Quando cadastramos uma Ocorrência e precisamos cadastrar uma Ação Imediata antes mesmo de aprova-la, é possível através do mesmo botão de “Nova” onde o usuário cadastra a Ocorrência, conforme a imagem abaixo:

Quando cadastramos uma não conformidade no Tracker, devemos preencher alguns Campos Obrigatórios nos “Dados da Ocorrência”, o campo de “Descrição” da Ocorrência é um deles.

Possuímos um limite máximo para descrição desse campo, que é de 7.000 caracteres.

Dentro do Tracker no botão “Configurar” temos a opção de “Permitir que o responsável altere a data de término da ocorrência”. Caso essa opção esteja habilitada e você seja o responsável da ocorrência será possível alterar a data final da mesma.

Selecione a Ocorrência e clique no botão “Mais Opções”, ao clicar, será habilitado a opção  “Alterar Término” nessa tela será possível alterar a data final da Ocorrência.

Quando for necessário alterar a pessoa responsável ou o verificador de eficácia de uma ocorrência após a mesma aprovada, as vezes por ter cadastrado a pessoa errada ou por motivos de ausência das pessoas que tratariam a ocorrência, essa alteração será possível porém somente quem for o responsável pela ocorrência e quem tiver a permissão nos “Papéis” de “Alterar Responsável” ou “Editar todos os registros” é que conseguirá realizar essas alterações.

Para realizar essa alteração, basta abrir a ocorrência e selecionar “Alterar Responsável”.

Após realizar todo o tratamento da ocorrência, você deve finalizá-la. Para isso clique no botão “Finalizada”.

Em seguida, aparecerá uma opção para escrever as observações. Preencha o campo e finalize a não conformidade.

A verificação de eficácia é a etapa utilizada para avaliar a tratativa dada à não conformidade. Você deverá analisar  se a causa raiz realmente foi encontrada e se o plano de ação foi bem elaborado e executado completamente. Você precisa examinar se a análise de causa foi realizada usando alguma ferramenta da qualidade (5 por quê e/ou Diagrama de Ishikawa) e se a ferramenta foi preenchida corretamente.

É preciso verificar também se o plano de ação foi elaborado usando o 5W2H, considerando ações imediatas, preventivas, e, principalmente, corretivas, e analisar se ele foi executado conforme o que foi definido. Por último, é importante observar se as mudanças estão apresentando resultados visíveis, evidenciáveis, usando como apoio um indicador, auditoria ou satisfação do cliente, por exemplo. Se os resultados foram potencializados, a não conformidade foi eficaz.

Caso alguns desses passos não teve execução satisfatória, você poderá considerar a não conformidade ineficaz. Nesse caso, você poderá finalizar essa não conformidade e abrir outra, ou contar com a facilidade do software de voltar a etapa do ciclo PDCA, mandando para a etapa que deverá ser executada novamente.

Você deverá informar seu parecer sobre o tratamento aplicado à não conformidade, dizendo se aprova ou não a mesma, inserir o motivo desse parecer e em seguida clicar sobre o botão “Salvar”.

Aprovando o Tratamento da Ocorrência

Em caso de aprovação, você deverá determinar se a ocorrência irá para a “Padronização e Divulgação” ou se será “Finalizada”.

Também será enviada uma notificação por e-mail em caso de aprovação: se a ocorrência for para a “Padronização e Divulgação”, será enviado e-mail para o responsável da ocorrência realizar a etapa. Caso a ocorrência seja “Finalizada”, será enviado e-mail para todos os envolvidos em seu tratamento.

Reprovando o Tratamento da Ocorrência

Se você decidir reprovar o tratamento da ocorrência, deverá selecionar um dos status anteriores para retornar o processo (“Analisando Causas”, “Elaborando Plano de Ação” ou “Plano em execução”).

O sistema enviará uma notificação por e-mail ao responsável da ocorrência, com a justificativa que você informou ao reprovar a eficácia.

 

Você pode deixar ações padrões previamente cadastradas, para serem executadas na ocorrência. Essas ações são relacionadas ao tipo da ocorrência.

Por exemplo, toda vez que eu cadastrar uma ocorrência do tipo “Reclamação de cliente”, eu gostaria que o responsável pela execução entrasse em contato com o cliente para esclarecer o ocorrido.

Dessa forma, sempre que cadastrarmos uma ocorrência do tipo “Reclamação de cliente”, a ação padrão cadastrada será aberta automaticamente, sem necessidade de cadastro manual.