Reuniões – Wiki https://wiki.qualiex.com Base de Conhecimento Sobre o Software da Qualidade Qualiex Wed, 22 Sep 2021 17:32:13 +0000 pt-BR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.5.2 https://wiki.qualiex.com/wp-content/uploads/2021/10/cropped-favicon-32x32-1-32x32.png Reuniões – Wiki https://wiki.qualiex.com 32 32 Como comentar e divulgar uma reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-comentar-e-divulgar-uma-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:32:13 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1451

Atualizado em 

Se for necessário comunicar algo aos participantes comente na reunião assim, os usuários são notificados por e-mail sobre o comentário feito.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Comentários

  1. Selecione a reunião clique em  Mais Opções > Comentar.
  2. Selecione a reunião, clique em  na aba Comentários insira o comentário e clique em Enviar.

Necessário ter permissão para comentar habilitada nas configurações do Qualiex.

  • Clicando na aba Comentários podemos fazer alguma solicitação, assim os envolvidos serão notificados por e-mail.
  • Insira o comentário e clique em Enviar.
  • Clicando no ícone  é exibida as informações do usuário que deixou o comentário.

Não é permitido editar ou remover um comentário.

Divulgar

Necessário ter permissão para divulgar habilitada nas configurações do Qualiex.

Necessário ter permissão para divulgar habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Selecione a reunião clique em Mais Opções > Divulgar.
  2. Selecione a reunião, clique em  , Mais Opções > Clique em Divulgar.

Para reunião restrita o divulgar é permitido somente para o coordenador, secretário e participantes.

Será exibida a tela para inserir o e-mail e a mensagem que será enviada.

  • Clique no   e selecione os usuários ou grupo que irão receber por e-mail os detalhes da reunião.
  • Clique no Ok para adicionar os destinatários.

Veja como criar um grupo de usuário nesse artigo.

Escreva a mensagem e clique em Enviar para concluir.

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]]> Como finalizar uma reunião que já foi realizada? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-finalizar-uma-reuniao-que-ja-foi-realizada/ Wed, 22 Sep 2021 17:31:14 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1447

Atualizado em 

Depois de uma reunião ser realizada e ata for assinada por todos os participantes, altera para o status de Finalizada.

Mas se por algum motivo existe assinatura pendente (desligamento de um participante, férias, afastamento), você pode finalizar a reunião manualmente.

Necessário ser o coordenador da reunião ou ter permissão para editar todos os registros habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Selecione a reunião e clique em Mais Opções > Finalizar.

Necessário justificar o motivo da finalização. A finalização será feita de forma manual.

Justificativa é exibida no histórico da reunião.

Clique em “Ok” para confirmar.

Após a reunião ser finalizada o coordenador da reunião ou o secretário se houver, podem editar os dados da reunião. Caso a reunião possua assinaturas as mudanças na ata faz com que todas sejam invalidadas, necessário passar pelo fluxo novamente.

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]]> Como criar plano de ação para a reunião no Action? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-criar-plano-de-acao-para-a-reuniao-no-action/ Wed, 22 Sep 2021 17:30:21 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1445

Atualizado em 

Ao registrar a ata é possível criar um plano de ação no Action.

Veja mais sobre planos de ação e mais assuntos no Blog da Qualidade!

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Selecione a reunião e clique em Abrir.

Será exibido os detalhes da reunião, clique no botão Ações/Tarefas para abrir o Action para adicionar o plano de ação.

  • Será exibida a tela para associação das ações.
  • Clique em  para vincular a ação desejada.

Para associar um ação é necessário que já tenha no Action um projeto cadastrado.

  • Selecione o Projeto já cadastrado no Action.
  • Selecione a Ação/Tarefa que será vinculada.
  • Clique no ícone para ser direcionado para o Módulo do Action.
  • Clique no ícone  para remover a ação.

Para adicionar uma nova tarefa clique no botão .

Para cadastrar uma nova ocorrência é necessário que o usuário tenha acesso ao Action.

Selecione o projeto e clique em OK.

Será exibida a janela para criar uma tarefa, veja como cadastrar a ação nesse artigo.

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]]> Qual o link de acesso a reunião para convidado externo? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/qual-o-link-de-acesso-a-reuniao-para-convidado-externo/ Wed, 22 Sep 2021 17:29:31 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1443

Atualizado em 

Quando um convidado externo não confirmou a presença na reunião, envie o link da reunião novamente.

Somente o coordenador e secretário podem visualizar o link.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

Selecione a reunião e clique em Abrir.

Nos detalhes da reunião clique na aba Convidados.

Copie o link e envie para o convidado externo.

Utilize o mesmo link para a assinatura da ata.

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]]> Como confirmar/recusar presença em uma reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-confirmar-recusar-presenca-em-uma-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:28:41 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1441

Atualizado em 

Após agendar uma reunião os participantes recebem o convite e é necessário confirmar ou recusar a presença na reunião.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Acesse a reunião para confirmar ou recusar a presença. Temos 3 formas da abrir os detalhes da reunião.

  • Acesse pelo convite
  • Abra a reunião pela agenda
  • Localize pelo filtro

Acesse pelo convite

No e-mail enviado temos as opções:

  • Link: Abrir Reunião – Acesse os detalhes da reunião para confirmar a presença.
  • Recusar Reunião: Clique Aqui para recusar – Direciona para os detalhes da reunião, exibe a janela para justificar o motivo da recusa.

Abra a reunião pela agenda

Na agenda selecione a reunião e clique em  para acessar os detalhes da reunião.

Localize pelo filtro

  • Clique na  para abrir o filtro.
  • Clique no ícone  para abrir o detalhamento da reunião.

Confirmar/Recusar

Após acessar os detalha da reunião, colaborador e convidado externo, clique:

  • Clique no ícone  para confirmar a presença na reunião.
  • Clique no  para recusar a presença na reunião.

Necessário justificar a recusa.

Veja a confirmação/recusa da presença na aba Convidados e no Histórico da reunião.

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]]> Como reenviar o convite para uma reunião? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-reenviar-o-convite-para-uma-reuniao/ Wed, 22 Sep 2021 17:27:36 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1439

Atualizado em 

Se um colaborador ou convidado externo não tenha recebido o convite, você pode reenviar o e-mail.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Na aba “Reuniões” selecione a reunião que deseja reenviar o convite.

Em reuniões restritas somente o coordenador, secretário e participantes podem reenviar o convite.

Clique em Mais Opções > Enviar convite.

Informe o motivo do reenvio do convite e clique em “Ok”.

Motivo informado é exibido no e-mail de notificação do convite, no relatório e histórico da reunião.

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]]> Posso agendar uma reunião em sala ocupada? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/posso-agendar-uma-reuniao-em-sala-ocupada/ Wed, 22 Sep 2021 17:25:23 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1437

Atualizado em 

No Meeting, por padrão, não permite agendar uma reunião em uma sala já ocupada.

Para agendar é necessário habilitar a permissão Criar Reuniões em locais já ocupados nas configurações de acesso do Meeting.

Com permissão

Ao agendar a reunião é exibida a mensagem que o local está ocupado se o usuário deseja prosseguir, clique no Ok para confirmar e seguir com o agendamento.

  • Após agendada a reunião é exibida lado a lado na agenda.

Sem permissão

Não permite selecionar se e a sala estiver ocupada

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]]> Como remover uma reunião recorrente? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-remover-uma-reuniao-recorrente/ Wed, 22 Sep 2021 17:24:27 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1435

Atualizado em 

Se uma reunião recorrente são será mais realizada e não deve ser exibida na agenda, remova a reunião.

Necessário ter permissão para remover reunião habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Na aba Reuniões selecione o agendamento que será cancelado.

Ao remover a reunião não é mais exibida na agenda.

Clique em Remover será exibida a janela para selecionar:

  • Somente esta ocorrência: Remove da agenda apenas a reunião selecionada.
  • Todas as ocorrências futuras: Remove da agenda todos os agendamentos que seriam realizados dessa reunião recorrente.

Será exibida a janela para informar a justificativa do exclusão da reunião.

Motivo informado é exibido no e-mail de notificação do cancelamento.

Não é possível recuperar uma reunião removida.

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]]> Como cancelar uma reunião agendada? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-cancelar-uma-reuniao-agendada/ Wed, 22 Sep 2021 17:23:28 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1433

Atualizado em 

Se uma reunião foi adiada, cancele a reunião.

Necessário ter permissão para cancelar reunião habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Na aba “Reuniões” selecione a reunião que será cancelada.

Ao cancelar a reunião continua sendo exibida na agenda.

Clique em Mais Opções > Cancelar será exibida a janela para informar a justificativa do cancelamento da reunião.

Motivo informado é exibido no e-mail de notificação do convite, no relatório e histórico da reunião.

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]]> Como remover uma reunião agendada? https://wiki.qualiex.com/versoes-anteriores/meeting/como-remover-uma-reuniao-agendada/ Wed, 22 Sep 2021 17:22:38 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1431

Atualizado em 

Se uma reunião são será mais realizada e não deve ser exibida na agenda, remova a reunião.

Necessário ter permissão para remover reunião habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Na aba Reuniões selecione o agendamento que será cancelado.

Ao remover a reunião não é mais exibida na agenda.

Clique em Mais Opções > Cancelar será exibida a janela para informar a justificativa da exclusão da reunião.

Motivo informado é exibido no e-mail de notificação do cancelamento.

Não é possível recuperar uma reunião removida.

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