Como enviar um documento que tem fluxo definido?

Atualizado em 

Podemos enviar um documento para uma pasta que tenha um fluxo para aprovação configurado.

Veja como configurar um fluxo aqui.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em Documentos e no ícone “Novo”.
4. Clique em “Enviar Documento”.

Será exibida a tela para fazer o envio/upload do documento.

Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em  .docx  e .xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).

  • Fluxo: Disponível para seleção quando o fluxo não é obrigatório.
  • Nº Revisão: Informe o número da revisão do documento.
  • Arquivo: Clique no ícone  e selecione o arquivo que foi editado no computador.
  • Nome: Exibe o nome do documento.
  • Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando sim é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.

  • Para Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for sim.

  • Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Após inserir as informações clique em Próximo para iniciar o fluxo de aprovação do documento identificando os envolvidos no fluxo.

Para indicar um usuário com o status “A definir“, clique no link e selecione o usuário na listagem.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para concluir.

O documento estará disponível no sistema apenas para os envolvidos no fluxo.

Documentos com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone .

Os documentos com fluxo pendentes podem ser acessados pelo atalho Fluxo em Andamento”.

Documentos em Elaboração ou com fluxo em andamento só ficam disponíveis para visualização aos usuários com a permissão de Revisar na pasta ou no documento ou que podem Visualizar todos os documentos habilitado nas configurações do Qualiex.