Meeting (descontinuado) – Wiki https://wiki.qualiex.com Base de Conhecimento Sobre o Software da Qualidade Qualiex Fri, 08 Sep 2023 10:43:33 +0000 pt-BR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.5.2 https://wiki.qualiex.com/wp-content/uploads/2021/10/cropped-favicon-32x32-1-32x32.png Meeting (descontinuado) – Wiki https://wiki.qualiex.com 32 32 Não daremos mais suporte ao Meeting! https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/nao-daremos-mais-suporte-ao-meeting/ Tue, 29 Aug 2023 17:55:40 +0000 https://wiki.qualiex.com/?p=9989 Como você já deve ter notado, estamos em um movimento de reconstruir os módulos do Qualiex e por isso, estamos descontinuando as versões antigas.

A partir do dia 02/10/2023 não daremos mais suporte ao módulo Meeting. Isso significa que NÃO serão realizados mais atendimentos, treinamentos, correções e/ou melhorias. Recomendamos que você entre em contato com nosso time para conhecer nosso novo módulo: Atas e Decisões! 

O que você pode esperar no novo módulo Atas e Decisões:

  • Facilite o registro e a rastreabilidade das decisões tomadas para alcançar os objetivos da organização!
  • Não perca tempo gerenciando agendamentos! Se preocupe com o que realmente importa: o desdobramento das decisões.
  • Confidencialidade não é mais uma opção, é requisito! Restrinja o acesso a atas e decisões confidenciais que não podem ser consultadas por todos da sua organização.
  • Usufrua do suplemento do Calendário Outlook para cadastrar uma ata direto no Qualiex, através do seu calendário.

Para conhecer esta nova solução basta clicar no ícone de chat aqui no lado e nos enviar uma mensagem!

Se preferir é claro, pode entrar em contato conosco através do e-mail relacionamento@qualiex.com.br

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]]> Como criar as salas de reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-criar-as-salas-de-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:41:18 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1465

Atualizado em 

Precisamos cadastrar no Meeting as salas que temos disponíveis onde serão realizadas as reuniões.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Clique na aba “Salas”

4. Clique em Novo para cadastrar as salas.

Necessário ter permissão para criar as salas habilitada nas configurações do Qualiex.

Será exibida a tela para inserir os dados e cadastrar a sala.

Campo destacado em vermelho é obrigatório.

  • Nome: Informe o nome da sala.
  • Capacidade: Informe a quantidade de pessoas que podem ser acomodadas na sala.
  • Descrição: Se necessário alguma informação sobre o espaço.

Clique no Gravar para concluir o cadastro da sala.

Remover e editar sala

Necessário ter permissão para editar ou remover sala habilitada nas configurações do Qualiex.

  • Para editar, selecione a sala que será alterada e clique em . Altere os dados e clique em .
  • Para remover, selecione a sala que será excluída e clique em . Após confirmar, a sala será removida.

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]]> Como inativar/reativar uma categoria? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-inativar-reativar-uma-categoria/ Wed, 22 Sep 2021 17:40:10 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1463

Atualizado em 

Caso uma categoria de reunião não será mais utilizada, recomendamos inativar para que o histórico seja mantido.

Necessário ter permissão para editar as categorias habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Clique na aba “Categorias”

4. Selecione a categoria e clique em Inativar.

Reuniões que já estão agendadas com a categoria inativada, permanecem iguais.

Categorias inativas ficam em cinza claro com o nome tachado.

Reativar uma categoria

Selecione a categoria inativa e e clique em Ativar.

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]]> Como criar as categorias/tipos de reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-criar-as-categorias-tipos-de-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:39:34 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1461

Atualizado em 

Para agendar uma reunião devemos cadastrar os tipos de reunião que podem ser realizadas.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Clique na aba “Categorias”

4. Clique em Novo para cadastrar as categorias/tipo de reunião que podem ser realizadas.

Necessário ter permissão para cadastrar as categorias habilitada nas configurações do Qualiex.

Será exibida a tela para cadastro das categorias.

Campo destacado em vermelho é obrigatório.

  • Nome: Insira o nome do tipo da reunião.
  • Cor: Selecione uma cor para indicar na agenda.
  • Descrição: Se necessário informe alguma observação referente ao tipo de reunião.

Clique no Gravar para concluir o cadastro.

Cor da categoria é indicada na agenda .

Remover e editar categoria

Necessário ter permissão para editar ou remover habilitada nas configurações do Qualiex.

  • Para editar, selecione a categoria que será alterada e clique em . Altere os dados e clique em .
  • Para remover, selecione a categoria que será excluída e clique em . Após confirmar, a categoria será removida.

Não é permitido remover reuniões marcadas com a categoria associada. Para inativar a categoria veja nesse artigo.

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]]> Como configurar um modelo de ata? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-configurar-um-modelo-de-ata/ Wed, 22 Sep 2021 17:35:20 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1459

Atualizado em 

Para uma reunião podemos criar um modelo de ata que pode ser utilizado para facilitar o preenchimento.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Clique na aba “Modelos de Ata”

4. Clique em Novo para cadastrar o modelo de ata.

Necessário ter permissão para cadastrar as categorias habilitada nas configurações do Qualiex.

Será exibida a tela para cadastro dos modelos de ata.

  • Nome: Insira o nome do modelo.
  • Clique em Gravar para cadastrar o modelo.

Evite copiar e colar um modelo feito no word, tabelas e outros recursos são exibidos distorcidos na ata.

Como utilizar o modelo de ata

Para utilizar o modelo, ao registrar uma ata selecione o modelo cadastrado.

Veja no artigo mais detalhes de como registrar a ata.

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]]> Como assinar a ata? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-assinar-a-ata/ Wed, 22 Sep 2021 17:34:38 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1457

Atualizado em 

Depois do secretário ou o coordenador registrar a ata, os participantes devem assinar a ata.

Os participantes que tiveram a presença confirmada serão notificados por e-mail que existe uma ata da Reunião Aguardando Assinaturas.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Acesse a reunião para assinar a ata pelo e-mail de notificação da reunião.

No e-mail enviado temos as opções:

  • Ata: Visualizar Ata – Clique para visualizar a ata e os detalhes da reunião.
  • Link: Abrir Reunião – Clique para exibir os detalhes da reunião.

Assinando a ata 

Leia a ata e se estiver de acordo, nos detalhes da reunião clique em Li e concordo com a ata.

 

  • Clique no  para adicionar um comentário sobre ata.
  • Clique no Ok para adicionar.

Se o participante não concorde com a ata, deixe um comentário assim todos os que estavam presentes na reunião são notificados por e-mail e o coordenador pode ajustar o que está divergente.

As alterações são exibidas no Histórico da reunião.

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]]> Como aprovar/reprovar a ata? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-aprovar-reprovar-a-ata/ Wed, 22 Sep 2021 17:33:59 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1455

Atualizado em 

Após o secretário registrar a ata o coordenador deve aprová-la.

Quando a reunião não tem um secretário atribuído e a ata é registrada pelo coordenador não é necessário aprovação.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Acesse a reunião para aprovar a ata, temos 2 formas de abrir os detalhes da reunião.

  • Ao abrir a reunião pela agenda.
  • Pelo e-mail de notificação da ata da Reunião registrada.

Abrir a reunião pela agenda

Selecione a reunião e clique em  .

Pelo e-mail de convite

No e-mail enviado temos as opções:

  • Link: Abrir Reunião – Acesse os detalhes da reunião.

Aprovando a ata

Ao acessar a reunião com a ata pendente de avaliação o coordenador pode editar, aprovar ou recusar a ata.

  • Visualizar a ata: Veja o relatório da reunião com as informações e ata.
  • Editar ata: Acesse para editar as informações da ata ou dados da reunião.
  • Aprovar ata: Clique para aprovar a ata. Confirme a mensagem Tem certeza que deseja APROVAR a Ata? para concluir a aprovação e seguir para o status Aguardando Assinaturas da Ata.

Os participantes recebem um e-mail informando que existe a Ata da Reunião Aguardando Assinaturas.

  • Recusar a ata: Clique para recusar a ata. Confirme a mensagem Tem certeza que deseja REPROVAR a Ata? para concluir e justificar a negativa.
  • Informe o motivo da negativa e clique em “OK”.

A ata ficará com o status Aguardando Reformulação de Ata até o secretário corrigir e retornar para nova aprovação.

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]]> Como registrar a ata de reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-registrar-a-ata-de-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:33:13 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1453

Atualizado em 

Após realizar uma reunião o secretário ou o coordenador deve registrar a ata para que os participantes assinem.

Se no agendamento da reunião for informado apenas o coordenador ele ficará responsável por registrar a ata no Meeting.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Acesse a reunião para registrar a ata, temos 2 formas de abrir os detalhes da reunião.

  • Ao abrir a reunião pela agenda.
  • Pelo e-mail de notificação da reunião.

Abrir a reunião pela agenda

Selecione a reunião e clique em  .

Pelo e-mail de convite

No e-mail enviado temos as opções:

  • Link: Abrir Reunião – Acesse os detalhes da reunião.

Como registrar a ata

Após abrir os detalhes da reunião, clique em Registrar ata.

Será exibida a janela para inserir as informações a ata.

Campo destacado em vermelho é obrigatório.

  • Data/Hora: Informe a data, início e fim da reunião.
    • Clique no ícone  para carregar as informações do agendamento da reunião.
  • Local: Selecione a sala onde a reunião foi realizada.
  • Modelos: Se tiver um  modelo de ata cadastrado, selecione o modelo.
  • Copiar Pauta para Ata: Clique para copiar na ata o que definido na pauta no momento do agendamento da reunião.

Evite copiar e colar a ata feita no word, tabelas e outros recursos são exibidos distorcidos na ata.

  • Salvar ata sem finalizar: Grave o que foi digitado sem finalizar a ata.
  • Avançar: Após registrar a ata, clique em “Avançar” para seguir para a aba Participantes.
  • Fechar: Clique para fechar a janela após Salvar ata sem finalizar.

Ao fechar a janela de confirme o alerta: As informações da ata ainda não foram enviadas para o servidor. Deseja gravar a ata sem finalizar? 

Aba Participantes

Após Avançar informe os colaboradores que estavam presentes na reunião.

  • Se necessário adicione colaboradores ou convidado externo.

Participantes que recusaram a presença são exibidos desmarcados na listagem.

Clique em “Finalizar Ata” para concluir o registro da ata.

Se a reunião tiver um secretário será enviado uma notificação por e-mail para o coordenador fazer a aprovação da ata.

Veja como aprovar a ata nesse artigo.

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]]> Como comentar e divulgar uma reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-comentar-e-divulgar-uma-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:32:13 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1451

Atualizado em 

Se for necessário comunicar algo aos participantes comente na reunião assim, os usuários são notificados por e-mail sobre o comentário feito.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Comentários

  1. Selecione a reunião clique em  Mais Opções > Comentar.
  2. Selecione a reunião, clique em  na aba Comentários insira o comentário e clique em Enviar.

Necessário ter permissão para comentar habilitada nas configurações do Qualiex.

  • Clicando na aba Comentários podemos fazer alguma solicitação, assim os envolvidos serão notificados por e-mail.
  • Insira o comentário e clique em Enviar.
  • Clicando no ícone  é exibida as informações do usuário que deixou o comentário.

Não é permitido editar ou remover um comentário.

Divulgar

Necessário ter permissão para divulgar habilitada nas configurações do Qualiex.

Necessário ter permissão para divulgar habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Selecione a reunião clique em Mais Opções > Divulgar.
  2. Selecione a reunião, clique em  , Mais Opções > Clique em Divulgar.

Para reunião restrita o divulgar é permitido somente para o coordenador, secretário e participantes.

Será exibida a tela para inserir o e-mail e a mensagem que será enviada.

  • Clique no   e selecione os usuários ou grupo que irão receber por e-mail os detalhes da reunião.
  • Clique no Ok para adicionar os destinatários.

Veja como criar um grupo de usuário nesse artigo.

Escreva a mensagem e clique em Enviar para concluir.

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]]> Como finalizar uma reunião que já foi realizada? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-finalizar-uma-reuniao-que-ja-foi-realizada/ Wed, 22 Sep 2021 17:31:14 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1447

Atualizado em 

Depois de uma reunião ser realizada e ata for assinada por todos os participantes, altera para o status de Finalizada.

Mas se por algum motivo existe assinatura pendente (desligamento de um participante, férias, afastamento), você pode finalizar a reunião manualmente.

Necessário ser o coordenador da reunião ou ter permissão para editar todos os registros habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Selecione a reunião e clique em Mais Opções > Finalizar.

Necessário justificar o motivo da finalização. A finalização será feita de forma manual.

Justificativa é exibida no histórico da reunião.

Clique em “Ok” para confirmar.

Após a reunião ser finalizada o coordenador da reunião ou o secretário se houver, podem editar os dados da reunião. Caso a reunião possua assinaturas as mudanças na ata faz com que todas sejam invalidadas, necessário passar pelo fluxo novamente.

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