Após cadastrar a norma e os tipos de respostas que serão utilizados, podemos cadastrar a auditoria que será realizada.

Na aba Auditorias clique em .

Na aba AUDITORIA informe os dados da auditoria que será cadastrada

• Idioma: Selecione o idioma que a auditoria será realizada. Lembrando que a norma e tipos de resposta devem estar cadastradas com os mesmos idiomas. Os campos para preenchimento são exibidos conforme os idiomas selecionados.
• Nome da auditoria: Informe o nome da auditoria.
• Normas: Selecione a norma que irá ser utilizada na auditoria, é permitido selecionar mais de uma norma que utilizem a mesma forma de cálculo.
• Data de início e horário: Informe a data e horário de inicio da auditoria.
• Data de término e horário: Insira a data e horário de término da auditoria.

• Cliente: Selecione o cliente. Saiba como cadastrar um cliente, acessando o link.
• Descrição: Se necessário insira alguma observação sobre a auditoria. Informe o escopo da auditoria, por exemplo.

Após o término do preenchimento da auditoria clique em .

Planejamento

• Após criar a auditoria você será redirecionado para a aba de edição da auditoria, clique na aba PLANEJAMENTO.
• Para adicionar um planejamento clique em +ADICIONAR.

Será exibida a tela para cadastrar um planejamento.

• Nome do planejamento: Insira o nome do planejamento conforme os idiomas selecionados.
• Data e horário de início: Informe ou selecione no calendário  a data de início do planejamento. O horário não é obrigatório.
• Data e horário de término: Informe ou selecione no calendário  a data de término do planejamento. O horário não é obrigatório.

• Auditor líder: Selecione o auditor líder da auditoria.

• Auditores: Caso tenha algum auditor acompanhante selecione na listagem ou digite o nome e aperte enter .
• Observadores: Informe quem estará observando, selecione na lista dos usuários que estão cadastrados no Qualiex.
• Auditados: Informe quem será auditado, selecione na lista dos usuários que estão cadastrados no Qualiex.
• Empresa auditada: Selecione a empresa que será auditada, utilizado para auditorias de terceira parte.
• Local: Informe o local que será auditado.
• Itens do planejamento: Selecione os itens que serão auditados. Clique na  para expandir os itens e subitens.

Clique em  para gravar o planejamento.

Após terminar seu planejamento, basta clicar no X e esta tela será fechada

Para as auditorias, temos duas opções para exibição de resultado, temos o cálculo de aderência baseado nos pesos definidos no itens da norma e nas opções de respostas e porcentagem que é baseado na porcentagem de respostas selecionadas.

Aderência baseada nos pesos

Será calculado um valor baseado na relação de pesos entre o item da norma e o peso da resposta selecionada. Para a média ponderada é considerado no cálculo:

1. Peso da opção de resposta selecionada no item.
2. Multiplicado pelo Peso definido no item da norma.
3. Dividido pela soma dos pesos dos itens da norma.

• Não são considerados os itens: selecionados como não contabilizado, itens do tipo texto orientativo e campo de texto.

Com esses dados é realizada a média ponderada para obter a Aderência da auditoria.

Porcentagem das respostas

O valor será uma porcentagem do valor total da auditoria em comparação com o valor máximo possível. Consideramos:

1. Quantidade da opção de resposta selecionada nos itens.
2. Quantidade de itens da norma.
   • Não são considerados os itens: itens do tipo texto orientativo e campo de texto.

Com esses dados é realizado um cálculo para obter a porcentagem das opções de respostas que foram selecionados.

Para verificar as alterações realizadas em uma auditoria, consulte o histórico.

• É mantido registro de data, hora e qual usuário realizou as seguintes operações:
  • Quando uma nova auditoria foi criada.
  • Quando um planejamento foi finalizado.
  • Quando uma auditoria foi executada.
  • Quando um novo item foi respondido.
  • Quando a auditoria foi finalizada.
  • Quando uma auditoria foi cancelada.
  • Quando um item foi marcado como ponto forte ou ponto fraco.
  • Quando uma ocorrência foi criada, editada ou removida.

Na aba Auditorias, clique no registro que deseja visualizar o histórico.

• Na aba Histórico são exibidas as alterações realizadas na auditoria. Para exibir a aba histórico clique no  para navegar entre as abas.
• Para exibir as opções de filtro clique em  e marque o que deseja visualizar. Para remover um filtro clique em  no filtro exibido .

Veja como adicionar anexos em uma auditoria ou em um item específico da norma de uma auditoria em execução.

Para adicionar anexos o usuário deve estar envolvido em uma auditoria quando:

• É Auditor líder de pelo menos um planejamento
• É Auditor de pelo menos um planejamento
• É Participante de pelo menos um planejamento

Anexo em uma auditoria

• Para adicionar um anexo na auditoria, acesse a auditoria e clique na aba Anexos. Para exibir a aba anexos clique no  para navegar entre as abas.

Para adicionar um anexo na auditoria arraste o arquivo para a área de transferência de anexos ou clique em SELECIONAR ARQUIVO e escolha do local de armazenamento em seu computador.

Aguarde o carregamento do arquivo para ser exibido na listagem.

Temos algumas funcionalidades para gestão dos anexos.

1. Funções Anexo: Clique em  para selecionar todos os arquivos. Selecione o arquivo e clique em  para remover. Para fazer o download dos arquivos selecionados clique em  .
2. Busca: Localize um arquivo pelo nome, clicando em  ordene de A a Z ou pelos arquivos com envio mais antigo. Para atualizar a listagem clique em .
3. Paginação: Selecione quantos itens exibir na página e navegue utilizando as opções .
4. Opções do anexo: Clicando no menu de contexto  no anexo podemos renomear o arquivo, visualizar, fazer o download ou remover.

Anexo em um item da norma

Na aba Auditorias, na auditoria que será executada clique no menu de contexto  e selecione a opção Abrir. Podemos abrir uma auditoria clicando sobre ela na listagem.

Acesse o planejamento desejado e clique no item específico para inserir um anexo. Na aba Anexos, podemos:

• Anexar arquivos: Para adicionar um anexo no item, arraste o arquivo ou selecione do local de armazenamento no seu computador.
• Gestão dos anexos: Clique em  para selecionar todos os arquivos. Selecione o arquivo e clique em  para remover. Para fazer o download dos arquivos selecionados clique em . Veja mais detalhes abaixo em Anexos.

Após finalizar a execução dos planejamentos, a auditoria pode ser concluída.

Na aba Auditorias, clique na auditoria que será concluída. Podemos clicar no menu de contexto  e clicar em Abrir.

Na tela da auditoria, clique na aba Conclusão.

Preencha as informações, conforme os idiomas selecionados no cadastro da auditoria:

• Pontos fortes: Descreva suas considerações sobre os pontos fortes da auditoria. Se marcou um item como ponto forte clique em VER PONTOS FORTES para visualizá-lo.
• Pontos fracos: Insira as observações sobre os pontos fracos da auditoria. Se marcou um item como ponto fraco clique em VER PONTOS FRACOS para visualizá-lo.
• Recomendações: Se existem recomendações de melhoria informe neste campo.
• Conclusão: Preencha com a conclusão da auditoria.

Ver pontos fortes e fracos

Para visualizar os pontos fortes e fracos, clique em  ou .

Será exibida uma janela lateral com os itens que foram marcados. Para visualizar o item, clique nele.

Concluindo a auditoria

Após inserir as informações, clique no menu de contexto  e em Concluir.

Clique em Sim para concluir a auditoria.

Após confirmar a auditoria fica com o status Concluída, e não é mais possível alterar os dados. A auditoria fica disponível apenas para visualização.

Com a auditoria concluída é possível visualizar os cálculos, conforme selecionado no cadastro da norma:

1. Porcentagem das respostas: Exibe a porcentagem do valor total da auditoria em comparação com o valor máximo possível.
2. Aderência baseada nos pesos: Será calculado um valor baseado na relação de pesos entre o item da norma e o peso da resposta selecionada.

 

Caso seja necessário registrar uma não conformidade ou uma oportunidade de melhoria cadastre uma ocorrência em uma auditoria.

• Na aba Auditorias, clique na auditoria em execução que deseja cadastrar a ocorrência.
• Será exibida a tela com os dados gerais da auditoria, clique na aba Ocorrências.

Para cadastrar uma ocorrência clique em +ADICIONAR.

Será exibida a tela para cadastrar a ocorrência.

• Título: Insira um título para a ocorrência que será registrada, conforme o idioma definido na auditoria.
• Tipo: Selecione se a ocorrência é uma não conformidade ou uma oportunidade de melhoria.
• Descrição: Se necessário, insira o detalhamento da ocorrência.
• Itens da auditoria: Selecione a qual item da norma auditada essa ocorrência está atribuída.

Após preencher as informações, clique em  para gravar a ocorrência.

Após clicar em gravar a ocorrência é cadastrada..