Importação das últimas revisões dos documentos para o Qualiex Docs – Automatizado

Renan Menon — Mon, 20 Sep 2021 18:45:53 +0000

Atualizado em 18 de abril de 2022

Para facilitar o envio das últimas revisões dos seus documentos para o Docs podemos fazer a importação dos arquivos.

Verifique com a nossa equipe Comercial a contratação das importações.

Orientações:

Importamos apenas a última revisão dos documentos.
Os documentos são importados exatamente como recebemos, inclusive com o cabeçalho e rodapé já utilizado hoje. A aplicação de cabeçalho e rodapé automático só será feita nas próximas revisões realizadas utilizando o Docs.
Se os documentos da sua empresa estiverem na extensão .doc e .xls eles serão convertidos para as extensões .docx e .xlsx, antes da importação. Outras extensões também podem ser importadas (como: pdf, jpg, png, ppt.)

Pré-requisitos:

Dentro do módulo de gestão de documentos (Docs), precisamos que já estejam com algumas parametrizações feitas, como:

Estrutura de pasta definida
Classificação dos documentos cadastradas
E-mail dos autores dos documentos cadastrado no Qualiex

Passo a passo para a importação

 Passo 1:  Crie uma pasta em um local de fácil acesso (sugestão: área de trabalho), onde os arquivos que serão importados estarão armazenados

* Os documentos devem ser separados por subpastas.

As pastas que os arquivos estarão servirá de sugestão para a planilha de importação.

Passo 2: Gerando a planilha para preenchimento dos dados

Após todos os documentos estarem na pasta, acessar o link da ferramenta para o preenchimento da planilha.

link : https://bit.ly/qualiex_gerar_planilha

Você será direcionado para uma nova página para realizar o download da planilha, clique em Abrir.

Depois clique em “Baixar” e “Gerar Planilha”

Ao executar a aplicação é necessário permitir a execução pelo windows. Clique em “Mais Informações” e depois clique em “Executar assim mesmo”.

Será exibida uma janela para gerar a planilha excel. Clique em “Gerar”.

Selecione a pasta onde os documentos estão armazenados e clique em OK.

Feito isso a planilha já vai vir com os campos preenchidos, tendo apenas que fazer algumas alterações.

Passo 3: Preencher a planilha

Todos os campos são obrigatórios, com exceção da “data da próxima revisão”.

Código: Informe o código do documento, conforme o padrão utilizado.
Nome: Esta coluna já virá preenchida de acordo com o nome dos arquivos que foram salvos na pasta, altere se necessário.
Arquivo: É listado automaticamente com os arquivos que foram disponibilizados na pasta selecionada, NÃO precisando fazer nenhuma alteração.
Classificação: O preenchimento dessa coluna virá com uma classificação chamada “Procedimento”, tendo que ser alterado com a classificação correta dos seus documentos. (Lembrando que essas classificações já têm que estar cadastradas no Qualiex)
Nº da Revisão: Por padrão virá com a revisão zero. Informe o número da última revisão do seu documento.
Data da Última Revisão: Por padrão, vem a data da última modificação do arquivo. Caso não seja a data da última revisão, altere.
Data da aprovação: Por padrão, vem a data da última modificação do arquivo. Caso não seja a data da aprovação, altere.
E-mail do Autor: Informe o e-mail do autor desse documento, (Lembrando que esse colaborador precisa ter cadastro no Qualiex)
Pasta: Por padrão virá a última pasta que está o arquivo. Se necessário altere para o nome da pasta que está no Qualiex.Por ex: Se seu documento estará dentro da pasta “Manual” informe na planilha somente com o nome “Manual”.
Importante: Caso o nome da pasta exista mais de uma vez, a importação não saberá em qual pasta colocar.
Sugestão: Coloque um número na frente da pasta para diferenciá-las apenas para importação, podendo retirar após finalizado o processo.
Data da Próxima Revisão: Informe a data da próxima revisão do documento. (Campo não obrigatório), mas caso a data da próxima revisão não seja preenchida, você não receberá e-mail notificando que o documento precisa ser revisado.

Passo 4: Disponibilizando os documentos

Para realizarmos a importação, é necessário que os documentos sejam enviados para a ForLogic.

Você pode subir os arquivos no próprio módulo do Docs, zipando a pasta.

Como zipar a pasta ?

Localize a pasta criada , ou seja a pasta onde estão os documentos que serão importados para o Docs.

Clique com o botão direito do mouse e selecione: “Enviar para” “Pasta compactada”

Após zipar a pasta, acesse o Qualiex Docs, e na sua base crie uma pasta, por ex: “Importação Qualiex” e dentro dessa pasta suba a pasta zipada com os documentos.

Ficando dentro do Qualiex, dessa forma:

** Observação: Lembrando que a planilha que foi preenchida deverá ser enviada também, podendo estar dentro da pasta zipada, ou então subir a planilha também dentro da pasta.

Feito esse passo, avise nosso time para que possamos dar andamento no processo de importação.

Validação e importação dos dados.

Aguarde o contato da nossa equipe informando que a importação foi concluída e que os arquivos foram disponibilizados. Caso encontremos alguma inconsistência, entraremos em contato.

IMPORTANTE:

Após a importação realizada, aconselhamos que você apague a pasta que foi criada dentro do Qualiex para impotação, para que não tenha problema de colaboradores baixarem os arquivos.

Se ainda tiver dúvidas, assista o vídeo do passo a passo:

1º Vídeo : Configurando e preenchendo a planilha de importação :

2º Vídeo: Disponibilizando os arquivos para a equipe Qualiex:

Importação de documentos pelo Portal do Cliente

Renan Menon — Mon, 20 Sep 2021 18:45:05 +0000

Atualizado em 05 de junho de 2020

Para enviar vários documentos para o Docs, temos a funcionalidade de importação no Portal do Cliente.

Essa funcionalidade de importação é cobrada e liberada por unidade.

Preparando o arquivo para upload

Para importar um arquivo é necessário atender algumas regras.

O arquivo que será enviado tem que estar no formato .zip.
Esse arquivo compactado não pode ter mais que 100 documentos.
Não é permitido documentos com 0KB, se o documento estiver em branco não será possível enviar.
Não é permitido envio de um arquivo compactado com mais de 100MB.
Se no arquivo compactado tiver pastas elas serão ignoradas.
Os códigos dos documentos precisam ser únicos, não é permitido duplicidade de código.

Orientações para os documentos que serão importados

Todos os documentos dentro deste arquivo compactado deverão obrigatoriamente seguir o modelo de título:
- [Código-do-documento]_[Nome-do-documento]

O caractere underline ( _ ) deve ser utilizado unicamente como separador para identificação do código e do nome, não podendo ser utilizado no nome do documento.

Todos os documentos enviados serão definidos como Revisão concluída não seguem fluxo de aprovação.
A data de revisão e aprovação do documento ficam definidas com a data da importação do arquivo.
O Elaborador do documento será o usuário que realizou a importação em massa.

Importando os arquivos pelo Portal do Cliente

No Portal do Cliente clique em Importação.

Será exibida a tela para fazer o upload do arquivo compactado.

Campos com * são obrigatórios

Pasta: Informe o nome da pasta como está no Docs, onde serão armazenados os arquivos que serão importados.
Classificação: Insira o nome da classificação que já está cadastrada no Docs, os documentos importados serão enviados com essa classificação.

Lembrando que se existir pastas com o mesmo nome, será importado na primeira pasta localizada pela ferramenta de importação.

Após preencher com as informações, clique em Selecionar um arquivo .zip para selecionar o arquivo que será enviado do seu computador.

Depois de selecionar o arquivo que será enviado, clique em para enviar.
Para remover o arquivo e selecionar outro antes de enviar clique em para remover o arquivo.

Para enviar o arquivo clique em , será necessário informar a senha de acesso ao Qualiex clicar em Confirmar para iniciar o envio.

Com o carregamento concluído é exibida uma listagem com os documentos que não foram importados e o motivo da falha.

No histórico do documento é listada a data da importação.

Importação de documentos – Wiki