Como aprovar uma ocorrência?

Após registrar uma ocorrência a próxima etapa do fluxo PDCA é a Aprovação. O que acontece nessa etapa? É onde valida se a ocorrência procede e deve ser tratada.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Tracker V2 – Ocorrências

3. Na tela inicial do Tracker V2 clique em “Minhas Atividades”.

4. Na ocorrência com a situação  clique no botão  para abrir e continuar a execução da ocorrência.

Será exibida a tela para avaliação da ocorrência, e definir se procede para ser aprovada e seguir na tratativa.

Preencher a ocorrência

1. Aprovado?:  É necessário informar o motivo da aprovação da ocorrência para seguir com a próxima etapa.
2. Próxima etapa: Selecione se a ocorrência será:
   • Não: Reprovada: A ocorrência não procede e será reprovada.
     

     

   • Sim: Analisar Causas: A ocorrência está correta e vai  seguir para a etapa de análise de causa.
     • Ao seguir para etapa de análise de causa selecione o colaborador responsável.
   • Reescrever: Descrição: Caso a descrição da ocorrência necessite de mais detalhes, retorne para etapa de descrição e o emissor complementa as informações.
3. Concluir:  Clique em   para finalizar o registro e gravar a ocorrência.

• : Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro da ocorrência.

• Voltar: Retorna  para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas.
• Clique na seta  para mostrar as opções:
  • Cancelar: Para cancelar uma ocorrência é necessário justificar o cancelamento. A justificativa é exibida no relatório da ocorrência.
  • Remover: Para remover uma ocorrência é necessário justificar a exclusão.

Ferramentas

4. Abas: Geral, Ferramentas e Descrição: Veja as informações da ocorrência.

• Geral: Exibe os dados da ocorrência e é possível ver o relatório da ocorrência.

• Ferramentas: Utilize as ferramentas 5 Por quês, Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou 5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência.

Clique em Ferramentas > Adicionar .

Será exibida a tela para selecionar a ferramenta que vai ser aplicada.

• Selecione a ferramenta e clique em Próximo.
  • 5 Por quês
  • Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe
  • 5w2h

•   1. Descrição: Consulte o que foi informado na etapa anterior.

5. Abas: anexo, comentários e histórico: Adicione anexos como evidência, comente e marque colaboradores. No histórico veja as alterações da ocorrência.

Inserir anexo na ocorrência

Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações.

• Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador.

Após o carregamento os arquivos serão listados.

•  Clique no ícone  para baixar o arquivo no computador.
• Clique no ícone  para remover o anexo.

Comentários

Podemos marcar os colaboradores e comentar, os usuários são notificados por e-mail que tem um comentário na ocorrência.

Clique na aba Comentários para exibir o campos para inserir as informações.

Para marcar um colaborador digite @ e nome do usuário cadastrado no Tracker V2, selecione na lista o nome do colaborador.

Os colaboradores marcados recebem um e-mail de notificação.

Após adicionar um comentário é exibido o histórico e no caso de edição as alterações que foram feitas também são listadas.

Quem escreveu o comentário pode editar ou remover o comentário.

• Clique no ícone  para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
• Clique no ícone  para remover o comentário.

Histórico

No histórico temos a rastreabilidade das alterações realizadas na ocorrência.

• Clique na aba Histórico para visualizar.

• Abertura de Ocorrência: Marque para exibir somente o registro da abertura da ocorrência.
• Alteração na atividade de Ocorrência: Habilite para exibir somente as alterações realizadas na ocorrência.
• Comentário: Marque para apenas ser exibido os comentários.
• Comentário removido: Marque para apenas ser exibido os comentários que foram removidos.