazer as pendências de todas as pessoas da empresa e de todas as Reuniões.

Se a resposta para as duas perguntas for NÃO, então o Qualiex valida se o usuário que está gerando o relatório está envolvido de alguma forma nas Reuniões, para exibir apenas as pendências de atividades nas quais ele realmente está envolvido. O usuário pode estar envolvido em uma reunião como:

• Coordenador da reunião; ou
• Secretário da reunião; ou
• Participante da reunião.

Veja o que é considerada como uma pendência de reunião:

• É gerada uma pendência quando:
  • A reunião está aguardando cadastro de ata: pendência para o secretário (caso não haja um secretário definido, a pendência é do coordenador da reunião); ou
  • A reunião está aguardando a avaliação da ata: pendência do coordenador; ou
  • A reunião está aguardando reformulação de ata: pendência do secretário; ou
  • A reunião está aguardando assinatura da ata: pendência para os participantes
• NÃO é gerada uma pendência quando:
  • A reunião está removida; ou
  • A reunião está finalizada; ou
  • A reunião está cancelada.

Módulo Risks

Quando você gera o relatório de atividades pendentes selecionando o módulo Risks, o Qualiex faz as seguintes validações:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a configuração de “Acesso total na unidade” marcado como “Sim“?

Se a resposta for SIM, então o relatório vai trazer as pendências de todas as pessoas da empresa e de todos os Riscos.

Caso a resposta para a pergunta for NÃO, então o Qualiex valida se o usuário que está gerando o relatório está envolvido de alguma forma em Risco, para exibir apenas as pendências de atividades nas quais ele realmente está envolvido. O usuário pode estar envolvido como:

• Responsável do grupo de risco; ou
• Interessado do grupo de risco; ou
• Responsável por um risco; ou
• Interessado de um risco.

Uma pendência de Risco pode ser:

• É considerada uma pendência quando:
  • O risco possui uma data para próxima análise; ou
  • O risco ainda não possui nenhuma análise realizada.
• NÃO é considerada uma pendência quando:
  • O grupo está removido; ou
  • O grupo está como “não monitorado”; ou
  • O risco está removido; ou
  • O risco está como “não monitorado”.

Módulo Staff

Quando você gera o relatório de atividades pendentes selecionando o módulo Staff, o Qualiex faz as seguintes validações:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a configuração de “Acesso total na unidade” marcado como “Sim“?

Se a resposta para a pergunta acima for SIM, então o relatório vai trazer as pendências de todas as pessoas da empresa dentro do módulo Staff.

Caso as respostas para a pergunta for NÃO, então o Qualiex faz as seguintes validações:

• Para pendências relacionadas à Colaboradores:
  • Educação/Escolaridade:
    • Validação de permissão e cargo para exibição das pendências:
      • O usuário que está gerando o relatório consegue visualizar as pendências de outros usuários que possuem um cargo abaixo do seu; E
      • Também é necessário que o usuário que está gerando o relatório tenha a permissão de Listar Papéis/Cargos e/ou Cadastrar avaliação.
    • É gerada uma pendência quando:
      • O usuário está em um nível de escolaridade abaixo à solicitada no cargo; ou
      • O usuário está com a escolaridade vazia, mas o cargo exige uma escolaridade.
    • NÃO é gerada uma pendência quando:
      • O cargo/papel está removido.
  • Experiência:
    • Validação de permissão e cargo para exibição das pendências:
      • O usuário que está gerando o relatório consegue visualizar as pendências de outros usuários que possuem um cargo abaixo do seu; E
      • Também é necessário que o usuário que está gerando o relatório tenha a permissão de Listar Papéis/Cargos e/ou Cadastrar avaliação.
    • É gerada uma pendência quando:
      • O usuário está com um tempo de experiência menor do que o exigido cargo.
      • Observação: Cargo tem que estar ativo para o usuário, pois pode ocorrer do usuário estar habilitado para um cargo, mas não necessariamente estar nele.
    • NÃO é gerada uma pendência quando:
      • A experiência está removida; ou
      • O cargo/papel está removido.
  • Leitura de documento do colaborador:
    • Validação de permissão e cargo para exibição das pendências:
      • O usuário que está gerando o relatório consegue visualizar as pendências de outros usuários que possuem um cargo abaixo do seu; E
      • Também é necessário que o usuário que está gerando o relatório tenha a permissão de Listar Papéis/Cargos e/ou Cadastrar avaliação.
    • É gerada uma pendência quando:
      • O usuário está com um documento obrigatório pendente de confirmação de leitura; E
      • O documento está na última revisão finalizada ativa.
      • Observação: Cargo tem que estar ativo para o usuário, pois pode ocorrer do usuário estar habilitado para um cargo, mas não necessariamente estar nele.
    • NÃO é gerada uma pendência quando:
      • O documento está removido; ou
      • O documento está na lixeira; ou
      • A pasta do documento está removida; ou
      • O cargo/papel está removido
  • Treinamento:
    • Validação de permissão e cargo para exibição das pendências:
      • O usuário que está gerando o relatório consegue visualizar as pendências de outros usuários que possuem um cargo abaixo do seu; E
      • Também é necessário que o usuário que está gerando o relatório tenha a permissão de Listar Papéis/Cargos e/ou Cadastrar avaliação.
    • É gerada uma pendência quando:
      • O usuário está com um documento obrigatório do treinamento pendente de confirmação de leitura.
      • Observação 1: Cargo tem que estar ativo para o usuário, pois pode ocorrer do usuário estar habilitado para um cargo, mas não necessariamente estar nele;
      • Observação 2: Tempo de treinamento tem que ser maior ou igual ao tempo estipulado no treinamento.
    • NÃO é gerada uma pendência quando:
      • O treinamento está removido.
• Para pendências relacionadas à Avaliações:
  • Avaliação de cargo:
    • Validação de permissão e cargo para exibição das pendências:
      • O usuário que está gerando o relatório consegue visualizar as pendências de outros usuários que possuem um cargo abaixo do seu; E
      • Também é necessário que o usuário que está gerando o relatório tenha a permissão de Listar Papéis/Cargos e/ou Cadastrar avaliação.
    • É gerada uma pendência quando:
      • A data da próxima avaliação de cargo está atrasada; ou seja, menor que o dia atual; ou
      • A data da próxima avaliação de cargo está definida para uma data futura.
      • Observação: Cargo tem que estar ativo para o usuário, pois pode ocorrer do usuário estar habilitado para um cargo, mas não necessariamente estar nele.
    • NÃO é gerada uma pendência quando:
      • A data da próxima avaliação de cargo não está definida.
  • Avaliação de eficácia do Curso/Treinamento:
    • Validação de permissão e cargo para exibição das pendências:
      • O usuário que está gerando o relatório consegue visualizar as pendências de outros usuários que possuem um cargo abaixo do seu; E
      • Também é necessário que o usuário que está gerando o relatório tenha a permissão de Listar Papéis/Cargos e/ou Cadastrar avaliação.
    • É gerada uma pendência quando:
      • O curso/treinamento ainda não foi avaliado para o colaborador.
      • Observação: Cargo tem que estar ativo para o usuário, pois pode ocorrer do usuário estar habilitado para um cargo, mas não necessariamente estar nele.
    • NÃO é gerada uma pendência quando:
      • Uma avaliação já foi realizada para aquele colaborador daquele curso/treinamento.
  • Avaliação de Habilidade:
    • Validação de permissão e cargo para exibição das pendências:
      • O usuário que está gerando o relatório consegue visualizar as pendências de outros usuários que possuem um cargo abaixo do seu; E
      • Também é necessário que o usuário que está gerando o relatório tenha a permissão de Listar Papéis/Cargos e/ou Cadastrar avaliação.
    • É gerada uma pendência quando:
      • O usuário ainda não possui uma avaliação de competência.
      • Observação: Cargo tem que estar ativo para o usuário, pois pode ocorrer do usuário estar habilitado para um cargo, mas não necessariamente estar nele.
    • NÃO é gerada uma pendência quando:
      • O colaborador possui pelo menos uma avaliação de competência já realizada.

Módulo Supply

Quando você gera o relatório de atividades pendentes selecionando o módulo Supply, o Qualiex faz as seguintes validações:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a configuração de “Acesso total na unidade” marcado como “Sim“?
• Ou então, este usuário que está gerando o relatório possui a permissão de “Listar fornecedores” do módulo Supply?

Se a resposta para pelo menos uma dessas perguntas acima for SIM, então o relatório vai trazer as pendências de todas as pessoas da empresa e de todos os Fornecedores.

Se a resposta para as duas perguntas for NÃO, então o Qualiex valida se o usuário é responsável pelo tipo de avaliação; gerando as possíveis pendências:

• É gerada uma pendência quando:
  • O fornecedor está nos status:
    • Aguardando avaliação de seleção: [Data Não Definida]
    • Status em reavaliação: [Data Não Definida]
    • Status habilitado para fornecer: Data da próxima avaliação ou [Data Não Definida]
• NÃO é gerada uma pendência quando:
  • Não possui um responsável pelo tipo de avaliação; ou
  • Tipo de avaliação está removido; ou
  • Tipo de avaliação para o fornecedor está removido; ou
  • Fornecedor está removido.

Módulo Tracker V1

Quando você gera o relatório de atividades pendentes selecionando o módulo Tracker, o Qualiex faz as seguintes validações:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a configuração de “Acesso total na unidade” marcado como “Sim“?
• Ou então, este usuário que está gerando o relatório possui a permissão de “Visualizar todas as ocorrências” do módulo Tracker?

Se a resposta para pelo menos uma dessas perguntas acima for SIM, então o relatório vai trazer as pendências de todas as pessoas da empresa e de todas as Reuniões.

Se a resposta para as duas perguntas for NÃO, então o Qualiex valida se o usuário que está gerando o relatório está envolvido de alguma forma nas Ocorrências, para exibir apenas as pendências de atividades nas quais ele realmente está envolvido. O usuário pode estar envolvido em uma ocorrência como:

• Responsável da ocorrência; ou
• Aprovador da ocorrência; ou
• Verificador da ocorrência; ou
• Responsável por alguma ação da ocorrência; ou
• Equipe de alguma ação da ocorrência.

Mas o que pode ser considerada uma pendência da Ocorrência? Veja:

• Ocorrência:
  • É considerada uma pendência quando:
    • A ocorrência está no status de:
      • [P] Em descrição: pendência do responsável da ocorrência
      • [P] Aguardando aprovação: pendência do aprovador da ocorrência;
      • [P] Analisando causas: pendência do responsável da ocorrência
      • [P] Elaborando plano de ação: pendência do responsável da ocorrência
      • [D] Plano em execução: pendência do responsável da ocorrência
      • [C] Verificando eficácia: pendência do verificador da ocorrência
      • [A] Em Padronização/Divulgação: pendência do responsável da ocorrência
  • NÃO é considerada uma pendência quando:
    • A ocorrência está removida; ou
    • A ocorrência está finalizada; ou
    • A ocorrência está cancelada.
• Ação:
  • É considerada uma pendência quando:
    • A ação está nos status:
      • Não iniciada
      • Em Andamento
  • NÃO é considerada uma pendência quando:
    • A ocorrência na qual a ação faz parte está removida, finalizada ou cancelada; ou
    • A ação está finalizada; ou
    • A ação está cancelada.

Módulo Tracker V2

Quando você gera o relatório de atividades pendentes selecionando o módulo Tracker, o Qualiex faz as seguintes validações:

• Este usuário que está gerando o relatório possui a configuração de “Acesso total na unidade” marcado como “Sim“?
• Ou então, este usuário que está gerando o relatório possui a permissão de “Visualizar todas as ocorrências” do módulo Tracker?

Se a resposta para pelo menos uma dessas perguntas acima for SIM, então o relatório vai trazer as pendências de todas as pessoas da empresa e de todas as ocorrências.

Mas caso a resposta para as duas perguntas for NÃO, então o Qualiex valida se o usuário que está gerando o relatório está envolvido de alguma forma nas Ocorrências, para exibir apenas as pendências de atividades nas quais ele realmente está envolvido. O usuário pode estar envolvido em uma ocorrência como:

• Responsável de alguma etapa da ocorrência; ou
• Responsável por alguma ação da ocorrência.

O que é e o que não é considerada uma pendência da Ocorrência:

• Ocorrência:
  • É considerada uma pendência quando:
    • A ocorrência está aberta: pendência ao responsável da etapa atual.
  • NÃO é considerada uma pendência quando:
    • A ocorrência está removida; ou
    • A ocorrência está concluída; ou
    • A ocorrência está cancelada; ou
    • A ocorrência foi associada em uma outra ocorrência.
• Ação:
  • É considerada uma pendência quando:
    • A ação está aberta: pendência do responsável da ação.
  • NÃO é considerada uma pendência quando:
    • A ocorrência na qual a ação faz parte está removida, finalizada, cancelada ou foi associada; ou
    • A ação está removida; ou
    • A ação está concluída.