Entenda um pouco mais das novidades

Cadastro de uma nova ata e decisão está de carinha nova

• Mudamos o layout do cadastro de uma nova ata, com um indicativo em formato de passos, sendo o passo 1 o cadastro de informações gerais, o passo 2 o preenchimento de formulário e o passo 3 a adição de anexos;
• Além disso, também inserimos um novo campo: secretário. Assim com o responsável de uma ata, o usuário secretário pode também preencher a ata;
• O campo de Equipe agora é chamado de Participantes e nele você tem o atalho de selecionar um grupo de usuário e automaticamente selecionar os usuários daquele grupo;
• Também facilitamos o preenchimento do horário de início e término;
• E sobre os anexos, reformulamos a forma de envio e melhoramos a listagem dos arquivos.

Olha só como era o antes (esquerda) e como está agora (direita):

Dentro de uma ata e decisão temos mudanças também (muito interessantes inclusive rs)

• A maior mudança sem dúvida é a visual: reorganizamos todos os elementos na tela!
• Quando abrir uma ata recém cadastrada, automaticamente a pauta preenchida é trazida para a ata, para facilitar o preenchimento;
• Não precisa se preocupar mais em ficar clicando no botão “Salvar” para garantir o salvamento das informações preenchidas. Agora o módulo possui salvamento automático! Então tudo o que você preenche na ata será automaticamente salvo!!!
• E o mais legal tudo: atalhos dentro da ata para Marcar usuários, Criar uma decisão, Criar uma ação e Vincular um item!

Como estava antes:

E agora como está:

Bônus!

• Lançaremos um aplicativo do módulo Atas e Decisões, para as plataformas Android e IOS, para possibilitar que os usuários acessem atas nas quais está envolvido e também assine suas atas pendentes de assinatura!

Quando essa novidade estará disponível?

Para relembrar, essas novidades do módulo Atas e Decisões estarão disponíveis na próxima semana (dia 07/05/2024).

Mesmo quando um usuário tem uma ação cadastrada na ata, a mesma não estará disponível para visualização e nem listagem na aba de “Atas e Decisões”.

Para dar seguimento à ata, acesse o menu de contexto e selecione a opção desejada. Só é possível abrir a ação utilizando uma das opções: “Reportar progresso”; “Reportar custo”.

Ao tentar visualizar a ata correspondente, o sistema bloqueia o acesso e a seguinte mensagem aparece: “Sem permissão de acesso”.

Este recurso não está disponível para Qualitfy.

Dentro do seu Outlook, clique no botão de Suplementos e busque por Qualiex. Você encontrará o suplemento Enviar para o Atas e Decisões – Qualiex, então clique em “Obtenha agora“:

Ao adicionar, acesse o seu Calendário e clique na opção do suplemento, faça seu login e selecione a unidade que deseja cadastrar:

Selecionando um participante na reunião pelo Outlook, se esta pessoa tiver acesso ao Qualiex ela será cadastrada como equipe.

Ao cadastrar, você terá o link e poderá acessar sua ata e decisão dentro do Qualiex:

É possível:

• Ajustar todas colunas;
• Ajustar esta coluna;
• Agrupar por esta coluna;
• Desagrupar por esta coluna;
• Ordem crescente;
• Ordem decrescente;
• Coluna: podemos definir quais colunas apareceram na listagem de atas, clicando no quadrado na frente de cada uma;
• Filtro: podemos ordenar de A a Z ou de Z a A, podemos utilizar a ferramenta de busca, e podemos selecionar manualmente quais opções irão ser filtradas.

Também conseguimos agrupar a listagem de atas por colunas, para isso, arraste um ou mais títulos de coluna até a área destinada:

Para remover o agrupamento clique no da coluna.

: Habilita o campo de busca de localiza a ata e decisão por: Código, Título, Responsável ou Categoria;

: Atualiza a listagem;

: Habilita o filtro avançado:

Os usuários que aparecem para serem selecionados nos filtros avançados, são apenas aqueles que tem o módulo habilitado.

Podemos filtrar a listagem de atas definindo os seguintes campos:

• Status: É possível selecionar uma ou mais das opções listadas: Planejada, Concluída e Cancelada;
• Categoria: É listado todas as categorias que estejam cadastradas no módulo;
• Emissor: Selecione um ou mais usuários listados;
• Responsável: Selecione um ou mais usuários listados;
• Local: Será listado todos os locais cadastrados nas configurações do Integridade;
• Equipe: Selecione um ou mais usuários listados;
• Situação das assinaturas: Selecione uma ou mais das opções listadas: “Esta ata não está concluída”, “Aguardando assinaturas”, “Todas as assinaturas coletadas” ou “Não há assinaturas para coletar”.
• Data de emissão: Conseguimos definir um período personalizado utilizando os campos de data;
• Data de início: Conseguimos definir um período personalizado utilizando os campos de data;
• Data de término: Conseguimos definir um período personalizado utilizando os campos de data;
• Concluído em: Conseguimos definir um período personalizado utilizando os campos de data.

Também é possível definir os filtros, habilitando/desabilitando os campos “Exibir apenas atas e decisões confidenciais” e “Exibir apenas as atas e decisões que estão aguardando minhas assinatura”.

A opção de filtrar por “Exibir apenas atas e decisões confidenciais”, trará apenas as atas confidenciais que o usuário tem acesso.

Para aplicar os campos à filtragem clique em . Utilize para limpar as definições de filtro. Utilizando podemos exportar a listagem de atas para os seguintes formatos: “CSV, PDF ou XLSX“.

Acesse a ação que teve custo por alguma das opções descritas nesse artigo. Clique no menu de contexto  , e selecione “Reportar custo”.

Abrirá a página para você preencher:

• Valor (R$): o valor investido para a execução da ação;
• Detalhamento do que foi investido.

Após o preenchimento clique em “Reportar”.

Depois de ter reportado um custo, clicando no menu de contexto é possível “Editar” e “Remover” o reporte.

Depois de realizar as alterações necessárias, clique em para salvar.

Para visualizar o histórico de uma ação, clique duas vezes sobre a ação para que ela seja aberta.

Avance para a direita e clique em “Histórico”, será exibido todas as ações realizadas com a ação.

Não é possível excluir ou omitir alguma informação do histórico, por se tratar de um registro.

Acesse a ação que teve progresso por alguma das opções descritas nesse artigo. Clique no menu de contexto , e selecione “Reportar progresso”.

Será aberta uma nova aba para o seguinte preenchimento:

• Tempo trabalhado (em horas): o tempo gasto até aquele momento;
• Progresso (%): o progresso feito até aquele momento;
• Detalhamento do que foi feito até aquele momento.

Após finalizar o preenchimento, clique em “Reportar”.

Ao reportar mais de um progresso, as horas trabalhas e a porcentagem não são acumulados, sendo necessário reportar sempre o total do que foi trabalhado na ação.

Ao reportar é possível ver todos os progressos. Clicando no menu de contexto  , você poderá Editar  ou Remover o progresso.

Após concluído clique em .

Quando o reporte de % for igual a 100, o sistema oferecerá para concluir a ação, caso a ação tenha verificador ela irá para etapa de verificação de eficácia, onde só é possível que o verificador altere o status.

É possível Editar responsável, verificador e local, Alterar status e Remover ações em massa! Selecione duas ou mais ações e selecione qual processo será realizado.

Se uma ação tiver um verificador atribuído, ao reportar 100% de progresso a ação irá para “Verificando eficácia (C)”, apenas o verificador poderá alterar o status para “Concluído”.

Por meio do menu de contexto de cada coluna nós podemos:

Ajustar todas as colunas: organizar o tamanho de todas as colunas de acordo com as informações contidas;
Ajustar esta coluna: organizar o tamanho da coluna selecionada de acordo com as informações contidas;
Ordem crescente: organizar as informações da coluna selecionada de forma crescente;
Ordem decrescente: organizar as informações da coluna selecionada de forma decrescente;
Colunas: possibilita acrescentar ou retirar colunas para compor a exibição de informações da listagem.

• Anexos: aparece um ícone de anexo e a quantidade caso haja algum;
• Nome: nome da ação;
• Pertence à: caso seja uma tarefa, a qual ação ela pertence;
• Responsável: quem vai executar a ação;
• Verificador: verificador da ação;
• Status: status atual da ação;
• Data de início: data de início programada da ação;
• Data de término: data de término programada da ação;
• Concluído em: data que a ação foi concluída;
• Item: mostra qual ata esta ação pertence;
• Local: local o qual a ação está relacionada;
• Custo reportado: custo reportado da ação;
• Progresso: % de progresso da ação de acordo com o andamento reportado;
• Descrição: descrição da ação;
• Justificativa: justificativa da ação;
• Tipo: mostra qual o tipo de plano selecionado no cadastro da ação;
• Vínculos: caso haja algum vínculo será contabilizado.

Através do ícone de filtros  é possível filtrar as ações de acordo com o status, local, data de início, data de término, prazo de conclusão e data que a ação foi concluída:

Clicando no ícone ,nós conseguimos alterar o formato de visualização das minhas ações para:

Visão hierárquica: trará a listagem de todas as ações que estou responsável pela execução, organizadas de forma hierárquica.

Listagem simples: onde a altura das linhas da lista serão exibidas de forma regular.

Listagem compacta: onde a altura das linhas da listagem será exibida de forma reduzida.

Kanban: Trará todas as ações que estou como responsável pela execução em forma de painéis, categorizando de acordo com o status atual que a ação se encontra.

Clicando no botão conseguimos exportar as informações para uma planilha em Excel.

Dentro da aba “Categorias” do módulo, clique com o botão direito em uma categoria e selecione a opção “Ativar/Inativar”.

Se sua categoria estava ativa, agora ela estará desativada. Categorias inativas são apresentadas mais claras que as demais.