Atualizado em 29 de janeiro de 2021 Após verificar a eficácia de um plano de ação que o resultado foi alcançado, devemos então seguir com a última etapa do PDCA a Padronização e Divulgação. Veja mais sobre Padronização e Divulgação no Blog da Qualidade. A padronização garante que os processos estarão alinhados e uniformes de acordo com os ajustes aplicados conforme a causa raiz identificada e tratada. A divulgação compartilha com os envolvidos que houve mudanças e que todos devem agir em conformidade com o processo após os ajustes. Acesse Dashboard. Clique em Tracker V2 – Ocorrências 3. Na tela inicial do Tracker V2 clique em “Minhas Atividades”. 4. Na ocorrência com a situação clique no botão para abrir e continuar a execução da ocorrência. No fluxo PDCA Modelo somente quem tem permissão de verificar ocorrência nas configurações do Tracker V2 pode executar a etapa. Será exibida a tela para dar andamento na etapa de avaliação de eficácia do plano de ação. Cadastro da ocorrência # Padronização e Divulgação Descrição da Padronização: Informe o que será feito para padronização dos processos e ajustes de atividades. Descrição da Divulgação: Descreva como a atualização dos processos será divulgada. Próxima etapa e Responsável: Indica que a ocorrência será concluída e o responsável pela etapa. É definido no fluxo se o responsável pela etapa será o Usuário atual (que abriu a ocorrência), se o emissor vai especificar ao concluir a etapa quem vai aprovar ou somente usuários com determinada permissão poderão aprovar a ocorrência. 3. Concluir: Clique em para finalizar o registro e gravar a ocorrência. Não é permitido concluir a ocorrência com ações em andamento, necessário finalizar as ações pela aba de Ferramentas. : Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro. Voltar: Retorna para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas. Ferramentas # 4. Abas: Geral, Ferramentas, Descrição, Aprovado?, Analisar Causas, Plano de Ação e Plano Eficaz?: Veja as informações das etapas anteriores e se necessário utilize as ferramentas 5 Por quês, Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou 5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência. Inserir anexo na ocorrência # 5. Abas de anexo, comentários e Histórico: Adicione anexos como evidência, comente e marque colaboradores. No histórico veja as alterações da ocorrência. Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações. Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador. Após o carregamento os arquivos serão listados. As imagens são exibidas no relatório da ocorrência, outros documentos lista somente o nome. Clique no ícone para baixar o arquivo no computador. Clique no ícone para remover o anexo. Para remover é necessário ter o acesso total na unidade ou ser o colaborador que adicionou o anexo. Após confirmar a remoção não é possível recuperar o arquivo. Comentários # Podemos marcar os colaboradores e comentar, o usuários são notificado por e-mail que tem um comentário na ocorrência. Clique na aba Comentários para exibir o campos para inserir as informações. Para marcar um colaborador digite @ e nome do usuário cadastrado no Tracker V2, selecione na lista o nome do colaborador. A listagem com o nome dos colaboradores são exibidos tachados. Os colaboradores marcados recebem um e-mail de notificação. Após adicionar um comentário é exibido o histórico e no caso de edição as alterações que foram feitas também são listadas. Quem escreveu o comentário pode editar ou remover o comentário. Somente o autor do comentário pode editar ou remover. Clique no ícone para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado. Clique no ícone para remover o comentário. Após confirmar a remoção não é possível recuperar o comentário. Histórico # No histórico temos a rastreabilidade das alterações realizadas na ocorrência. Clique na aba Histórico para visualizar. Abertura de Ocorrência: Marque para exibir somente o registro da abertura da ocorrência. Alteração na atividade de Ocorrência: Habilite para exibir somente as alterações realizadas na ocorrência. Comentário: Marque para apenas ser exibido os comentários. Comentário removido: Marque para apenas ser exibido os comentários que foram removidos. Localizando ocorrência finalizada # Uma ocorrência concluída fica com o status e para ser exibida na listagem selecione a opção Mostrar Finalizadas no filtro.
