Importação das últimas revisões dos documentos para o Qualiex Docs – Automatizado

Para facilitar o envio das últimas revisões dos seus documentos para o Docs podemos fazer a importação dos arquivos.

Verifique com a nossa equipe Comercial a contratação das importações.

•  Orientações:

1.  Importamos apenas a última revisão dos documentos.
2.  Os documentos são importados exatamente como recebemos, inclusive com o cabeçalho e rodapé já utilizado hoje. A aplicação de cabeçalho e rodapé automático só será feita nas próximas revisões realizadas utilizando o Docs.
3.  Se os documentos da sua empresa estiverem na extensão .doc e .xls eles serão convertidos para as extensões .docx e .xlsx, antes da importação. Outras extensões também podem ser importadas (como: pdf, jpg, png, ppt.)

• Pré-requisitos:

Dentro do módulo de gestão de documentos (Docs), precisamos que já estejam com algumas parametrizações feitas, como:

• Estrutura de pasta definida
• Classificação dos documentos cadastradas
• E-mail dos autores dos documentos cadastrado no Qualiex
   

 

• Passo a passo para a importação

   

•  Passo 1:  Crie uma pasta em um local de fácil acesso (sugestão: área de trabalho), onde os arquivos que serão importados estarão armazenados
  
  

Você será direcionado para uma nova página para realizar o download da planilha, clique em Abrir.

 

Depois clique em “Baixar” e “Gerar Planilha”

 

 

Ao executar a aplicação é necessário permitir a execução pelo windows. Clique em “Mais Informações” e depois clique em “Executar assim mesmo”.

Será exibida uma janela para gerar a planilha excel. Clique em “Gerar”.

 

 

Selecione a pasta onde os documentos estão armazenados e clique em OK.

 

 

Feito isso a planilha já vai vir com os campos preenchidos, tendo apenas que fazer algumas alterações.

Passo 3:  Preencher a planilha

Todos os campos são obrigatórios, com exceção da “data da próxima revisão”.

1. Código: Informe o código do documento, conforme o padrão utilizado.
2. Nome: Esta coluna já virá preenchida de acordo com o nome dos arquivos que foram salvos na pasta, altere se necessário.
3. Arquivo: É listado automaticamente com os arquivos que foram disponibilizados na pasta selecionada, NÃO precisando fazer nenhuma alteração.
4. Classificação: O preenchimento dessa coluna virá com uma classificação chamada “Procedimento”, tendo que ser alterado com a classificação correta dos seus documentos. (Lembrando que essas classificações já têm que estar cadastradas no Qualiex)
5. Nº da Revisão: Por padrão virá com a revisão zero. Informe o número da última revisão do seu documento.
6. Data da Última Revisão: Por padrão, vem a data da última modificação do arquivo. Caso não seja a data da última revisão, altere.
7. Data da aprovação: Por padrão, vem a data da última modificação do arquivo. Caso não seja a data da aprovação, altere.
8. E-mail do Autor: Informe o e-mail do autor desse documento, (Lembrando que esse colaborador precisa ter cadastro no Qualiex)
9. Pasta: Por padrão virá a última pasta que está o arquivo. Se necessário altere para o nome da pasta que está no Qualiex.Por ex:  Se seu documento estará dentro da pasta “Manual” informe na planilha somente com o nome “Manual”.
   Importante: Caso o nome da pasta exista mais de uma vez, a importação não saberá em qual pasta colocar.
   Sugestão: Coloque um número na frente da pasta para diferenciá-las apenas para importação, podendo retirar após finalizado o processo.
   
   
10. Data da Próxima Revisão: Informe a data da próxima revisão do documento. (Campo não obrigatório), mas caso a data da próxima revisão não seja preenchida, você não receberá e-mail notificando que o documento precisa ser revisado.