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Como agendar uma reunião?

Atualizado em

No Meeting após configurar os tipos de reuniões que podem ser realizadas, as salas disponíveis e os modelos de ata que podem ser utilizados, podemos agendar uma reunião.

Necessário ter permissão para cadastrar reunião habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Na aba “Reuniões” podemos agendar uma reunião de duas formas:

  • Clicando em Nova
  • Selecionando o período que será realizado a reunião

Após selecionar o horário ou clicando em nova será exibida a tela para agendar a reunião.

Agendar reunião – Aba Geral

Segue abaixo os tipos de agendamento de reuniões do Meeting.

Campo destacado em vermelho é obrigatório.

  • Assunto: Informe o assunto que será discutido na reunião.
  • Reunião Pública: Usuários que tem permissão conseguem visualizar o assunto da reunião definida como pública.
  • Reunião Restrita: Usuários que tem permissão consegue agendar uma reunião restrita.

Na reunião restrita somente os participantes, coordenador e secretário podem visualizar o assunto.

  • Data/Hora: Selecione a data e informe o horário de início e fim da reunião.

Quando o agendamento é feito selecionando o período na agenda as informações de data e horário já são preenchidas automaticamente.

Recorrência

Habilite a opção se a reunião precisa ser feita periodicamente.

  • DetalhesClique para definir a periodicidade da recorrência.
    • Sem repetição:  A reunião é agendada apenas no dia marcado, sem repetição.
  • Todos os dias: A reunião deve ser feita todos os dias no mesmo horário.
    • Término: Defina quando a recorrência termina.
      • Nunca termina: A recorrência não expira, continuamente agenda reuniões.
      • Após o número de ocorrências: Após uma quantidade de reuniões agendadas, não será mais marcada a reunião.
      • Em uma data: Informando a data após esse dia a reunião recorrente não será agendada.
  • Dias da semana (Seg-Sex): A reunião deve ser feita de segunda a sexta feira no mesmo horário.
    • Término: Defina quando a recorrência termina.
      • Nunca termina: A recorrência não expira, continuamente agenda reuniões.
      • Após o número de ocorrências: Após uma quantidade de reuniões agendadas, não será mais marcada a reunião.
      • Em uma data: Informando a data após esse dia a reunião recorrente não será agendada.
  • Semanal: A reunião deve ser feita toda semana no mesmo horário.
    • A cada: Defina em quantas semanas a reunião será agendada.
    • Dias: Selecione os dias da semana que a reunião será realizada.
    • Término: Defina quando a recorrência termina.
      • Nunca termina: A recorrência não expira, continuamente agenda reuniões.
      • Após o número de ocorrências: Após uma quantidade de reuniões agendadas, não será mais marcada a reunião.
      • Em uma data: Informando a data após esse dia a reunião recorrente não será agendada.
  • Mensal: A reunião deve ser feita todo mês no mesmo horário.
    • A cada: Defina em quantos meses a reunião será agendada.
    • Término: Defina quando a recorrência termina.
      • Nunca termina: A recorrência não expira, continuamente agenda reuniões.
      • Após o número de ocorrências: Após uma quantidade de reuniões agendadas, não será mais marcada a reunião.
      • Em uma data: Informando a data após esse dia a reunião recorrente não será agendada.
  •  Anual: A reunião deve ser feita todo ano no mesmo horário.
    • A cada: Defina em quantos anos a reunião será agendada.
    • Término: Defina quando a recorrência termina.
      • Nunca termina: A recorrência não expira, continuamente agenda reuniões.
      • Após o número de ocorrências: Após uma quantidade de reuniões agendadas, não será mais marcada a reunião.
      • Em uma data: Informando a data após esse dia a reunião recorrente não será agendada.

Continuando o agendamento

  • SalaSelecione em qual sala a reunião deve ser realizada.

Para reunião recorrente a sala selecionada deve estar livre, conforme a periodicidade definida. Qualiex checa os próximos 2 anos.

  • Coordenador: Selecione o coordenador da reunião, quem vai conduzir a discussão.

Se for informado apenas o coordenador na reunião ele ficará responsável por registrar a ata no Meeting.

  • Secretário: Indique o colaborador que ficará responsável por acompanhar a reunião e descrever a ata.

Não é permitido selecionar o mesmo colaborador como coordenador e secretário para uma mesma reunião.

  • CategoriaInforme o tipo de reunião que será realizada.
  • Pauta: Descreva os tópicos e assuntos abordados na reunião.

Clique em Avançar para seguir com a indicação dos participantes.

Aba Participantes

Selecione os colaboradores que devem participar da reunião.

Quantidade de participantes deve estar de acordo com a capacidade da sala. Se exceder, o sistema exibe um alerta, confirme para prosseguir.

  • Convidado externo: Se for necessário que uma pessoa que não acessa o Meeting, veja as informações da reunião informe o nome e e-mail, clique no  para adicionar um convidado externo na reunião.
    • Essencial: Marque essa opção para definir se a participação do convidado é indispensável.
    • Remover: Clique no  para remover da listagem.
  • Selecionar: Clique no  para abrir a listagem de colaboradores, se quiser selecione um grupo de usuários. Selecione os colaboradores e clique em “OK”.
    • Essencial: Marque essa opção para definir se a participação do colaborador é indispensável.
    • Remover: Clique no  para remover da listagem.

Se o colaborador já tiver uma reunião agendada no mesmo horário será exibido um alerta que o usuário está com o horário ocupado, confirme para agendar mesmo assim.

Clique em Gravar para agendar a reunião.

Convite

Os colaboradores e convidados externos são notificados por e-mail com os dados do agendamento da reunião.

Veja como integrar a agenda do Meeting com o Google e Outlook.

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