Um fornecedor é uma empresa ou pessoa que fornece produtos ou serviços para outra empresa, eles impactam o processo ao fornecer materiais/ serviços essenciais para a produção ou operação, afetando diretamente a qualidade, custo e eficiência do resultado final.

No módulo de Fornecedores, iniciamos a gestão desses parceiros tão importantes para o nosso processo através do cadastro do fornecedor.

Para adicionar um fornecedor é necessário ter a permissão de Cadastrar um fornecedor. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

Para cadastrá-los, clicamos na opção na aba de Fornecedores:

Será aberta uma janela onde iremos inserir as informações prévias do cadastro do fornecedor, na aba geral:

Campos com * são de preenchimento obrigatório.

Pessoa jurídica: Assinale se o cadastro se refere a um fornecedor que é pessoa jurídica.

Pessoa física: Assinale se o cadastro se refere a um fornecedor que é pessoa física.

Fornecedor estrangeiro: Assinale se o cadastro se refere a um fornecedor estrangeiro.

A depender do tipo de fornecedor assinalado, será necessário fornecer informações diferentes no campo abaixo:

Segmento(Avaliação): Selecione o segmento do fornecedor, sendo possível inserir mais de um segmento para o mesmo fornecedor. Clique aqui para visualizar como cadastrar um segmento.

Ainda no cadastro do fornecedor, é possível vincular os materiais e serviços que ele fornece através da aba material/serviço . Clique aqui para visualizar como cadastrar um material/serviço.

Na aba de Equipe, evidenciaremos quais usuários poderão acompanhar as informações referentes ao fornecedor cadastrado:

Após finalizar o preenchimento das informações, basta clicar no botão de :

Ao salvar as informações iniciais do cadastro do fornecedor, uma tela adicional será automaticamente aberta, permitindo que você complemente o cadastro com informações adicionais relevantes para o processo:

Nessa tela poderemos alterar e inserir as seguintes informações:

Nome fantasia: Altere o nome do fornecedor.

Categoria: Selecione a categoria do fornecedor.

CNPJ/CPF/ID: Insira o número de identificação do fornecedor.

Razão Social: Informe a razão social do fornecedor.

Email: Forneça o email de contato do fornecedor.

Website: Adicione o URL do website do fornecedor, se aplicável.

Telefone: Insira o telefone de contato do fornecedor.

Inscrição municipal: Digite o número da inscrição municipal do fornecedor, se houver

Inscrição estadual: Insira o número da inscrição estadual do fornecedor, se houver.

Observações: Adicione outras informações relevantes sobre o fornecedor, caso seja necessário.

CEP: Preencha o CEP do endereço do fornecedor.

Estado: Indique o estado onde o fornecedor está localizado.

Cidade: Informe a cidade onde o fornecedor está situado.

Bairro: Forneça o bairro onde o fornecedor está localizado.

Endereço: Insira o nome da rua do fornecedor.

Número: Adicione o número do endereço do fornecedor.

Complemento: Informe o complemento do endereço do fornecedor.

No menu de dados gerais do fornecedor, você pode acessar e gerenciar as informações referentes aos segmentos, materiais/serviços e equipe. Além disso, é possível preencher o formulário específico do fornecedor, que é vinculado à categoria do fornecedor. Clique aqui para visualizar como realizar o cadastro de categoria.

Segmentos:

Na seção de segmentos, é possível acrescentar um segmento no cadastro do fornecedor através do ícone e selecioná-lo na listagem que se apresenta:

Clicando na opção de “Adicionar”, o segmento passará a ser listado no cadastro do fornecedor:

Materiais/Serviços:

Na sessão de materiais/serviços, é possível acrescentar um material ou serviço no cadastro do fornecedor através do ícone :

Em seguida, deve-se selecioná-lo na listagem que se apresenta:

Clicando na opção de “adicionar” o material/serviço passará a ser exibido no cadastro do fornecedor:

Equipe:

Na seção geral do fornecedor, você pode modificar os membros da equipe atribuídos a esse fornecedor.

Após inserir as informações, o cadastro do fornecedor estará finalizado.

Em determinadas situações, pode haver um tipo de fornecimento que foi previamente registrado e empregado no módulo Fornecedores. Entretanto, devido a atualizações e ajustes no processo, não é mais recomendado utilizar esse tipo ao registrar novos fornecimentos. Nesse contexto, é viável remover esse tipo.

Importante! A recomendação é que o Tipo seja inativado ao invés de removido, já que todas as informações removidas não podem ser restauradas.

Para remover tipos é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos de fornecimento Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima do tipo escolhido ou clicando no ícone de menu de contexto  do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar e remover.

Ao clicar para remover, uma mensagem de confirmação será exibida, solicitando a confirmação da remoção.

Após clicar em ele será excluído permanentemente do sistema.

A remoção do tipo de fornecimento não terá impacto na aba material/serviço. No entanto, a designação “[Removido]” será exibida na frente.

Para que você possa definir as categorias de fornecedores, tipos de fornecimento, produtos/serviços que serão gerenciados, e também, as avaliações que gostaria de realizar sobre os fornecedores, você precisará parametrizar a aba de parâmetros.

Para poder configurar os contextos da aba parâmetros, você deverá ter as permissões das respectivas abas, definido nas Configurações > Papéis e permissões.

No módulo Fornecedores, clique na aba Parâmetros, e verá que cada contexto estará organizado por abas:

1. Categorias: você pode criar classificações para categorizar os fornecedores, facilitando a identificação do contexto dele pela listagem de fornecedores e apoiando a consolidação de informações.

Para saber mais sobre as categorias de fornecedores, clique aqui.

2. Tipos de fornecimento: cadastre os tipos de fornecimento de produtos e serviços que os fornecedores/prestadores de serviço oferecem.

Para saber mais sobre os tipos de fornecimento, clique aqui.

3. Materiais/Serviços: cadastre todos os materiais/serviços ofertados pelos fornecedores, de acordo com o tipo de fornecimento já cadastrado.

Para saber mais sobre os materiais/serviços, clique aqui.

4. Critérios: cadastre todos os critérios que deverão ser avaliados na etapa de seleção (homologação) e aquisição.

Para saber mais sobre o cadastro de critérios, clique aqui.

5. Classificações: cadastre todas as classificações de resultados que as avaliações poderão gerar.

Para saber mais sobre o cadastro de classificações, clique aqui.

6. Segmento (avaliação): estruture todas as avaliações que serão utilizadas, com seus respectivos critérios, periodicidade, responsáveis e resultados.

Para saber mais sobre o cadastro de segmento (avaliação), clique aqui.

Em certos casos, pode haver um segmento (avaliação) que foi previamente cadastrado e utilizado no módulo Fornecedores. No entanto, devido a atualizações e ajustes no processo, não é mais aconselhável utilizá-lo. Nesse cenário, é possível proceder com a remoção do segmento (avaliação).

Importante! Recomenda-se que o segmento (avaliação) seja inativado ao invés de removido, pois todas as informações removidas são permanentemente perdidas e não podem ser recuperadas.

Para remover um segmento (avaliação) é necessário ter a permissão de Gerenciar segmento (avaliação) Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre o segmento (avaliação) selecionado ou no ícone do menu de contexto correspondente, serão exibidas as seguintes opções: editar, inativar e remover.

Ao selecionar a opção “remover“, esse segmento (avaliação) será removido do sistema.

Uma mensagem de confirmação será exibida, solicitando a confirmação da remoção.

Após clicar em , ele será excluído permanentemente do sistema.

A remoção do segmento (avaliação) não afetará as avaliações já concluídas.

Em alguns casos específicos, um segmento anteriormente cadastrado pode não ser mais adequado, devido a atualizações e ajustes no processo. Portanto, recomendamos que este segmento seja inativado, evitando sua seleção.

Para garantir a rastreabilidade das informações, recomendamos inativar o segmento que não será mais utilizado, ao invés de removê-lo.

Importante! Recomenda-se que o segmento (avaliação) seja inativado ao invés de removido, pois todas as informações removidas são permanentemente perdidas e não podem ser recuperadas.

Como inativar um segmento?

Para inativar um segmento é necessário ter a permissão de Gerenciar segmento (avaliação). Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

Clicando com o botão direito do mouse em cima do segmento escolhido ou clicando no ícone menu de contexto do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar e remover.

Selecionando a opção de inativar, esse segmento (avaliação) deixará de estar ativo no sistema.

Após inativar o segmento (avaliação), o mesmo será exibido com a cor cinza e na coluna de situação como inativo:

Após desativar o segmento (avaliação), ele ainda será exibido na listagem junto com os segmentos (avaliação) ativos. No entanto, se desejar visualizar apenas os segmentos (avaliação) ativos, você pode usar o filtro na coluna de situação para trazê-los à tela.

Ao inativar um segmento (avaliação), as avaliações já realizadas não são impactadas, ele deixará de ser visível nas novas avaliações dos fornecedores.

Como ativar um segmento (avaliação)?

Para casos em que um segmento (avaliação) inativado anteriormente deva ser utilizado novamente, podemos ativar o mesmo.

Para ativar um segmento (avaliação) é necessário ter a permissão de gerenciar segmentos (avaliação). Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

Clicando com o botão direito do mouse em cima do segmento (avaliação) escolhido ou no ícone de menu de contexto do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, ativar e remover.

Selecionando a opção de ativar, esse segmento (avaliação) voltará a estar ativo no sistema.

Após ativar o segmento (avaliação), o mesmo voltará a ser exibido na listagem:

Ao reativar o segmento (avaliação), ele será novamente listado, permitindo que seja selecionado para realizar uma nova avaliação.

Se os campos do segmento (avaliação) forem preenchidos incorretamente ou se houver necessidade de alterações nas informações registradas, você tem a opção de editar essas informações diretamente no próprio segmento (avaliação).

Para editar um segmento (avaliação) é necessário ter a permissão de Gerenciar segmento (avaliação). Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre o segmento (avaliação) ou no ícone do menu de contexto correspondente, serão exibidas as seguintes opções: editar, inativar e remover.

Ao selecionar a opção “editar”, você terá a possibilidade de ajustar as informações do segmento cadastrado.

Ao clicar em “editar” será aberta uma janela onde poderemos inserir as modificações. Após finalizar, basta selecionar a opção de :

Na opção você pode incluir documentações adicionais que sejam necessárias para o segmento selecionado. Após incluir o documento e clicar em , será exibida a seguinte mensagem, indicando que todos os documentos preenchidos por todos os fornecedores que utilizam esse segmento serão afetados e que se trata de uma ação irreversível:

Ao editar um segmento (avaliação), as avaliações associadas serão atualizadas para refletir as alterações feitas, sem afetar as avaliações já concluídas.

O “segmento (avaliação)” refere-se a análise e avaliação dos fornecedores de produtos ou serviços. Essa avaliação é realizada para garantir que os fornecedores atendam aos padrões e requisitos previamente determinados. Dentro desse segmento, duas etapas são fundamentais: a seleção (homologação) e a aquisição.

A seleção (homologação) de fornecedores é um processo pelo qual uma empresa avalia e certifica seus potenciais parceiros comerciais antes de iniciar ou manter relações comerciais com eles. Essa prática é adotada em diversas organizações e é essencial para garantir que os fornecedores atendam aos padrões e requisitos da empresa compradora.

No contexto da estratégia de aquisição, as empresas devem realizar uma cuidadosa avaliação e seleção de fornecedores que atendam a critérios indispensáveis, financeiramente viáveis e alinhados aos objetivos de negócios da empresa compradora. Além disso, a análise desse segmento possibilita às empresas identificar oportunidades de otimização, como a consolidação de fornecedores, a negociação de termos contratuais mais favoráveis e a redução de custos.

No módulo Fornecedores clique na aba Parâmetros e posteriormente em Segmento (Avaliação):

Para adicionar um segmento é necessário ter a permissão de Gerenciar segmentos. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para adicionar um novo segmento clique em :

Será exibida a janela para cadastrar a um novo segmento, preencha os dados:

• Segmento: Insira o nome do segmento
• Descrição: Insira, algum detalhamento sobre o segmento (avaliação) que está sendo cadastrado

Campos com * são obrigatórios

Após preencher os dados clique em para concluir o cadastro:

Após clicar para salvar o segmento, uma nova tela será aberta para prosseguir com o preenchimento dos detalhes desse segmento.

Caso o fornecedor associado a este segmento necessite enviar documentação específica para avaliação, você pode incluir essa solicitação clicando em “adicionar solicitação de documento”. No entanto, é importante destacar que o envio de documentos não é obrigatório.

Após inserir os documentos necessários, como alvarás, certificados e licenças, podemos marcá-lo como obrigatório ou remover o campo, caso não seja mais necessário:

Na aba de seleção, na seção geral, é importante incluir o responsável/aprovador, a validade, os critérios essenciais para a avaliação e os resultados desejados durante a homologação desse fornecedor.

Na seção Geral preencha:

• Etapa de seleção: Estando habilitada, será realizada uma avaliação de seleção para esse segmento. Essa opção pode ser desabilitada, sendo assim nesse segmento não será realizada uma avaliação de seleção.
• Validade (em dias): Defina uma data para realizar uma nova avaliação de seleção para este segmento. Por padrão, o sistema já configura 365 dias.
• Prazo de resposta (em dias): Defina um prazo para poder estar realizando essa avaliação de seleção no segmento. Por padrão o sistema já traz 5 dias.
• Resultado máximo da avaliação: Insira um valor de resultado desejado a ser alcançado realizando a avaliação desse segmento. Por padrão o sistema já traz 100.
• Responsável/ Aprovador: Insira o nome do colaborador responsável pelo segmento.

Tanto para seleção, como aquisição siga o passo a passo abaixo:

A seção Critérios, vamos adicionar os grupos de critérios que serão usados para conduzir a avaliação. Clique em , podemos também incluir formulário com campos adicionais para realização da avaliação, mas não serão contados no resultado final. Clique aqui para visualizar como cadastrar formulários.

Ao selecionar a opção “adicionar grupo”, será exibida a janela para cadastrar os critérios, preencha os dados:

Peso: Defina um peso para o critério. Esse peso indica o grau de influência que a resposta terá no resultado geral da avaliação.

Grupo de critérios: Defina um nome para o grupo dos critérios de avaliação.

Para inserir os critérios selecionar a opção

Ao selecionar a opção “Editar Critérios”, será exibida a janela para selecionar os itens que serão inseridos na avaliação. Marque os checkboxes dos critérios escolhidos e clique em “adicionar”

Caso na listagem exibida não tenha todo os critérios necessários, pode ser realizada a criação de um novo critério clicando no botão será exibida a janela para preencher os dados. Clique aqui para visualizar como cadastrar um critério.

Após inserir os critérios, defina um peso que indica o grau de influência que a resposta terá no resultado final da avaliação. Para removê-lo selecione a , caso não seja mais necessário:

Se for responsabilidade do fornecedor responder a este grupo de critérios, marque a caixa de seleção da opção “Respondido pelo fornecedor”.

Defina os usuários autorizados para avaliar este conjunto de critérios. Os avaliadores devem ser designados individualmente para cada grupo, sendo possível selecionar mais de um usuário.

Após estabelecer critérios específicos e atribuir um peso a cada um deles, vamos agora definir os valores e a classificação para determinar os resultados.

Selecione uma classificação, clique aqui para visualizar como cadastrar uma classificação. Sempre ordenando do menos satisfatório para o mais satisfatório

Após definirmos a classificação, iremos proceder à atribuição da pontuação correspondente a essa classificação. Por exemplo: resultados entre X e Y se enquadram nessa classificação.

Por exemplo, você pode determinar que uma pontuação de 0 a 40 indica ‘Não conforme’, 40 a 70 representa ‘Parcialmente conforme’, e 70 a 100 indica ‘Conforme’.

No entanto, é importante ressaltar que essas faixas não são fixas e podem ser ajustadas conforme necessário para melhor se adequar às suas necessidades específicas

Clique em no topo da página para finalizar o cadastro da avaliação.

Em certos casos, pode haver um critério que foi previamente cadastrado e utilizado no módulo Fornecedores. No entanto, devido a atualizações e ajustes no processo, não é mais aconselhável utilizá-lo. Nesse cenário, é possível proceder com a remoção do critério.

Importante! A recomendação é que o critério seja inativada ao invés de removido, já que todas as informações removidas não podem ser restauradas.

Para remover critério é necessário ter a permissão de Gerenciar critérios. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima do critério em questão ou clicando no ícone de menu de contexto do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar e remover. Acesse a opção remover:

Selecionando a opção de remover, o sistema perguntará se deseja realmente executar essa ação:

Clicando na opção o critério será removido permanentemente do sistema, não sendo possível recuperá-lo.

Ao remover um critério, as avaliações já cadastradas serão impactadas, pois o critério deixará de ser exibido nas avaliações e não será possível recuperar as informações.

Em alguns casos específicos, um critério anteriormente cadastrado pode não ser mais adequado, devido a atualizações e ajustes no processo. Portanto, recomendamos que este critério seja inativado, evitando sua seleção.

Para garantir a rastreabilidade das informações, recomendamos inativar o critério que não será mais utilizado.

Como inativar um critério?

Para inativar um critério é necessário ter a permissão de Gerenciar critérios. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

Clicando com o botão direito do mouse em cima do critério escolhido ou clicando no ícone menu de contexto do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar e remover.

Selecionando a opção de inativar, esse critério deixará de estar ativo no sistema.

Após inativar o critério, o mesmo será exibido desfocado e na coluna de situação como inativo:

Após desativar o critério, ele ainda será exibido na listagem junto com os critérios ativos. No entanto, se desejar visualizar apenas os critérios ativos, você pode usar o filtro na coluna de situação para trazê-los à tela.

Ao inativar um critério, as avaliações já realizadas são impactadas, pois ele deixará de ser visível nas avaliações dos fornecedores.

Como ativar um critério?

Para casos em que um critério inativado anteriormente deve ser utilizado novamente, podemos ativar o mesmo.

Para ativar um critério é necessário ter a permissão de gerenciar critérios. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

Clicando com o botão direito do mouse em cima do critério escolhido ou clicando no ícone de menu de contexto do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, ativar e remover.

Selecionando a opção de ativar, esse critério voltará a estar ativo no sistema.

Após ativar o critério, o mesmo voltará a ser exibido de forma integral na listagem de critérios:

Ao reativar o critério, ele reaparecerá nas avaliações, mantendo as informações preenchidas antes da inativação.

Para situações onde precisamos alterar as informações de um critério já existente, temos a possibilidade de editar o critério dentro do sistema, permitindo que sejam realizados ajustes específicos sem que seja necessário recriar o critério do zero.

Para editar um critério é necessário ter a permissão de Gerenciar critérios. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre o critério selecionado ou no ícone do menu de contexto correspondente, serão exibidas as seguintes opções: editar, inativar e remover.

Ao selecionar a opção “editar”, você terá a possibilidade de ajustar as informações do critério cadastrado.

Ao clicar em editar será aberta uma janela onde poderemos inserir as modificações. Após finalizar, basta selecionar a opção de :

Ao editar um critério, as avaliações já cadastradas serão atualizadas para refletir as alterações feitas.