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Webinar: Gestão de Mudanças – gerenciando indicadores em cenários de incerteza com o Qualiex

Atualizado em

No dia 15 de abril de 2020, a Beatriz (uma de nossas especialistas do time de Relacionamento com o Cliente) e a Monise (Líder do Qualiex) conduziram um webinar exclusivo para clientes, abordando o tema: gerenciando indicadores em cenários de incerteza com o Qualiex!

Esse Webinar foi a continuação de uma sequência de Webinars que estamos fazendo:

  • O Primeiro foi sobre Gestão de Riscos conduzido pela Camila e pela Marina, focando em como fazer a sua gestão pelo Forlogic Risks;
  • O Segundo foi sobre Gestão de mudanças com ênfase em decisões e planos de ação, em que a Joyce e a Marcela fizeram a relação com o módulo Action e Meeting 

O nosso objetivo era trazer insights de como utilizar o Qualiex gerando mais valor para a sua empresa, focando em Dashboards e no Indicators.

Começamos o Webinar trazendo a respostas de alguns inscritos da pergunta “O que mudou na gestão de resultados da sua organização?” (Essa pergunta estava na inscrição)

E de um modo geral, as pessoas falaram:

  • Precisam ser mais criativos;
  • Estão com mais foco nas atividades;
  • Alguns estão ainda em análise do que mudar e focar;
  • Houveram mudanças de rotina;
  • Tiveram melhoria no planejamento e revisão de metas.

Gestão de Mudanças
No cenário atual as empresas tiveram que fazer diversas mudanças, porém quando falamos em mudança não podemos perder a integridade do sistema de gestão: satisfação do cliente e na qualidade do produto.

Nos baseamos pela ISO 9001:2015:

Na ISO 9001:2015, o item 6.3:

Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4).

A organização deve considerar:

  1. o propósito das mudanças e suas potenciais consequências; 
  2. a integridade do sistema de gestão da qualidade; 
  3. a disponibilidade de recursos; 
  4. a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.

Ou seja, temos que continuar focados em evoluirmos/mudarmos os nossos processos, mas não nos esquecer do propósito dessa mudança e quais são as consequências para a empresa, devemos continuar identificamos se os processos estão conformes, se estamos mantendo e cumprindo com os objetivos do planejamento, se temos recursos suficiente e quando falamos em recursos, falamos em pessoas qualificadas, equipamentos adequados para um bom trabalho e por fim a alocação ou realocação de responsabilidades, em que agora as tomadas de decisão estão mais criteriosas, está sendo necessário a alta direção se envolver mais.

O que são indicadores?
Citando uma frase do Orlando Pavani, Monise trouxe que o “Indicador indica a dor da sua empresa!”

Indicamos o curso: https://academia.viverexcelencia.com.br/course/index/26/26#_
Indicadores servem para olharmos para eles e tomarmos decisões mais assertivas, entendendo em qual estado estamos e em qual estado queremos chegar.
Um indicador pode ser de esforço e resultado <https://youtu.be/H8x-9Z00bBM>

Na ISO 9001:2015, temo 4 critérios que nada mais é que o 5W2H que auxiliam nas informações necessárias para ter um indicador:
9.1 Monitoramento, medição, análise e avaliação 
9.1.1 Generalidades 
A organização deve determinar:

a) o que precisa ser monitorado e medido; 

b) os métodos para monitoramento, medição, análise e avaliação necessários para assegurar resultados válidos; 

c) quando o monitoramento e a medição devem ser realizados; 

d) quando os resultados de monitoramento e medição devem ser analisados e avaliados. A organização deve avaliar o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade. A organização deve reter informação documentada apropriada como evidência dos resultados

No Indicators, os campos que precisamos preencher, são baseados na ISO:

Levantamos a pergunta se nas empresas dos participantes tem um Comitê anticrise e se os participantes fazem parte desse comitê.

Resultado:

Nesse cenário de crise, queremos tomar ações imediatas e nem sempre estamos olhando se essas medidas estão sendo eficazes. Com indicadores é possível medir se tudo que as empresas estão fazendo está dando certo ou não.

Sugestão de Indicadores 

Como uma forma de auxiliar em quais indicadores mapear para Gestão de mudança, levantamos alguns exemplos:

  • Velocidade de execução das ações
  • Aderência ao planejamento
  • Eficácia da comunicação
  • Eficácia da ação
  • Adaptação dos colaboradores
  • Satisfação do colaborador (OBA E UFA)

Mas além do que falamos, achamos interessante listar aqui mais alguns:

  • Melhoria de desempenho dos processos
  • ROI
  • Redução de custo

Qualiex ou Planilha no atual cenário?
Como agora estamos tomando ações emergenciais, não tem problema utilizar planilhas, mas lembrando que a planilha é para algo emergencial. O Qualiex é mais sistemático! É possível garantir a incorporação nos processos, identificar melhorias e ter aprendizados.

Mostramos durante o Webinar um exemplo:

No Indicators, é possível categorizar o seu indicador, selecionando no sistema se é um indicador de esforço ou resultado, ou até mesmo pode ser objetivos referente às perspectivas o BSC

É importante mostrar qual é o objetivo do seu indicador, isso auxiliará para entender o porquê você está medindo-o

No Qualiex, você consegue adequar o Indicators a sua gestão!

META
As empresas estavam acostumadas a definir as metas das seguintes forma:

  • Desempenho histórico: tendência atual, nível de resultado até hoje.
  • Benchmark: quais resultados outras empresas do mesmo segmento, ou segmento diferente com as mesmas práticas, têm conseguido.
  • Expectativa das partes interessadas: sócios, líderes, acionistas.

Boa meta: um equilíbrio da pretensão/potencial da equipe, desempenho histórico, referenciais (quando possível) e requisitos das partes interessadas

Já no cenário atual, estamos vivendo uma  total de incerteza. Agora é o momento que precisamos discutir as metas com mais frequência: meta de venda, produção, inadimplência…

É necessário revisar as metas periodicamente e com mais frequência. Não há muitos referenciais, mas precisamos estabelecer aquilo que acreditamos e seguir!

A meta tem que ser SMART

Ou seja, precisa ser específica, objetiva e clara, para que não haja margem de erros. Deve ser Mensurável, tem que ser capaz de medir e quantificar. Tem que ser alcançável, estamos em um momento que não podemos dar “passos longos”, precisamos viver o agora e entender até onde podemos chegar e por fim, mas não menos importante é preciso definir um tempo limite, talvez aumentar a frequência de análises dos resultados seja uma boa solução para esse momento que estamos vivendo.

No Indicators, conseguimos definir meta e tolerância. Se caso você precise alterar a sua meta semana a semana ou mês a mês, você consegue!

ANÁLISE DE INDICADOR
Para análise de indicadores no Qualiex, é preciso seguir o modelo simples e “universal” 

  • Entender a situação atual
  • Identificar as causas que resultaram o valor do indicador
  • E ações que foram feitas e que devem ser feitas para melhorar ou manter os resultados.

É possível orientar o analista do indicador de como ele vai analisar, quais as informações necessárias e relevantes que ele precisa relatar.

Conseguimos deixar evidências que afetaram ou contribuíram para o resultado do indicador. Pode ser um documento, uma planilha, uma foto, por exemplo, uma reportagem mostrando a situação financeira do país, uma lei que foi alterada e assim por diante. 


Mas para ficar mais prático e se você quiser anexar um arquivo do DOCS no seu indicador, é possível também!

O módulo indicators tem integração com o módulo ACTION, vincular um plano de ação ao seu indicador. Caso seja necessário registrar uma não conformidade devido ao resultado do seu indicador, você consegue sem sair do Indicators utilizar o TRACKER ou então se quiser registrar uma incidência ao seu risco, também é possível integrar com o RISKS.

ANÁLISE CRÍTICA
Quando falamos de análise crítica, trouxemos um artigo que a Marina Beffa escreveu para o Blog da Qualidade falando sobre análise crítica da direção:

E novamente trouxemos um item na ISO 9001:2015, para mostrar que a Análise Crítica não foi uma mudança da  Crise, mas sim que já tinha há muito tempo.

9.3.1 Generalidades 

A Alta Direção deve analisar criticamente o sistema de gestão da qualidade da organização, a intervalos planejados, para assegurar sua contínua adequação, suficiência, eficácia e alinhamento com o direcionamento estratégico da organização.

Estratégia da organização: o que foi definido no planejamento estratégico tem que ser revisto também!

a) a situação de ações provenientes de análises críticas anteriores pela direção; 

b) mudanças em questões externas e internas que sejam pertinentes para o sistema de gestão da qualidade; 

c) informação sobre o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade. incluindo tendências relativas a: 

1) satisfação do cliente e retroalimentação de partes interessadas pertinentes; 

2) extensão na qual os objetivos da qualidade foram alcançados; 

3) desempenho de processo e conformidade de produtos e serviços; 

4) não conformidades e ações corretivas; 

5) resultados de monitoramento e medição; 

6) resultados de auditoria; 

7) desempenho de provedores externos;

d) a suficiência de recursos; 

e) a eficácia de ações tomadas para abordar riscos e oportunidades (ver 6.1); 

f) oportunidades para melhoria

Lembrando que não devemos montar nossos processos em cima da norma, mas sim ter ela como uma forma de orientar nossos processos e trabalhar de uma forma padronizada e com mais ganhos.

No Qualiex, temos as Dashboard, que nos auxiliam, através de painéis de controle, a entender qual o cenário da empresa, conseguimos colocar diversos painéis, mas quando criar os painéis para a Análise Crítica, é preciso ter coerência. Não basta criar vários painéis que não tem relação um com o outro, é preciso que seja uma forma fácil de identificar os pontos que precisam ser ajustados e entender quais os ganhos que a sua empresa está tendo.

Fechamento

Para garantir um gerenciamento eficiente, é necessário adotar o intraempreendedorismo.

Quando se fala em empreendedorismo, estamos nos referindo à capacidade de identificar as oportunidades de inovar, propiciando, por exemplo, o início de um novo negócio.

Intraempreendedorismo, segue quase a mesma ideia do empreendedorismo, porém são as ações de iniciativa dos colaboradores e gestores dentro da empresa, estes precisam ter pensamentos alinhados com a cultura de inovação da empresa e todos precisam compreender a importância da mudança, para que trabalhem as suas competências individuais para desenvolverem as etapas do projeto.

Você pode ajudar sua empresa! Seja o protagonista neste momento. Coloca em ação suas melhores competências que você tem como contribuir com esse momento.

O quanto você tem usado o Indicators para ajudar a empresa a tomar decisões melhores e monitorar o desempenho neste momento?

Ficou com alguma dúvida?

Agende uma conversa com o nosso time de especialista.

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