Como aprovar um documento que tem fluxo definido?

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Para aprovar um documento que esteja em uma pasta que tem fluxo parametrizado, o usuário deve estar envolvido no fluxo que foi definido no Docs.

Veja como configurar um fluxo aqui.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

Documentos com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone  .

Clique no   para iniciar o fluxo.

 Veja o detalhamento da tela inicial do Docs nesse artigo.

Será exibida a janela para dar andamento no fluxo de aprovação.

  1. PDF: Disponibiliza a visualização do documento em PDF.
  2. Obter Cópia: Permite fazer o download do documento no computador.
  3. Check Out: Para alterar as informações do documento faça o Check Out. 
  4. Check In: Após realizar as alterações no documento que foi baixado no Check Out faça o Check In do documento.

Durante o Check Out o documento fica bloqueado para alteração, para impedir o acesso simultâneo. Ficará disponível apenas a visualização da última versão aprovada.

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para realizar o check in/check ou obter cópia do documento.

Na aba Histórico é listado a Data que  ocorreu alteração, em qual Etapa do fluxo, o Usuário , Tipo da ação realizada e as Observações inseridas.

Ao realizar o Check In é necessário informar os dados da revisão e descrever as alterações.

  • Arquivo: Clique no ícone  e selecione o arquivo que foi baixado no Check Out, editado e salvo no computador.
  • Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.

Clique em “Próximo”, para seguir na aba Documentos.

Verifique os dados do documento.

  • Nome: Exibe o nome do documento.
  • Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.

  • Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para atualizar o documento e encerrar a ação do fluxo.

Marque a opção Concluído e clique em “OK”.

Será exibida a janela com as opções para dar andamento no fluxo.

  • Ação: Informar o que será realizado no fluxo:
    • Concluir Fluxo: Quando a aprovação do documento for feita e o fluxo passará para a próxima etapa.
    • Cancelar o Fluxo: Caso o aprovador queira cancelar o fluxo. Necessário deixar uma justificativa.
    • Retornar à Etapa: Retorna para a etapa anterior do fluxo. Necessário deixar uma justificativa.
      • 0. Elaboração: Retorna para a elaboração do documento.
      • 1.Revisão: Devolve o documento para a revisão.
      • 2. Verificação: O documento será encaminhado para verificação novamente.

Não será possível retornar para a elaboração se o responsável estiver inativo/desligado. O indicado é cancelar o fluxo, e inicia-lo novamente.

Após selecionar a ação que será realizada no fluxo, você deverá continuar conferindo as seguintes informações:

  • Conclusão: Indica a data da conclusão do fluxo, preenchido automaticamente.
  • Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Observações: Se necessário insira alguma observação.

Após concluir o fluxo, o histórico das alterações fica disponível para visualização no detalhes do documento.

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