Reuniões – Wiki https://wiki.qualiex.com Base de Conhecimento Sobre o Software da Qualidade Qualiex Fri, 08 Sep 2023 10:43:33 +0000 pt-BR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.5.2 https://wiki.qualiex.com/wp-content/uploads/2021/10/cropped-favicon-32x32-1-32x32.png Reuniões – Wiki https://wiki.qualiex.com 32 32 Não daremos mais suporte ao Meeting! https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/nao-daremos-mais-suporte-ao-meeting/ Tue, 29 Aug 2023 17:55:40 +0000 https://wiki.qualiex.com/?p=9989 Como você já deve ter notado, estamos em um movimento de reconstruir os módulos do Qualiex e por isso, estamos descontinuando as versões antigas.

A partir do dia 02/10/2023 não daremos mais suporte ao módulo Meeting. Isso significa que NÃO serão realizados mais atendimentos, treinamentos, correções e/ou melhorias. Recomendamos que você entre em contato com nosso time para conhecer nosso novo módulo: Atas e Decisões! 

O que você pode esperar no novo módulo Atas e Decisões:

  • Facilite o registro e a rastreabilidade das decisões tomadas para alcançar os objetivos da organização!
  • Não perca tempo gerenciando agendamentos! Se preocupe com o que realmente importa: o desdobramento das decisões.
  • Confidencialidade não é mais uma opção, é requisito! Restrinja o acesso a atas e decisões confidenciais que não podem ser consultadas por todos da sua organização.
  • Usufrua do suplemento do Calendário Outlook para cadastrar uma ata direto no Qualiex, através do seu calendário.

Para conhecer esta nova solução basta clicar no ícone de chat aqui no lado e nos enviar uma mensagem!

Se preferir é claro, pode entrar em contato conosco através do e-mail relacionamento@qualiex.com.br

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]]> Como comentar e divulgar uma reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-comentar-e-divulgar-uma-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:32:13 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1451

Atualizado em 

Se for necessário comunicar algo aos participantes comente na reunião assim, os usuários são notificados por e-mail sobre o comentário feito.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Comentários

  1. Selecione a reunião clique em  Mais Opções > Comentar.
  2. Selecione a reunião, clique em  na aba Comentários insira o comentário e clique em Enviar.

Necessário ter permissão para comentar habilitada nas configurações do Qualiex.

  • Clicando na aba Comentários podemos fazer alguma solicitação, assim os envolvidos serão notificados por e-mail.
  • Insira o comentário e clique em Enviar.
  • Clicando no ícone  é exibida as informações do usuário que deixou o comentário.

Não é permitido editar ou remover um comentário.

Divulgar

Necessário ter permissão para divulgar habilitada nas configurações do Qualiex.

Necessário ter permissão para divulgar habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Selecione a reunião clique em Mais Opções > Divulgar.
  2. Selecione a reunião, clique em  , Mais Opções > Clique em Divulgar.

Para reunião restrita o divulgar é permitido somente para o coordenador, secretário e participantes.

Será exibida a tela para inserir o e-mail e a mensagem que será enviada.

  • Clique no   e selecione os usuários ou grupo que irão receber por e-mail os detalhes da reunião.
  • Clique no Ok para adicionar os destinatários.

Veja como criar um grupo de usuário nesse artigo.

Escreva a mensagem e clique em Enviar para concluir.

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]]> Como finalizar uma reunião que já foi realizada? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-finalizar-uma-reuniao-que-ja-foi-realizada/ Wed, 22 Sep 2021 17:31:14 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1447

Atualizado em 

Depois de uma reunião ser realizada e ata for assinada por todos os participantes, altera para o status de Finalizada.

Mas se por algum motivo existe assinatura pendente (desligamento de um participante, férias, afastamento), você pode finalizar a reunião manualmente.

Necessário ser o coordenador da reunião ou ter permissão para editar todos os registros habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Selecione a reunião e clique em Mais Opções > Finalizar.

Necessário justificar o motivo da finalização. A finalização será feita de forma manual.

Justificativa é exibida no histórico da reunião.

Clique em “Ok” para confirmar.

Após a reunião ser finalizada o coordenador da reunião ou o secretário se houver, podem editar os dados da reunião. Caso a reunião possua assinaturas as mudanças na ata faz com que todas sejam invalidadas, necessário passar pelo fluxo novamente.

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]]> Como criar plano de ação para a reunião no Action? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-criar-plano-de-acao-para-a-reuniao-no-action/ Wed, 22 Sep 2021 17:30:21 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1445

Atualizado em 

Ao registrar a ata é possível criar um plano de ação no Action.

Veja mais sobre planos de ação e mais assuntos no Blog da Qualidade!

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Selecione a reunião e clique em Abrir.

Será exibido os detalhes da reunião, clique no botão Ações/Tarefas para abrir o Action para adicionar o plano de ação.

  • Será exibida a tela para associação das ações.
  • Clique em  para vincular a ação desejada.

Para associar um ação é necessário que já tenha no Action um projeto cadastrado.

  • Selecione o Projeto já cadastrado no Action.
  • Selecione a Ação/Tarefa que será vinculada.
  • Clique no ícone para ser direcionado para o Módulo do Action.
  • Clique no ícone  para remover a ação.

Para adicionar uma nova tarefa clique no botão .

Para cadastrar uma nova ocorrência é necessário que o usuário tenha acesso ao Action.

Selecione o projeto e clique em OK.

Será exibida a janela para criar uma tarefa, veja como cadastrar a ação nesse artigo.

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]]> Qual o link de acesso a reunião para convidado externo? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/qual-o-link-de-acesso-a-reuniao-para-convidado-externo/ Wed, 22 Sep 2021 17:29:31 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1443

Atualizado em 

Quando um convidado externo não confirmou a presença na reunião, envie o link da reunião novamente.

Somente o coordenador e secretário podem visualizar o link.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Selecione a reunião e clique em Abrir.

Nos detalhes da reunião clique na aba Convidados.

Copie o link e envie para o convidado externo.

Utilize o mesmo link para a assinatura da ata.

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]]> Como confirmar/recusar presença em uma reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-confirmar-recusar-presenca-em-uma-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:28:41 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1441

Atualizado em 

Após agendar uma reunião os participantes recebem o convite e é necessário confirmar ou recusar a presença na reunião.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Acesse a reunião para confirmar ou recusar a presença. Temos 3 formas da abrir os detalhes da reunião.

  • Acesse pelo convite
  • Abra a reunião pela agenda
  • Localize pelo filtro

Acesse pelo convite

No e-mail enviado temos as opções:

  • Link: Abrir Reunião – Acesse os detalhes da reunião para confirmar a presença.
  • Recusar Reunião: Clique Aqui para recusar – Direciona para os detalhes da reunião, exibe a janela para justificar o motivo da recusa.

Abra a reunião pela agenda

Na agenda selecione a reunião e clique em  para acessar os detalhes da reunião.

Localize pelo filtro

  • Clique na  para abrir o filtro.
  • Clique no ícone  para abrir o detalhamento da reunião.

Confirmar/Recusar

Após acessar os detalha da reunião, colaborador e convidado externo, clique:

  • Clique no ícone  para confirmar a presença na reunião.
  • Clique no  para recusar a presença na reunião.

Necessário justificar a recusa.

Veja a confirmação/recusa da presença na aba Convidados e no Histórico da reunião.

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]]> Como reenviar o convite para uma reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-reenviar-o-convite-para-uma-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:27:36 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1439

Atualizado em 

Se um colaborador ou convidado externo não tenha recebido o convite, você pode reenviar o e-mail.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Na aba “Reuniões” selecione a reunião que deseja reenviar o convite.

Em reuniões restritas somente o coordenador, secretário e participantes podem reenviar o convite.

Clique em Mais Opções > Enviar convite.

Informe o motivo do reenvio do convite e clique em “Ok”.

Motivo informado é exibido no e-mail de notificação do convite, no relatório e histórico da reunião.

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]]> Posso agendar uma reunião em sala ocupada? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/posso-agendar-uma-reuniao-em-sala-ocupada/ Wed, 22 Sep 2021 17:25:23 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1437

Atualizado em 

No Meeting, por padrão, não permite agendar uma reunião em uma sala já ocupada.

Para agendar é necessário habilitar a permissão Criar Reuniões em locais já ocupados nas configurações de acesso do Meeting.

Com permissão

Ao agendar a reunião é exibida a mensagem que o local está ocupado se o usuário deseja prosseguir, clique no Ok para confirmar e seguir com o agendamento.

  • Após agendada a reunião é exibida lado a lado na agenda.

Sem permissão

Não permite selecionar se e a sala estiver ocupada

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]]> Como remover uma reunião recorrente? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-remover-uma-reuniao-recorrente/ Wed, 22 Sep 2021 17:24:27 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1435

Atualizado em 

Se uma reunião recorrente são será mais realizada e não deve ser exibida na agenda, remova a reunião.

Necessário ter permissão para remover reunião habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Na aba Reuniões selecione o agendamento que será cancelado.

Ao remover a reunião não é mais exibida na agenda.

Clique em Remover será exibida a janela para selecionar:

  • Somente esta ocorrência: Remove da agenda apenas a reunião selecionada.
  • Todas as ocorrências futuras: Remove da agenda todos os agendamentos que seriam realizados dessa reunião recorrente.

Será exibida a janela para informar a justificativa do exclusão da reunião.

Motivo informado é exibido no e-mail de notificação do cancelamento.

Não é possível recuperar uma reunião removida.

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]]> Como cancelar uma reunião agendada? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-cancelar-uma-reuniao-agendada/ Wed, 22 Sep 2021 17:23:28 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1433

Atualizado em 

Se uma reunião foi adiada, cancele a reunião.

Necessário ter permissão para cancelar reunião habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Na aba “Reuniões” selecione a reunião que será cancelada.

Ao cancelar a reunião continua sendo exibida na agenda.

Clique em Mais Opções > Cancelar será exibida a janela para informar a justificativa do cancelamento da reunião.

Motivo informado é exibido no e-mail de notificação do convite, no relatório e histórico da reunião.

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