As configurações específicas do módulo de Ocorrências existem para aumentar as possibilidades de personalização para o registro e tratativa das ocorrências.

Entendemos que alguns aspectos podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. Pensando nisso, as Configurações específicas do módulo vão apoiar a trazer definições que são aderentes as necessidades da sua organização para a gestão das ocorrências.

Para acessar e ajustar as configurações do módulo Ocorrências é necessário ter a Permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba Configurações > Papéis e permissões.

Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.

Configuração do cadastro de ocorrências

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação ao ato de cadastrar a ocorrência.

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitir cadastro anônimo: Habilitando essa opção, para o seu processo de gestão de ocorrências será possível que os usuários registrem ocorrências de forma anônima, dessa forma o emissor da ocorrência permanece anônimo.

Essa configuração apoia o engajamento dos colaboradores no registro de situações que precisam ser notificadas e tratadas, sem que sejam identificados aqueles que registraram a ocorrência, por receio de represálias, por exemplo.

Ao registrar a ocorrência o usuário poderá selecionar se a ocorrência é anônima ou não.

Caso essa situação não seja pertinente ao seu processo, pode manter desabilitada.

• Somente cadastro anônimo: Habilitando essa opção, todas as novas ocorrências terão emissor anônimo, sem exceções. Indicada para processos em que todas as ocorrências devem ser registradas de forma anônima.

• Salvamento automático: No momento em que o usuário está registrando uma ocorrência, o registro vai sendo salvo de forma automática, podendo ser concluído em outro momento. A ocorrência fica aguardando a conclusão do registro e envio para avaliação na caixa de entrada com o status “em criação”.

Não é possível habilitar a opção de salvamento automático em conjunto com o registro de ocorrências anônimas, pois a rastreabilidade das informações e do emissor é necessária para salvar o rascunho da ocorrência.

Dessa forma, habilitamos as configurações de cadastro anônimo ou a de salvamento automático.

Quando uma das 3 configurações estiver habilitada, as outras duas ficarão desabilitadas, da seguinte forma:

• Permitir que o responsável e o verificador da ocorrência sejam o mesmo usuário: Quando essa opção está habilitada, o responsável da ocorrência e o verificador podem ser o mesmo usuário.

Em muitos casos essa configuração fica desabilitada. Já que normalmente a pessoa que executa a tratativa não será a mesma que vai avaliar a eficácia do que foi feito. Mas com a configuração habilitada é possível definir o mesmo usuário como responsável nos dois contextos caso esse cenário seja pertinente para a empresa.

Formulário padrão do cadastro da Ocorrência

É possível configurar alguns campos que serão utilizados para cadastro das ocorrências.

Dependendo do processo um campo pode não ser necessário ou pode apenas não ter preenchimento obrigatório em todas as ocorrências. Nesses casos, é possível personalizar alguns desses campos.

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

Os campos de título, categoria e descrição são visíveis e obrigatórios por padrão.

• Campo de Tipo: Esse campo sempre será listado, mas seu preenchimento pode não ser obrigatório.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

• Campo de Cliente: Caso o campo de cliente não seja necessário, é possível desabilitar o mesmo, e ele deixará de aparecer ao cadastrar as novas ocorrências.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

• Campo de Local: Caso o campo de local não seja necessário, é possível desabilitar o mesmo, e ele deixará de aparecer ao cadastrar as novas ocorrências.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

Importante! Para o campo de Local, as informações registradas podem ter impacto nas ocorrências que o usuário tem acesso e/ou pode executar atividades de acordo com as permissões no seu papel. Se o campo estiver desabilitado não é possível fazer esssas definições a partir das permissões. Exemplo: permissões de aprovar, visualizar ocorrências do local.

• Campo de Aprovador: Caso não seja necessário selecionar quem será o usuário responsável por aprovar as ocorrências, é possível desabilitar o mesmo, e ele deixará de aparecer ao cadastrar as novas ocorrências.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

Importante! Se o campo de aprovador estiver desabilitado para cadastrar as ocorrências, não é possível restringir quais usuários receberão a notificação de registro da ocorrência, irá para todos que tem a permissão de aprovar no papel. Com o campo, quando selecionamos um usuário como aprovador, apenas ele será notificado.

Alterações aplicadas nas configurações do módulo só serão aplicadas as novas ocorrências que forem cadastradas depois do ajuste. As que já estavam abertas não serão afetadas ou atualizadas.

Após abrir uma ocorrência é possível deixar comentário e mencionar a pessoa, para que a mesma seja notificada por e-mail. Através dos comentários podemos interagir com as pessoas que estão envolvidas ou precisam saber de alguma informação.

Para deixar comentários na Ocorrência, abra a ocorrência e acesse a aba de “Comentários”

Insira um comentário, e para mencionar um responsável (que será notificado por e-mail) “digite @” e selecione o nome do usuário. Após finalizar o comentário, clique em “Comentar”

Após selecionar o nome do usuário, ele fica sublinhado. E o comentário fica salvo.

O responsável vai receber um e-mail, conforme a imagem abaixo:

Quando for necessário registrar algum desvio no processo, você pode registrar uma ocorrência. Após o registro ela irá para aprovação para ser avaliada pelos responsáveis.

Esse registro pode ser feito de forma anônima não sendo possível a identificação do emissor.

No módulo de ocorrências clique  em para adicionar uma ocorrência e selecione a opção para “Cadastrar Anônimo”:

Geral

Será exibida a tela para registrar a ocorrência, preencha os campos. Campos com * são obrigatórios.

Quando for necessário registrar algum desvio no processo, você pode registrar uma ocorrência.

Após o registro ela irá para aprovação para ser avaliada pelos responsáveis.

No módulo de ocorrências clique em  para adicionar uma ocorrência.

Geral

Será exibida a tela para registrar a ocorrência, preencha os campos.

Campos com * são obrigatórios.

• Título: Insira o título da ocorrência, para facilitar informe um texto curto que seja fácil de identificar a ocorrência na listagem.
• Categoria: Selecione a categoria da ocorrência, na etapa da aprovação o aprovador responsável pode alterar a categoria, se for necessário.
• Tipo: Informe o tipo da ocorrência, não é obrigatório informar o tipo ao cadastrar a ocorrência, na etapa da aprovação o aprovador responsável pode definir o tipo adequado.

Para os usuários que tem a permissão: “Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa“, é possível cadastrar uma nova categoria e um novo tipo utilizando  na primeira opção da listagem.

• Cliente: Selecione o cliente relacionado com a ocorrência registrada.
• Local: Informe o local onde aconteceu a ocorrência que será cadastrada.
• Aprovador: Seleciona quem deve aprovar essa ocorrência.

Para os usuários que tem a permissão Gerenciar > Clientes nas configurações do Qualiex é possível cadastrar um novo cliente e um novo local utilizando  na primeira opção da listagem.

• Descrição: Descreva detalhadamente como a ocorrência aconteceu.
  • Utilize a barra para formatar o texto. 

Anexos

Se for necessário enviar algum anexo ao registrar a ocorrência, clique na aba Anexos.

Arraste o arquivo do seu computador ou clique em  para escolher o arquivo, é permitido enviar vários arquivos de uma vez.

Temos algumas funcionalidades para gestão dos anexos.

1. Funções Anexo: Clique em  para selecionar todos os arquivos. Selecione o arquivo e clique em  para remover. Para fazer o download dos arquivos selecionados clique em  .
2. Busca: Localize um arquivo pelo nome, clicando em  ordene de A a Z ou pelos arquivos com envio mais antigo. Para atualizar a listagem clique em .
3. Paginação: Selecione quantos itens exibir na página e navegue utilizando as opções .
4. Opções do anexo: Clicando no menu de contexto  no anexo podemos renomear o arquivo, visualizar, fazer o download ou remover.

Para registrar a ocorrência clique em Salvar e temos duas opções:

• Salvar: Após salvar a ocorrência ela é encaminhada para a aprovação. O registro está concluído e a ocorrência pode ser localizada na listagem geral com o status “Aguardando Avaliação”. 
• Salvar rascunho: Armazena a ocorrência podendo ser editada até estar pronta para ser encaminhada para aprovação.