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Como visualizar os detalhes de um documento?

Atualizado em

Em detalhes do documento você pode visualizar: as permissões dos usuários, documentos associados, comentários, histórico, confirmação de leitura e comparar as versões de um documento.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “Documentos” e selecione o documento desejado.
4. Clique em “Detalhes”.

Será exibida a tela com as informações detalhadas do documento.

  • : Abre a visualização do documento online.
  • : Faz o download da última revisão aprovada no computador.
  • : Faz o download do documento no computador para ser revisado ou alterado. Durante o Check Out fica bloqueado para evitar acesso simultâneo.
  • : Enviar para o Docs a versão baixada e alterada no Check Out para atualização.
  • : Caso seja necessário notificar/informar/solicitar os responsáveis pelo documento. Conforme notificações configuradas no Qualiex e no Docs.

Opções

Geral

Na aba Geral temos os dados do documento.

  • Tipo/Extensão: Indica o formato do documento.
  • Código/Nome: Exibe o código/nome do documento.
  • Pasta: Indica o caminho da pasta que o documento está armazenado.
  • Classificação: Informa a classificação do documento.
  • Documento Controlado: Informa de a cópia impressa do documento é controlada.
  • Etiquetas: Mostra as etiquetas do documento que facilita a busca.
  • Próxima Revisão: Mostra a data da próxima revisão do documento.
  • Válido até: Mostra a validade do documento.
  • Descrição: Exibe as observações inseridas no envio do documento.
  • Metadados (1):  Mostra os metadados cadastrados.

Clicando no ícone   o usuário que tem permissão pode (editar) os dados do documento.

Veja mais sobre as propriedades do documento aqui.

Permissões

  • Clicando na aba Permissões temos os usuários e quais acessos têm no documento.

Associações

Lado direito da tela você terá mais algumas informações.

Comentários

  • Clicando na aba Comentários podemos fazer alguma solicitação, assim os envolvidos serão notificados por e-mail.
  • Insira o comentário e clique no botão “Comentar”.
  • Clicando no ícone  é exibida as informações do usuário que deixou o comentário.

Revisões

Acompanhe todas as revisões anteriores do documento, na aba Revisões.

  • Clicando na aba Revisões exibe as revisões feitas no documento.

Necessário ter permissão de revisar o documento para visualizar.

  • Item: Identifica a quantidade de revisões do documento.
  • Data da Revisão: Indica a data que a ultima revisão foi enviada.
  • Data da aprovação: Quando a pasta possui fluxo Indica a data da aprovação. Envio de documento sem fluxo indica a data de envio da revisão concluída.

Veja mais sobre enviar um documento sem passar pelo fluxo e quando que tem fluxo definido.

  • Descrição: Informações inseridas no envio do documento.
  • Usuário: Colaborador que realizou a alteração.
  • Tamanho: Quantidade de espaço que o documento ocupa do armazenamento.
  1. Revisão: Quando há fluxo para envio de documento, clique no ícone para visualizar o fluxo.
  2. Substituir Revisão: Enviando um documento por essa opção o número da revisão não altera.
  3. Substituir PDF: Substitua o PDF da revisão caso haja alguma modificação.
  4. Download: Permite fazer o download de versões anteriores.
  5. Visualizar: Permite visualizar o PDF online de versões anteriores.

Histórico

Não recomendamos uso de usuário genérico por não ser possível identificar em específico quem fez as ações no sistema.

  • Clicando na aba Histórico exibe as alterações feitas no documento.

Impressão de cópia controlada, alterações no nome do documento, todas as alterações serão listadas no histórico.

  • Usuário: Colaborador que realizou a alteração.
  • Data: Data da alteração.
  • Rev.: Número da revisão do documento.
  • Tipo: ação que foi realizada.
  • Descrição/Observação: Descrição da alteração.

Confirmação de leitura

  • Usuário: Colaborador que confirmou a leitura do documento.
  • Data: Data da leitura.
  • Rev.: Número da revisão do documento.
  • Tipo: Confirmação de leitura.
  • Descrição/Observação:  informação adicional.

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