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Como criar um fluxo de revisão, verificação e aprovação?

Atualizado em

Podemos definir um fluxo para revisão, verificação aprovação em uma pasta, assim um documento passa pelo fluxo antes de ser disponibilizado para os usuários.

Orientamos que os fluxos sejam adicionados nas pastas filhas, ao criar um fluxo em uma pasta raiz/pai ele é replicado para as pastas abaixo, assim ao editar um fluxo de uma pasta filha as alterações não são aplicadas, é mantido o fluxo da pasta raiz/mãe.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “Fluxos” e selecione a Pasta desejada.
4. Clique em “Novo”.

Na verificação não é permitido alterar o documento, apenas visualizar.

Será exibido a tela para parametrização do fluxo.

Dados Gerais

Na aba Dados gerais insira as seguintes informações:

  • Pasta: Informe a qual pasta o fluxo será vinculado.
  • Nome: O nome que será dado ao fluxo.
  • Descrição: Descrever quais são as etapas necessárias do fluxo.

Após inserir as informações clique em Próximo.

Definição do Fluxo

Na aba Definição do Fluxo será definido os usuários que irão realizar cada etapa do fluxo. As etapas do fluxo são:

  • Revisão: Definir quais colaboradores irão revisar e editar o documento, e se é necessário a revisão de todos os envolvidos para prosseguir para a próxima etapa.
  • Verificação: Definir quais colaboradores irão verificar se o documento está de acordo, e se é necessário a verificação de todos os envolvidos para prosseguir para a próxima etapa.
  • Aprovação: Etapa obrigatória para definir quais colaboradores irão aprovar o documento, e se é necessário a aprovação de todos os envolvidos para divulgar o documento.

Etapa de Revisão

 Caso seja necessário uma ordem de usuários para  a revisão, adicione mais etapas de revisão e inclua os usuários na ordem desejada. 

Para adicionar os usuários que vão realizar a revisão do documento, clique no ícone  .

Se nas configurações de segurança da sua unidade a opção Bloquear participação de um usuário em múltiplas etapas de um fluxo habilitada, o usuário selecionado na etapa anterior não sera listado nas etapas seguintes.

  1. Será exibido a opção para adicionar o usuário, clique no ícone  para adicionar.
  2. Na listagem é possível selecionar um colaborador que será responsável pela revisão ou optar por definir o responsável ao concluir a etapa.

É possível adicionar mais de um usuário clicando em “Adicionar Usuário” e mais de uma etapa de revisão clicando em “Adicionar Revisão”.

Necessário habilitar para o usuário a permissão de Revisar nas Permissões da pasta no DOCS.

Adicionando mais de um usuário na revisão uma opção será habilitada para indicar se a etapa será encaminhada para a fase seguinte somente se todos os usuários concluírem a revisão.

Pare remover uma etapa ou um usuário clique no ícone .

Etapa Verificação

Para adicionar os usuários que vão verificar o documento, clique no ícone  .

  1. Será exibido a opção para adicionar o usuário, clique no ícone  para adicionar.
  2. Na listagem é possível selecionar um colaborador que será responsável pela verificação do documento ou optar por definir o responsável ao concluir a etapa.

É possível adicionar mais de um usuário clicando em “Adicionar Usuário” e mais de uma etapa de verificação clicando em “Adicionar Verificação”.

Adicionando mais de um usuário na verificação uma opção será habilitada para indicar se a etapa será encaminhada para a fase seguinte somente se todos os usuários concluírem a revisão.

Pare remover uma etapa ou um usuário clique no ícone .

Etapa Aprovação

Etapa de aprovação é obrigatória para concluir o fluxo.

Para adicionar os usuários que vão aprovar o documento, clique no ícone   .

  1. Será exibido a opção para adicionar o usuário, clique no ícone  para adicionar.
  2. Na listagem é possível selecionar um colaborador que será responsável pela aprovação do documento ou optar por definir o responsável ao concluir a etapa.

É possível adicionar mais de um usuário clicando em “Adicionar Usuário” .

Se nas configurações da unidade a opção Bloquear a participação do autor do documento na etapa de aprovação de um fluxo o Aprovador será alterado para A definir, caso seja ele quem iniciou o fluxo.

Adicionando mais de um usuário na aprovação uma opção será habilitada para indicar se a etapa será concluída  somente se todos os usuários aprovarem o documento.

Pare remover uma etapa ou um usuário clique no ícone .

Para concluir o fluxo e seguir para a aba Notificações clique em Finalizar alterações no fluxo e gravar e em Próximo.

Notificações

Na aba Notificações é definido quais usuários serão informados quando um documento for aprovado.

  • 1. Notificar após a aprovação: Temos as opções para notificar :
    • Todos com acesso ao documento: Todas os usuários que tem permissão de visualizar os documentos da pasta vão receber notificações informando que o fluxo foi aprovado.
    • Todos os envolvidos no fluxo:  Somente os usuários envolvidos no fluxo poderão receber notificações após a sua aprovação e e-mail.
    • Nenhum usuário: Os usuários não receberão notificações informando as ações do fluxo após a sua aprovação e nem e-mail.
  • 2. Dispara para todos quando: Marcando essa opção, os usuários envolvidos no fluxo serão notificados conforme o andamento das etapas.
    • Iniciar fluxo: Os usuários envolvidos no fluxo são notificados quando o fluxo for iniciado.
    • Cancelar fluxo: Se um fluxo for cancelado os participantes serão notificados.
  • 3. Dispara para participantes da próxima etapa quando: Marcando essa opção, os usuários envolvidos no fluxo serão notificados ao:
    • Concluir etapa do fluxo: Ao concluir um fluxos os participantes serão notificados.
    • Retornar do fluxo: Se um fluxo tem um retrocesso de etapa os envolvidos serão notificados.
    • Alteração de usuário na aprovação: Caso haja alteração do usuário selecionado como aprovador no fluxo, os envolvidos serão notificados.
  • 4. Informar Manualmente: Para notificar quem não participam do fluxo, não precisa ser usuário do Qualiex.

Após a parametrização das notificações, devemos clicar em gravar.

Depois de parametrizar e gravar, devemos configurar em qual ação o fluxo será vinculado.

Fluxos definidos na pasta pai/mãe/raiz são replicados para demais pastas e subpastas, mas as ações devem ser definidas em cada pasta e subpasta separadamente.

  • Novo Documento: Quando um documento associado a pasta que tem fluxo cadastrado for for enviado passará pelo fluxo definido.
  • Revisão: Quando um documento da pasta que possui o fluxo atribuído for revisado, passará pelo fluxo definido.
  • Obrigatório: Define se o o fluxo é obrigatório, assim todos os documentos revisados e enviados associado a pasta que tem fluxo passará por ele. Fluxo não obrigatório permite definir no envio do documento se será utilizado.

Para editar selecione o fluxo desejado e clique no ícone , altere as informações e grave.

Se o fluxo criado na pasta Raiz/Pai/Mãe for editado na pasta filha, em todas as pastas ele será alterado.

Para remover selecione o fluxo desejado e clique no ícone , confirme a remoção para concluir.

Fluxo criado na pasta Raiz/Pai/Mãe não podem ser removidos.

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