O plano de ação é o conjunto de atividades necessárias para realizar a tratativa da não conformidade. Ele pode ser composto por três tipos de ações:

• Imediata:  também conhecida como ação de disposição ou de correção, é a primeira ação feita quando uma ocorrência é percebida na empresa. Essa ação é feita para controlar a ocorrência, que impede que ela continue acontecendo no momento.

Por exemplo: se uma fábrica entregou um produto com uma cor diferente do especificado no pedido do cliente, a primeira coisa a ser feita é enviar um produto de acordo com o combinado.

• Corretiva: é a ação que será feita para eliminar a causa raiz da não conformidade, ou seja, para garantir que o mesmo problema não ocorra mais.

Imagine que essa não conformidade citada tenha acontecido porque a máquina 3 apresentou defeito, então a ação tomada será a troca da peça estragada e a capacitação dos que a manuseiam para observar e garantir o bom funcionamento da máquina.

• Preventiva: é a ação feita antes de uma ocorrência parecida acontecer em outro processo, serviço ou produto, onde são analisados os riscos que foram previamente detectados sobre uma potencial ocorrência e assim é definida a ação que impedirá que ela aconteça.

Neste caso, a fábrica deverá fazer revisões e monitoramentos periódicos também nas máquinas 1, 2, 4 e 5, de forma a garantir que o mesmo problema da máquina 3 não aconteça futuramente nos outros maquinários.

Passo 1: Cadastrar a ação

Existem duas maneiras de cadastrar as ações no Tracker:

1) Através da tela inicial do Tracker:  você deverá selecionar a ocorrência, clicar em “Nova”,  e em seguida, selecionar a opção “Ação”.

2) Dentro da ocorrência: na tela da ocorrência, na aba do plano de ação, clique em “Novo”.

Passo 2

O Tracker utiliza a ferramenta da qualidade “5W2H” para fazer a descrição detalhada de ações. A ferramenta, cujo nome é originado da combinação das iniciais em inglês das perguntas que precisamos responder quando a utilizamos.

• 5W: What? (O quê?), Why? (Por que?), Where? (Onde?), When? (Quando?) e Who? (Quem?).
• 2H: How? (Como?) e How much? (Quanto custa?).

Então, preencha os dados da ação seguindo as perguntas e clique em “Avançar”:

• Tipo da ação: selecione se é imediata, corretiva ou preventiva
• Nome (O quê?): defina o que precisa ser executado.
• Início (Quando?): informe quando a ação deverá ser executada.
• Conclusão (Quando?): informe até quando a ação deverá ser feita.
• Responsável (Quem?): escreva o nome da pessoa responsável pela execução da ação.
• Local (Onde?): informe em que lugar a ação deverá ser executada.
• Custo (Quanto?): coloque o valor em dinheiro necessário para a execução da ação.
• Descrição (Como?): descreva a forma que a ação deve ser executada.
• Justificativa (Por que?): descreva o motivo pelo qual a ação deve ser executada.

 Passo 3

Selecione a equipe envolvida na execução da ação e clique em “Gravar”

1) Através da tela inicial do Tracker:

 

2) Dentro da ocorrência:

Após o cadastro de todo o plano de ação, você deverá alterar o status de “Elaborando o plano de ação” para “Plano em Execução”. Isso pode ser feito de duas formas:

• Opção 1: clicar em “Alterar Status” e depois em “[D] Plano em Execução”.
• Opção 2: clicar na seta “Plano em Execução”.

A Dashboard Dashboard Diagrama de Pareto das ocorrências pode apresentar os campos adicionais da empresa referentes a ferramenta do Tracker.

Para utilizar essa funcionalidade na Dashboard é necessário utilizar um “campo adicional” vinculado a uma “lista” nas configurações.

Aprenda a criar campos adicionais e listas

Para adicionar esse painel na sua Dashboard 2.0, basta clicar no “+”

Selecionar o Módulo “Tracker”

Selecionar “Diagrama de Pareto das Ocorrências”

Dessa forma o gráfico será gerado.

Com a funcionalidade poderá ser selecionado o campo adicional usado pela empresa, criando uma coluna com o campo

Na Dashboard do Qualiex, é possível configurar um painel de Diagrama de Pareto de Status por Responsável.

Você pode configurar este painel seguindo os passos:

Passo 1:

Passo 2:

Passo 3:

 

Passo 4:

 

Passo 5:

 

Passo 6:

 

Passo 7:

 

O agrupamento, poderá ser por:

• Status
• Responsável

Outros filtros são:

• Incluir concluídas: ocorrências que já foram finalizadas
• Incluir canceladas: ocorrências que foram canceladas
• Mostrar informações abaixo das séries

O gráfico ficará da seguinte forma com a opção “mostrar informações abaixo das séries”

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Na Dashboard do Qualiex, é possível configurar um painel do Gráfico de Ocorrências por Mês. Este painel mostra a quantidade de ocorrências registradas no mês, e permite verificar a evolução deste número mês a mês.

Você pode configurar este painel seguindo os passos:

Passo 1:

Passo 2:

Passo 3:

Passo 4:

Passo 5:

Passo 6:

 

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Na Dashboard do Qualiex, é possível configurar um painel “Gráfico de Pizza das Ações Atrasadas” para que você tenha acesso às informações das ações das ocorrências que estão em atraso.

Para configurar basta seguir os passos:

Passo 1:

 

Passo 2:

 

Passo 3:

 

Passo 4:

 

Passo 5:

Ajustar diagrama por gráfico de pizza

 

 

Passo 6:

 

Com o campo “Agrupar Por” pode escolher a opção:

• Usuário: pessoa que precisa executar a ação.

• Tipo: ação imediata, corretiva ou preventiva.

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Na Dashboard do Qualiex, você pode visualizar de maneira rápida quais são as ocorrências abertas, sem precisar acessar o Tracker.

Para isso, você pode criar o painel “Lista de Ocorrências Abertas”, seguindo as orientações abaixo:

Passo 1:

Passo 2:

Passo 3:

Passo 4:

Passo 5:

Passo 6:

Após concluído você consegue visualizar uma lista de todas as ocorrências que estão abertas.

E você poderá selecionar por:

• Somente Atrasadas

• Somente as Minhas

*caso não selecione nenhuma das opções, a lista de ocorrências trará todas as que estão cadastradas e abertas.

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Na Dashboard do Qualiex, é possível configurar um painel que mostra a quantidade de ocorrências em andamento. O painel chama-se “Gráfico de Ocorrências Abertas”. 

Para configurar o painel, basta seguir os passos:

Passo 1:

Passo 2:

Passo 3:

Passo 4:

Passo 5:

Passo 6:

Ainda tem a possibilidade de configurar seu painel, podendo agrupar por:

• Usuário: quem é o responsável pela ocorrência.
• Status: o status que está a ocorrência.
• Tipo: tipo das ocorrências, classificações.
• Cliente: com quem ocorreu a não conformidade.
• Local: setor ou departamento que ocorreu a não conformidade.
• Visualizar somente as ocorrências atrasadas ou somente as minhas ocorrências.

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Na Dashboard do Qualiex é possível configurar um painel “Diagrama de Pareto das Ocorrências” para que você tenha acesso às informações das ocorrências que estão abertas em forma de gráfico de barras.

O Diagrama de Pareto é um gráfico que permite visualizar, de maneira fácil, o quanto um conjunto de ocorrências acontecem e qual é a prioridade de tratativa. O Pareto parte da ideia de que 20% das causas geram 80% dos efeitos, e por isso o foco da tratativa deve ser nesses 20%.  No gráfico, os dados ficam organizados em barras de maneira decrescente e uma linha acumula o percentual que do que aquilo representa do todo.

Para habilitar o painel de “Diagrama de Pareto das Ocorrências“ siga as orientações abaixo:

Passo 1:

Passo 2:

Passo 3:

Passo 4:

Passo 5:

Passo 6:

Passo 7:

Passo 8:

*Outros: quando temos uma quantidade menor de tipos de ocorrência e esses tipos se agrupam.

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