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Como fazer a Padronização e Divulgação de uma ocorrência?

Atualizado em

Após verificar a eficácia de um plano de ação que o resultado foi alcançado, devemos então seguir com a última etapa do PDCA a Padronização e Divulgação.

A padronização garante que os processos estarão alinhados e uniformes de acordo com os ajustes aplicados conforme a causa raiz identificada e tratada.

A divulgação compartilha com os envolvidos que houve mudanças e que todos devem agir em conformidade com o processo após os ajustes.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Tracker V2 – Ocorrências

3. Na tela inicial do Tracker V2 clique em “Minhas Atividades”.

4. Na ocorrência com a situação   clique no botão  para abrir e continuar a execução da ocorrência.

No fluxo PDCA Modelo somente quem tem permissão de verificar ocorrência nas configurações do Tracker V2 pode executar a etapa.

Será exibida a tela para dar andamento na etapa de avaliação de eficácia do plano de ação.

Cadastro da ocorrência

  1. Padronização e Divulgação
    • Descrição da Padronização: Informe o que será feito para padronização dos processos e ajustes de atividades.
    • Descrição da Divulgação: Descreva como a atualização dos processos será divulgada.
  2. Próxima etapa e Responsável: Indica que a ocorrência será concluída e o responsável pela etapa.

É definido no fluxo se o responsável pela etapa será o Usuário atual (que abriu a ocorrência), se o emissor vai especificar ao concluir a etapa quem vai aprovar ou somente usuários com determinada permissão poderão aprovar a ocorrência.

3. Concluir: Clique em  para finalizar o registro e gravar a ocorrência.

Não é permitido concluir a ocorrência com ações em andamento, necessário finalizar as ações pela aba de Ferramentas.

  • : Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro.
  • Voltar: Retorna  para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas.

Ferramentas

4. Abas: Geral, Ferramentas, Descrição, Aprovado?, Analisar Causas, Plano de Ação e Plano Eficaz?: Veja as informações das etapas anteriores e se necessário utilize as ferramentas 5 Por quêsDiagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou 5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência.

Inserir anexo na ocorrência

5. Abas de anexo, comentários e Histórico: Adicione anexos como evidência, comente e marque colaboradores. No histórico veja as alterações da ocorrência.

Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações.

  • Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador.

Após o carregamento os arquivos serão listados.

As imagens são exibidas no relatório da ocorrência, outros documentos lista somente o nome.

  •  Clique no ícone  para baixar o arquivo no computador.
  • Clique no ícone  para remover o anexo.

Para remover é necessário ter o acesso total na unidade ou ser o colaborador que adicionou o anexo.

Após confirmar a remoção não é possível recuperar o arquivo.

Comentários

Podemos marcar os colaboradores e comentar, o usuários são notificado por e-mail que tem um comentário na ocorrência.

Clique na aba Comentários para exibir o campos para inserir as informações.

Para marcar um colaborador digite @ e nome do usuário cadastrado no Tracker V2, selecione na lista o nome do colaborador.

A listagem com o nome dos colaboradores são exibidos tachados. 

Os colaboradores marcados recebem um e-mail de notificação.

Após adicionar um comentário é exibido o histórico e no caso de edição as alterações que foram feitas também são listadas.

Quem escreveu o comentário pode editar ou remover o comentário.

Somente o autor do comentário pode editar ou remover.

  • Clique no ícone  para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
  • Clique no ícone  para remover o comentário.

 Após confirmar a remoção não é possível recuperar o comentário.

Histórico

No histórico temos a rastreabilidade das alterações realizadas na ocorrência.

  • Clique na aba Histórico para visualizar.

Localizando ocorrência finalizada

Uma ocorrência concluída fica com o status  e para ser exibida na listagem selecione a opção Mostrar Finalizadas no filtro.

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