Como criar uma classificação para um documento?

Atualizado em 

No Docs ao inserir um documento devemos informar a classificação, ou seja, o tipo de documento que será armazenado.

As classificações mais utilizadas são: formulários, instrução de trabalho (IT), processo, manual, procedimento operacional padrão (POP).

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em “Classificações”.
4. E depois, clique em “Novo”.

Será exibido a tela para cadastrar a Classificação.

  • Nome: Informe o nome da classificação.

Formulários, instrução de trabalho, procedimento operacional padrão, processo ou manual por exemplo.

  • Código dos Documentos: O código pode ser sigla ou número, e serve para facilitar a identificação do documento.

(POP) para Procedimento Operacional Padrão, (IT) para instrução de trabalho, por exemplo.

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Não recomendamos uso de usuário genérico por não ser possível identificar em específico quem fez as ações no sistema.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for sim.

  • Periodicidade de validade (em dias): Informe a validade do documento, quando o prazo expirar o documento se torna obsoleto.
  • Periodicidade de revisão (em dias): Definir o prazo para realizar as revisões, após expirar o prazo o Qualiex vai gerar uma pendência.

Para habilitar Periodicidade de validade e Periodicidade de revisão é necessário ter a permissão de editar todos os registros concedido nas configurações do Qualiex.

  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento. 

  • Justificativa de impressão: Selecione para que seja exibido um campo para justificar a impressão do documento.
  • Gerar PDF: Selecione para gerar a visualização do documento em PDF. Formatos de arquivos suportados para gerar PDF: DOC, DOCX, DOT, DOTX, ODF, ODP, ODT, PPT, PPTX, VSD, VSDX, XLS, XLSX, XLT, XLTX.
  • Descrição: Informe quais serão os documentos podem ter essa classificação.

Após preencher os dados, clique em “Próximo”.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

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