Como enviar um documento sem passar pelo fluxo de aprovação?

Atualizado em 

Podemos enviar um documento para uma pasta que não tem fluxo definido.

Quando um fluxo não é obrigatório, podemos enviar um documento sem ter que realizar o fluxo parametrizado na pasta.

Veja como configurar um fluxo aqui.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em Documentos e no ícone “Novo”.
4. Clique “Enviar Documento”.

Será exibida a tela para fazer o envio/upload do documento.

Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em  .docx  e .xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).

  • Situação: Selecione o status do documento que será enviado:
    • Em elaboração: Documento que ainda está em elaboração, está sendo alterado até chegar na versão final.
    • Revisão concluída : Documento que já foi revisado e pode ser publicado e disponibilizado aos usuários.

Documentos enviados em elaboração ficam com o fundo salmão.  

Em elaboração

  • Situação: Selecione Em elaboração.
  • Arquivo: Clique no ícone  e localize no computador o arquivo que será enviado.
  • Nome: Digite o nome do documento que será enviado.
  • Classificação: Informe o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Periodicidade de validade (em dias): Informe a validade do documento, quando o prazo expira o documento se torna obsoleto.
  • Periodicidade de revisão (em dias): Definir o prazo para realizar as revisões, após expirar o prazo o Qualiex vai gerar uma pendência.

 

 

Para habilitar Periodicidade de validade e Periodicidade de revisão é necessário ter a permissão de editar todos os registros concedido nas configurações do Qualiex.

  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando sim é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs. Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento. 

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.

  • Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Revisão Concluída

 Como o visualizador online do word/excel tem limitações para alguns recursos, envie um PDF para visualização e quando obter cópia ou fazer CheckOut veja o documento no arquivo original.

  • Situação: Selecione Revisão concluída.
    • Data de revisão:  Se não for definida uma data é preenchido automaticamente com a data atual.
    • Data de Aprovação: Se não for atribuída uma data é preenchido automaticamente com a data atual.
    • Nº: Informe o número da revisão.
    • PDF: Clique no ícone  para adicionar um PDF para visualização.

Para adicionar uma nova versão de PDF o usuário ter enviado o documento ou ter a permissão de editar todos os registros nas configurações do Qualiex.

  • Nome: Digite o nome do documento que será enviado.
  • Classificação: Informe o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Próxima Revisão: Indique a data da próxima revisão do documento.
  • Válido até: Informe a data da validade do documento, após o prazo se torna obsoleto.
  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando sim é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs. Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento. 

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.

  • Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para concluir.

Confirmação de senha em operações críticas

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para realizar o envio de um documento com revisão concluída.

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