Ações padrões são tarefas, procedimentos ou etapas predefinidas que compõem nosso processo e fluxo de trabalho. Podemos otimizar a operação ao garantir que as ações sejam automaticamente exibidas nas ocorrências associadas à sua categoria específica.

Essas ações são associadas às categorias das ocorrências, nos permitindo cadastrá-las de acordo com o contexto de cada categoria.

Por exemplo, na categoria “Reclamação de cliente”, se fizer sentido para o processo, podemos definir como ação padrão o procedimento de “Entrar em contato com o cliente”. O cadastro de ações padrão é uma prática que contribui para uma gestão mais ágil e eficiente das atividades conforme a necessidade específica de cada situação.

Para criar ações padrão necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Configurações > Papéis e Permissões

Para cadastrar uma ação padrão, é necessário acessar a categoria à qual ela será vinculada. Podemos realizar essa alteração clicando uma vez no nome da categoria ou através do ícone e da opção de “editar”:

Dentro da categoria, você encontrará a aba “Ações Padrão”, onde localizará a opção :

Em seguida temos acesso à janela de registro da ação, onde preencheremos os campos necessários para garantir uma ação completa e precisa. É crucial neste momento construirmos uma ação objetiva e abrangente para garantir resultados satisfatórios.

• Nome (O quê?): Preencha este campo obrigatório com o título claro e objetivo da ação a ser realizada. Isso garantirá que o executor da ação possa realizá-la de forma precisa e eficaz.
  
• Local (Onde?): Caso haja um local específico onde a ação será realizada, podemos informá-lo nesse campo.
  
• Custo (Quanto?): Se esta ação implicar custos, é possível evidenciar essa informação no campo.
  
• Descrição (Como?): No campo de descrição forneça detalhes sobre como a ação deve ser executada. Inclua todas as informações relevantes para uma execução adequada.
  
• Justificativa (Porque?): Explique a motivação e a razão pela qual a ação deve ser executada, proporcionando contexto e clareza aos envolvidos.

É possível cadastrar quantas ações padrão forem necessárias dentro da categoria, pois atualmente não há um limite estabelecido. Na aba de cadastro de ações padrão, é possível visualizar até 100 delas por página.

Havendo uma ação padrão já registrada, no cadastro das novas ações é disponibilizado o campo “Pertence à”, onde podemos indicar que a nova ação está relacionada a uma ação já cadastrada.

Quando cadastramos uma ação relacionada a outra, a ação principal receberá um ícone indicando que possui ações associadas à ela. Ao clicar nesse ícone, podemos expandir a visualização para encontrar a ação-filha:

As novas ocorrências desta categoria possuirão essas ações cadastradas por padrão.

Ações padrões são tarefas, procedimentos ou etapas predefinidas que compõem nosso processo e fluxo de trabalho. Podemos otimizar a operação ao garantir que as ações sejam automaticamente exibidas nas ocorrências associadas à sua categoria específica.

Essas ações são associadas às categorias das ocorrências, nos permitindo cadastrá-las de acordo com o contexto de cada categoria.

Por exemplo, na categoria “Reclamação de cliente”, se fizer sentido para o processo, podemos definir como ação padrão o procedimento de “Entrar em contato com o cliente”. O cadastro de ações padrão é uma prática que contribui para uma gestão mais ágil e eficiente das atividades conforme a necessidade específica de cada situação.

Para criar ações padrão é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Configurações > Papéis e Permissões

Para cadastrar uma ação padrão, é necessário acessar a categoria à qual ela será vinculada. Podemos realizar essa alteração clicando uma vez no nome da categoria ou através do ícone na opção de “editar”:

Dentro da categoria, você encontrará a aba “Ações Padrão”, onde localizará a opção :

Em seguida temos acesso à janela de registro da ação, onde preencheremos os campos necessários para garantir uma ação completa e precisa. É crucial neste momento construirmos uma ação objetiva e abrangente para garantir resultados satisfatórios.

• Nome (O quê?): Preencha este campo obrigatório com o título claro e objetivo da ação a ser realizada. Isso garantirá que o executor da ação possa realizá-la de forma precisa e eficaz.
  
• Local (Onde?): Caso haja um local específico onde a ação será realizada, podemos informá-lo nesse campo.
  
• Custo (Quanto?): Se esta ação implicar custos, é possível evidenciar essa informação no campo.
  
• Descrição (Como?): No campo de descrição forneça detalhes sobre como a ação deve ser executada. Inclua todas as informações relevantes para uma execução adequada.
  
• Justificativa (Porque?): Explique a motivação e a razão pela qual a ação deve ser executada, proporcionando contexto e clareza aos envolvidos.

É possível cadastrar quantas ações padrão forem necessárias dentro da categoria, pois atualmente não há um limite estabelecido. Na aba de cadastro de ações padrão, é possível visualizar até 100 delas por página.

Havendo uma ação padrão já registrada, no cadastro das novas ações é disponibilizado o campo “Pertence à”, onde podemos indicar que a nova ação está relacionada a uma ação já cadastrada.

Quando cadastramos uma ação relacionada a outra, a ação principal receberá um ícone indicando que possui ações associadas à ela. Ao clicar nesse ícone, podemos expandir a visualização para encontrar a ação-filha:

As novas ocorrências desta categoria possuirão essas ações cadastradas por padrão.

Caso tenha ocorrido alguma inserção errônea de informações ou houver alguma alteração nos dados da categoria, nós temos a opção de editar as informações de uma Categoria.

Para editar categorias é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto  dela, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Ao selecionar a opção de editar, você poderá modificar as informações da categoria cadastrada.

Ao clicar em , o processo será concluído e a categoria será editada conforme necessário.

Ao editar uma Categoria de ocorrência, as ocorrências vinculadas a ela também serão atualizadas para refletir as alterações feitas.

Caso tenha ocorrido alguma inserção errônea de informações ou houver alguma alteração nos dados da categoria, nós temos a opção de editar as informações de uma Categoria.

Para editar categorias é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto  dela, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Ao selecionar a opção de editar, você poderá modificar as informações da categoria cadastrada.

Ao clicar em , o processo será concluído e a categoria será editada conforme necessário.

Ao editar uma Categoria de ocorrência, as ocorrências vinculadas a ela também serão atualizadas para refletir as alterações feitas.

Em alguns casos específicos, uma categoria anteriormente cadastrada e utilizada no módulo Ocorrências pode não ser mais adequada, devido a atualizações e ajustes no processo. Portanto, recomendamos que esta categoria seja inativada, evitando sua seleção em uma ocorrência.

Para garantir a rastreabilidade das informações, recomendamos inativar a categoria que não será mais utilizada. Dessa forma ela deixa de ser exibida na listagem para selecionarmos uma ocorrência.

Necessário ter a permissão de “Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa”. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

No módulo Ocorrências, acesse a aba “Categorias“:

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Selecionando a opção de inativar, essa categoria deixará de estar ativa no sistema.

Após inativar a categoria, a mesma será exibida desfocada e na coluna de situação como inativo:

Para visualizar as categorias inativas ou reativá-las, você pode utilizar o filtro na coluna de situação. Por padrão, esse filtro vem configurado para trazer as categorias ativas. Habilitando no filtro a opção de inativos, as categorias nessas duas situações serão listadas.

As categorias inativas não são mais exibidas na listagem para seleção, as ocorrências que utilizam essa categoria não sofrem alterações. Será exibida a informação da categoria com o [Inativo]

As categorias inativas não são mais exibidas na listagem para seleção, as ocorrências que utilizam essa categoria não sofrem alterações

Como ativar categoria de ocorrência?

Para casos em que uma categoria de ocorrência inativada anteriormente deve ser utilizado novamente, podemos ativar a mesma.

Necessário ter a Permissão de “Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa”. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações

Após habilitar o filtro de categorias inativas e localizar aquela que deve ser reativada, podemos clicar com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, ativar, duplicar e remover.

Selecionando a opção de ativar, essa categoria voltará a estar ativa no sistema.

Após ativar a categoria, a mesma voltará a ser exibida de forma integral na listagem de categorias:

As categorias ativadas voltam a serem exibidas na listagem para seleção no cadastro de próximas ocorrências

Em alguns casos específicos, uma categoria anteriormente cadastrada e utilizada no módulo Ocorrências pode não ser mais adequada, devido a atualizações e ajustes no processo. Portanto, recomendamos que esta categoria seja inativada, evitando sua seleção em uma ocorrência.

Para garantir a rastreabilidade das informações, recomendamos inativar a categoria que não será mais utilizada. Dessa forma ela deixa de ser exibida na listagem para selecionarmos uma ocorrência.

Necessário ter a Permissão de “Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa”. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações

No módulo Ocorrências, acesse a aba “Categorias“:

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Selecionando a opção de inativar, essa categoria deixará de estar ativa no sistema.

Após inativar a categoria, a mesma será exibida desfocada e na coluna de situação como inativo:

Para visualizar as categorias inativas ou reativá-las, você pode utilizar o filtro na coluna de situação. Por padrão, esse filtro vem configurado para trazer as categorias ativas. Habilitando no filtro a opção de inativos, as categorias nessas duas situações serão listadas.

As categorias inativas não são mais exibidas na listagem para seleção, as ocorrências que utilizam essa categoria não sofrem alterações. Será exibida a informação da categoria com o [Inativo]

Como ativar categoria de ocorrência?

Para casos em que uma categoria de ocorrência inativada anteriormente deve ser utilizado novamente, podemos ativar a mesma.

Necessário ter a Permissão de “Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa”. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações

Após habilitar o filtro de categorias inativas e localizar aquela que deve ser reativada, podemos clicar com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, ativar, duplicar e remover.

Selecionando a opção de ativar, essa categoria voltará a estar ativa no sistema.

Após ativar a categoria, a mesma voltará a ser exibida de forma integral na listagem de categorias:

As categorias ativadas voltam a serem exibidas na listagem para seleção no cadastro de próximas ocorrências

Quando já possuímos uma categoria cadastrada e devidamente configurada, mas necessitamos cadastrar uma nova categoria com algumas diferenciações, podemos economizar tempo através da duplicação da categoria.

Ao duplicar a categoria original e realizar os ajustes necessários, evitamos a necessidade de criar uma nova categoria do zero, o que otimiza significativamente nosso tempo e recursos de forma eficaz!

Para duplicar uma categoria é necessário ter a Permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Configurações > Papéis e Permissões

Para realizar essa alteração, é necessário acessar a aba de categorias, clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria em questão ou clicando no ícone de menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover. Acesse a opção “duplicar”:

Após isso, uma nova janela será aberta exibindo os dados da categoria selecionada, permitindo que façamos as alterações necessárias.

Por padrão, o título da nova categoria indicará que se trata de uma cópia, mas todos os campos, incluindo o título, podem ser modificados conforme necessário a qualquer momento, com exceção da função de habilitar e desabilitar etapas que é um recurso exclusivo Qualiex.

Veja mais sobre a função de habilitar e desabilitar etapas no Qualitfy clicando aqui!

Além dos dados da aba geral, as informações da aba de planos de ação também são replicadas:

Após realizar os ajustes necessários, basta clicar no ícone de e a nova categoria estará pronta para ser utilizada.

Ao duplicar a categoria, as ações padrões não são duplicadas, elas precisam ser cadastradas na categoria após a duplicação!

Em alguns casos, pode existir uma categoria que foi previamente cadastrada e utilizada no módulo Ocorrências. Contudo, devido a atualizações e ajustes no processo, não é mais aconselhável utilizar essa categoria ao registrar novas ocorrências. Nesse cenário, é possível proceder com a remoção da categoria.

Importante! A recomendação é que a Categoria seja inativada ao invés de removida, já que todas as informações removidas não podem ser restauradas.

Para remover categorias é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria em questão ou clicando no ícone de menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover. Acesse a opção “remover”:

Ao clicar para remover, uma mensagem de confirmação será exibida, solicitando a confirmação da remoção.

Será possível remover uma categoria somente se não houver ocorrências vinculadas a ela. Se for necessário remover uma categoria vinculada, será preciso editar as ocorrências e realizar a alteração de categoria.

Ao tentar remover uma categoria que está vinculada a ocorrências, a seguinte mensagem será apresentada:

Em alguns casos, pode existir uma categoria que foi previamente cadastrada e utilizada no módulo Ocorrências. Contudo, devido a atualizações e ajustes no processo, não é mais aconselhável utilizar essa categoria ao registrar novas ocorrências. Nesse cenário, é possível proceder com a remoção da categoria.

Importante! A recomendação é que a Categoria seja inativada ao invés de removida, já que todas as informações removidas não podem ser restauradas.

Para remover categorias é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria em questão ou clicando no ícone de menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover. Acesse a opção “remover”:

Ao clicar para remover, uma mensagem de confirmação será exibida, solicitando a confirmação da remoção.

Será possível remover uma categoria somente se não houver ocorrências vinculadas a ela. Se for necessário remover uma actegoria vinculada, será preciso editar as ocorrências e realizar a alteração de categoria.

Ao tentar remover uma categoria que está vinculada a ocorrências, a seguinte mensagem será apresentada:

Quando já possuímos uma categoria cadastrada e devidamente configurada, mas necessitamos cadastrar uma nova categoria com algumas diferenciações, podemos economizar tempo através da duplicação da categoria.

Ao duplicar a categoria original e realizar os ajustes necessários, evitamos a necessidade de criar uma nova categoria do zero, o que otimiza significativamente nosso tempo e recursos de forma eficaz.

Para duplicar uma categoria é necessário ter a Permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Configurações > Papéis e Permissões

Para realizar essa alteração, é necessário acessar a aba de categorias, clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria em questão ou clicando no ícone de menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover. Acesse a opção “duplicar”:

Após isso, uma nova janela será aberta exibindo os dados da categoria selecionada, permitindo que façamos as alterações necessárias.

Por padrão, o título da nova categoria indicará que se trata de uma cópia, mas todos os campos, incluindo o título, podem ser modificados conforme necessário a qualquer momento.

Além dos dados da aba geral, as informações da aba de planos de ação também são replicadas.

Após realizar os ajustes necessários, basta clicar no ícone de e a nova categoria estará pronta para ser utilizada.

Ao duplicar a categoria, as ações padrões não são duplicadas, elas precisam ser cadastradas na categoria após a duplicação!