Ata – Wiki https://wiki.qualiex.com Base de Conhecimento Sobre o Software da Qualidade Qualiex Wed, 22 Sep 2021 17:34:38 +0000 pt-BR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.5.2 https://wiki.qualiex.com/wp-content/uploads/2021/10/cropped-favicon-32x32-1-32x32.png Ata – Wiki https://wiki.qualiex.com 32 32 Como assinar a ata? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-assinar-a-ata/ Wed, 22 Sep 2021 17:34:38 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1457

Atualizado em 

Depois do secretário ou o coordenador registrar a ata, os participantes devem assinar a ata.

Os participantes que tiveram a presença confirmada serão notificados por e-mail que existe uma ata da Reunião Aguardando Assinaturas.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Acesse a reunião para assinar a ata pelo e-mail de notificação da reunião.

No e-mail enviado temos as opções:

  • Ata: Visualizar Ata – Clique para visualizar a ata e os detalhes da reunião.
  • Link: Abrir Reunião – Clique para exibir os detalhes da reunião.

Assinando a ata 

Leia a ata e se estiver de acordo, nos detalhes da reunião clique em Li e concordo com a ata.

 

  • Clique no  para adicionar um comentário sobre ata.
  • Clique no Ok para adicionar.

Se o participante não concorde com a ata, deixe um comentário assim todos os que estavam presentes na reunião são notificados por e-mail e o coordenador pode ajustar o que está divergente.

As alterações são exibidas no Histórico da reunião.

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]]> Como aprovar/reprovar a ata? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-aprovar-reprovar-a-ata/ Wed, 22 Sep 2021 17:33:59 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1455

Atualizado em 

Após o secretário registrar a ata o coordenador deve aprová-la.

Quando a reunião não tem um secretário atribuído e a ata é registrada pelo coordenador não é necessário aprovação.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Acesse a reunião para aprovar a ata, temos 2 formas de abrir os detalhes da reunião.

  • Ao abrir a reunião pela agenda.
  • Pelo e-mail de notificação da ata da Reunião registrada.

Abrir a reunião pela agenda

Selecione a reunião e clique em  .

Pelo e-mail de convite

No e-mail enviado temos as opções:

  • Link: Abrir Reunião – Acesse os detalhes da reunião.

Aprovando a ata

Ao acessar a reunião com a ata pendente de avaliação o coordenador pode editar, aprovar ou recusar a ata.

  • Visualizar a ata: Veja o relatório da reunião com as informações e ata.
  • Editar ata: Acesse para editar as informações da ata ou dados da reunião.
  • Aprovar ata: Clique para aprovar a ata. Confirme a mensagem Tem certeza que deseja APROVAR a Ata? para concluir a aprovação e seguir para o status Aguardando Assinaturas da Ata.

Os participantes recebem um e-mail informando que existe a Ata da Reunião Aguardando Assinaturas.

  • Recusar a ata: Clique para recusar a ata. Confirme a mensagem Tem certeza que deseja REPROVAR a Ata? para concluir e justificar a negativa.
  • Informe o motivo da negativa e clique em “OK”.

A ata ficará com o status Aguardando Reformulação de Ata até o secretário corrigir e retornar para nova aprovação.

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]]> Como registrar a ata de reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-registrar-a-ata-de-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:33:13 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1453

Atualizado em 

Após realizar uma reunião o secretário ou o coordenador deve registrar a ata para que os participantes assinem.

Se no agendamento da reunião for informado apenas o coordenador ele ficará responsável por registrar a ata no Meeting.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Acesse a reunião para registrar a ata, temos 2 formas de abrir os detalhes da reunião.

  • Ao abrir a reunião pela agenda.
  • Pelo e-mail de notificação da reunião.

Abrir a reunião pela agenda

Selecione a reunião e clique em  .

Pelo e-mail de convite

No e-mail enviado temos as opções:

  • Link: Abrir Reunião – Acesse os detalhes da reunião.

Como registrar a ata

Após abrir os detalhes da reunião, clique em Registrar ata.

Será exibida a janela para inserir as informações a ata.

Campo destacado em vermelho é obrigatório.

  • Data/Hora: Informe a data, início e fim da reunião.
    • Clique no ícone  para carregar as informações do agendamento da reunião.
  • Local: Selecione a sala onde a reunião foi realizada.
  • Modelos: Se tiver um  modelo de ata cadastrado, selecione o modelo.
  • Copiar Pauta para Ata: Clique para copiar na ata o que definido na pauta no momento do agendamento da reunião.

Evite copiar e colar a ata feita no word, tabelas e outros recursos são exibidos distorcidos na ata.

  • Salvar ata sem finalizar: Grave o que foi digitado sem finalizar a ata.
  • Avançar: Após registrar a ata, clique em “Avançar” para seguir para a aba Participantes.
  • Fechar: Clique para fechar a janela após Salvar ata sem finalizar.

Ao fechar a janela de confirme o alerta: As informações da ata ainda não foram enviadas para o servidor. Deseja gravar a ata sem finalizar? 

Aba Participantes

Após Avançar informe os colaboradores que estavam presentes na reunião.

  • Se necessário adicione colaboradores ou convidado externo.

Participantes que recusaram a presença são exibidos desmarcados na listagem.

Clique em “Finalizar Ata” para concluir o registro da ata.

Se a reunião tiver um secretário será enviado uma notificação por e-mail para o coordenador fazer a aprovação da ata.

Veja como aprovar a ata nesse artigo.

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