Após verificar a eficácia de um plano de ação que o resultado foi alcançado, devemos então seguir com a última etapa do PDCA a Padronização e Divulgação.
Descrição da Padronização: Informe o que será feito para padronização dos processos e ajustes de atividades.
Descrição da Divulgação: Descreva como a atualização dos processos será divulgada.
Próxima etapa e Responsável: Indica que a ocorrência será concluída e o responsável pela etapa.
É definido no fluxo se o responsável pela etapa será o Usuário atual (que abriu a ocorrência), se o emissor vai especificar ao concluir a etapa quem vai aprovar ou somente usuários com determinada permissão poderão aprovar a ocorrência.
3. Concluir: Clique em para finalizar o registro e gravar a ocorrência.
Não é permitido concluir a ocorrência com ações em andamento, necessário finalizar as ações pela aba de Ferramentas.
: Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro.
Voltar: Retorna para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas.
4. Abas: Geral, Ferramentas, Descrição, Aprovado?, Analisar Causas, Plano de Ação e Plano Eficaz?: Veja as informações das etapas anteriores e se necessário utilize as ferramentas 5 Por quês, Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou 5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência.
5. Abas de anexo, comentários e Histórico: Adicione anexos como evidência, comente e marque colaboradores. No histórico veja as alterações da ocorrência.
Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações.
Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador.
Após o carregamento os arquivos serão listados.
As imagens são exibidas no relatório da ocorrência, outros documentos lista somente o nome.
Clique no ícone para baixar o arquivo no computador.
Clique no ícone para remover o anexo.
Para remover é necessário ter o acesso total na unidade ou ser o colaborador que adicionou o anexo.
Após confirmar a remoção não é possível recuperar o arquivo.