Atualizado em 10 de Abril de 2024.
As configurações específicas do módulo de Ocorrências existem para aumentar as possibilidades de personalização para o registro e tratativa das ocorrências.
Entendemos que alguns aspectos podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. Pensando nisso, as Configurações específicas do módulo vão apoiar a trazer definições que são aderentes as necessidades da sua organização para a gestão das ocorrências.
Para acessar e ajustar as configurações do módulo Ocorrências é necessário ter a Permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba Configurações > Papéis e permissões.
Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.
Configuração de planos de ação
Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação aos planos de ação das ocorrências, ou seja, é aqui que definiremos algumas configurações que passarão a ser padronizadas para essas ações. É interessante analisar e definir quais serão as parametrizações ideais para a gestão das ocorrências e suas ações para a sua organização.
Itens que estão identificados com 
estão habilitados, os que estão identificados com 
estão desabilitados.
- Permitir cadastro de ações de todos os tipos antes da análise de causa: Se essa opção estiver habilitada quando a ocorrência foi criada, será possível criar e classificar ações além do tipo de “ações imediatas”.
As ações imediatas são aquelas aplicadas para conter o problema identificado, mas elas não irão agir na causa raiz do problema, já que são aplicadas antes que a análise de causa seja feita propriamente e possamos identificar qual foi o real motivo que ocasionou a ocorrência.
Se a configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência é possível definir ações corretivas, preventivas e de oportunidade de melhoria antes mesmo de analisar a causa.
Se a configuração estava desabilitada no momento de cadastro da ocorrência, só será possível registrar ações imediatas até que a causa raiz seja definida.
- Concluir todas as ações para avançar para verificação de eficácia: Podem existir situações em que uma ocorrência pode avançar para a etapa de verificação de eficácia, se essa configuração estiver desabilitada no momento de cadastro da ocorrência, só será possível avançar a etapa de execução do plano de ação quando todas as ações estiverem concluídas.
É interessante analisar seu cenário para fazer essa definição. Pense conosco, quando sua ocorrência for para verificação de eficácia, ainda devem existir ações em andamento? Se a resposta for “não”, nossa indicação é manter essa opção habilitada para que as ocorrências só avancem para a verificação de eficácia quando não houverem mais pendências de planos de ação.
- Obrigatório verificador nas ações: O verificador será aquele usuário que vai avaliar se tudo foi executado da forma que deveria antes de concluir de fato a ação.
Observação: Para toda ação que tem um verificador de eficácia, apenas o verificador pode concluir a ação, o responsável não conseguirá concluir.
Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, aos cadastrar ações o campo de verificador será sempre sinalizado com preenchimento obrigatório.
- Permitir que o responsável e verificador da ação sejam o mesmo usuário: Como vimos no item anterior, quando uma ação tem um verificador, essa pessoa será responsável por analisar o que foi executado na ação para assegurar que ela de fato está concluída.
Na maior parte dos casos são definidos usuários diferentes (responsável da ação e verificador da ação) para que a pessoa que executou não seja a mesma que verificou, mitigando possíveis gaps no processo. No entanto, podem existir situações em que o próprio responsável da ação pode e deve ser o verificador.
Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, será possível definir o mesmo usuário como responsável e verificador da ação.
- Obrigatório o envio de anexo para concluir uma ação: A função de envio de anexos para conclusão de uma ação pode se aplicar para situações em que é necessário encaminhar evidências do que foi feito, sejam fotos, documentos ou outros arquivos.
Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, será obrigatório que um anexo seja inserido na ação para que ela possa ser concluída.
Na ação, podemos identificar uma mensagem que sinaliza essa obrigatoriedade:
- Executar ações apenas da etapa de Execução do plano de ação: Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, as ações que não foram do tipo “imediatas” só poderão ser executadas quando a ocorrência estiver oficialmente na etapa de execução do plano.
No exemplo a seguir, a ocorrência ainda está na etapa de análise de causa e não é possível reportar custo, andamento nem alterar status da ação. Só poderemos fazer isso quando a ocorrência estiver na etapa correta.
Na maior parte dos casos é preferível que as ações que foram estabelecidas sejam executadas na fase correta. As ocorrências seguem a metodologia PDCA, e dessa forma possuem etapas de execução que seguem o fluxo da metodologia. Podem existir situações em que não é necessário seguir o PDCA a risca, ou que o processo exige um pouco mais de flexibilidade.
Para essas situações, podem deixar essa opção desabilitada e as ações poderão ser executadas em qualquer etapa da ocorrência.
- Definição dos dias de trabalho: Essa configuração vai definir os dias da semana que devem ser considerados para contabilizar os prazos das ações.
Opções disponíveis:
Segunda a sexta: Se a tratativa das ocorrências deve considerar apenas de segunda à sexta;
Exceto domingos: Selecione essa opção caso na sua empresa também contabiliza todos os dias da semana (segunda à sábado) ignorando os domingos;
Todos os dias: Habilite para considerar prazo com dias corridos para a tratativa.
É interessante analisar o seu processo para fazer essa definição. Se sua empresa não atua aos finais de semana, podem definir que apenas os dias de segunda a sexta sejam levados em consideração, por exemplo.
Dessa forma, quando vamos definir o prazo da ação, sábado e domingo fica fora do cálculo e também não podem ser selecionados como data de início ou término.
Configuração de prazos
- Criar planos de ação além do prazo da etapa: Essa parametrização permite o cadastro de ações com o prazo maior do que foi estabelecido na categoria. Definir prazos de conclusão para as ações e etapas da ocorrência é muito importante para assegurar que tratativa siga o fluxo de execução até sua conclusão.
Entendemos que em alguns momentos o prazo que foi definido para conclusão de uma ação pode sofrer alteração por diversos motivos, e para manter os registros corretos, podemos alterar o prazo das ações. Essa configuração vai ajustar o prazo das etapas da ocorrência e consequentemente o prazo de conclusão dela, levando em consideração os ajustes feitos no prazo das ações.
Nesse exemplo, a ocorrência tem suas etapas e cada uma delas tem seus prazos, até chegar ao prazo final da mesma.
Na mesma ocorrência, na aba de Planos de Ação, caso seja criada uma ação que deve terminar depois da data de término prevista para a etapa de execução do plano de ação (nesse exemplo a data é para o dia 28/05/2024, a data de término que estou colocando é para o dia 31/05/2024, passando a data prevista para término da etapa), a seguinte mensagem é mostrada:
Clicando em 
, os prazos das próximas etapas da ocorrência serão recalculados para levar em consideração esse ajuste de datas. O prazo final da ocorrência também será recalculado, levando em conta o novo prazo inserido na ação.
Para casos em que esse é um cenário possível dentro do processo, podem manter essa opção habilitada nas configurações.
Alterações aplicadas nas configurações do módulo só serão aplicadas as novas ocorrências que forem cadastradas depois do ajuste. As que já estavam abertas não serão afetadas ou atualizadas.
