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Como cadastrar uma ocorrência

Atualizado em

Uma não conformidade é o não atendimento de um requisito pré-estabelecido, conforme a definição da ISO 9000:2015, ou seja, é quando um processo, produto e/ou serviço não atinge o resultado esperado.

Por exemplo: no processo de produção de carrinhos em uma fábrica de brinquedos está estabelecido que a pintura do carrinho deve ser feita antes da instalação das rodinhas. Por algum motivo, em um lote a instalação foi feita antes da pintura, e as rodinhas, que deveriam ser pretas, ficaram azul, da cor do carrinho. Aqui temos uma não conformidade no processo, visto que as atividades foram executadas em ordem diferente do determinado pela empresa, e também uma não conformidade no produto, pois ele saiu diferente das especificações (carro azul com rodas pretas).

Essa não conformidade deve ser registrada, analisada e ações devem ser elaboradas para que ela não volte a acontecer.

Para cadastrar uma ocorrência no Tracker, siga os passos:

Passo 1:

Clique no botão “Novo” e depois em “Ocorrência”

Passo 2:

Preencha todos os dados da ocorrência, conforme descrição abaixo, e clique em “Próximo”:

  • Título: é uma breve descrição do que aconteceu. O título funciona como, por exemplo, um assunto de e-mail: ele resume o conteúdo da ocorrência. Isso ajuda a identificar de forma prática e rápida a sua ocorrência.
  • Data da Ocorrência: é a data em que a ocorrência aconteceu. A data de criação ficará registrada no histórico, automaticamente.
  • Finalizar até: é a data limite para o tratamento da não conformidade, ou seja, até quando a ocorrência precisa ser finalizada.
  • Tipo: é a classificação da ocorrência (para saber como definir um tipo, clique aqui)
  • Prioridade: refere-se à urgência da tratativa da ocorrência (para saber como definir a prioridade, clique aqui)
  • Cliente: é a pessoa ou empresa afetada pela ocorrência (para saber como cadastrar um cliente, clique aqui)
  • Local: é o lugar onde aconteceu a ocorrência (para saber como cadastrar um local, clique aqui)
  • Aprovador: é a pessoa responsável pela avaliação da ocorrência, que vai determinar se ela é procedente ou não. 
  • Status: refere-se à etapa em que a ocorrência deverá ficar após o término do cadastro, para que seja dada continuidade no seu tratamento.
    • Em Descrição: a ocorrência ficará aguardando o término do cadastro;
    • Aguardando aprovação: ao selecionar essa etapa, a NC será enviada para o aprovador validar a ocorrência. 
    • Analisando Causas ou Elaborando Plano de Ação: esses dois status só poderão ser selecionados se você tiver permissão de aprovador. Ao selecionar uma dessas fases, aparecerá ao emissor uma tela de aprovação da ocorrência. Nessa tela, ele deverá selecionar o responsável da ocorrência (usuário que realiza Análise de Causa e cadastra o Plano de Ação) e o responsável pela verificação de eficácia.
  • Descrição: você deve preencher esse campo relatando com detalhes o que aconteceu na ocorrência

Passo 3:

Selecione a equipe que ajudou na identificação da não conformidade ou que deve ser informada sobre essa ocorrência e clique em “OK”. Ao fazer isso, as pessoas que foram colocadas como equipe e o aprovador receberão notificações sobre o andamento da ocorrência.

Sua ocorrência aparecerá em forma de lista na tela inicial do Tracker, conforme mostra no final do vídeo:

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