Classificações dos documentos – Wiki https://wiki.qualiex.com Base de Conhecimento Sobre o Software da Qualidade Qualiex Fri, 11 Mar 2022 12:25:09 +0000 pt-BR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.5.2 https://wiki.qualiex.com/wp-content/uploads/2021/10/cropped-favicon-32x32-1-32x32.png Classificações dos documentos – Wiki https://wiki.qualiex.com 32 32 Como remover uma classificação? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-remover-uma-classificacao/ Mon, 20 Sep 2021 18:50:11 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=807

Atualizado em 

Para que uma classificação seja removida, é necessário que a classificação que será removida não tenha nenhum documento associado.

Para remover uma classificação o usuário precisa ter a permissão para remover uma classificação habilitada nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em “Classificações” e selecione a classificação que deseja remover.
4. Clique em “Remover” e confirme a remoção para concluir.

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]]> Como editar uma classificação? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-editar-uma-classificacao/ Mon, 20 Sep 2021 18:49:29 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=805

Atualizado em 

Podemos editar os dados de uma classificação.

Necessário ter permissão para editar uma classificação nas configurações do Qualiex.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em “Classificações” e selecione a classificação que deseja alterar.
4. Clique em “Editar”. 

Será exibido a tela para editar a Classificação.

  • Nome: Altere o nome da classificação.
  • Código dos Documentos: Altere o código do documento. Não permite alterar caso já tenha outro documento com o mesmo número sequencial.
  • Usar confirmação de leitura: Caso a opção de confirmação de leitura for alterada será necessário selecionar se a alteração será aplicada apenas para novos documentos ou para todos os documentos que já foram enviados com essa classificação.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for sim.

  • Periodicidade de validade (em dias): Informe a validade do documento, quando o prazo expirar o documento se torna obsoleto.
  • Periodicidade de revisão (em dias): Definir o prazo para realizar as revisões, após expirar o prazo o Qualiex vai gerar uma pendência.

Para habilitar Periodicidade de validade e Periodicidade de revisão é necessário ter a permissão de acesso total na unidade concedido no cadastro do colaborador do Qualiex.

  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento. 

  • Justificativa de impressão: Selecione para que seja exibido um campo para justificar a impressão do documento.
  • Gerar PDF: Selecione para gerar a visualização do documento em PDF. Formatos de arquivos suportados para gerar PDF: DOC, DOCX, DOT, DOTX, ODF, ODP, ODT, PPT, PPTX, VSD, VSDX, XLS, XLSX, XLT, XLTX.
  • Descrição: Informe quais serão os documentos podem ter essa classificação.

Após preencher os dados, clique em “Próximo”.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

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]]> O que é e como cadastro um metadado? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/o-que-e-e-como-cadastro-um-metadado/ Mon, 20 Sep 2021 18:48:49 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=803

Atualizado em 11

Um metadado é uma informação adicional relacionada com a classificação, um campo adicional que não tem como padrão no Qualiex, que deve ser informado quando enviamos/revisamos um documento.

Quando enviamos/revisamos um documentos será exibida uma aba Metadados com os campos cadastrados.

Após criar a classificação, podemos cadastrar os metadados.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em “Classificações”.
4. Depois clique em “Novo”.

Veja como cadastrar a classificação nesse artigo.

Na aba Metadados, clique em adicionar.

Será exibido o campo para preencher os dados:

  • Nome: Informe o nome do campo que será preenchido.

Ao utilizar metadados com espaço, e atribuir um modelo de cabeçalho e rodapé não reconhece. Utilize traço para separação das palavras.

  • Tipo: Defina qual será o tipo do campo.
    • Texto: Permite digitar um texto curto.
    • Texto Longo: Permite inserir um texto mais extenso.
    • Data: Exibe um calendário para seleção de uma data.
    • Numérico: Permite inserir números.
    • Seleção Única (Lista): Exibe uma listagem, permitindo selecionar apenas uma opção.
    • Seleção Múltipla: Exibe uma listagem, permitindo selecionar mais de uma opção.
  • Lista: Informe a lista que será exibida quando o tipo do campo é Seleção Única (Lista) ou Seleção Múltipla. Essa lista deve estar cadastrada nas Configurações.

Veja como cadastrar uma lista nesse artigo.

  • Valor Padrão: Informação inserida nesse campo vem preenchida automaticamente nos documentos que utilizam modelo de cabeçalho e rodapé no Word ou Excel.
  • Obrigatório: Defina se o preenchimento do campo vai ser obrigatório ou não.

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]]> Como criar uma classificação para um documento? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-criar-uma-classificacao-para-um-documento-2/ Mon, 20 Sep 2021 18:48:05 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=801

Atualizado em 

No Docs ao inserir um documento devemos informar a classificação, ou seja, o tipo de documento que será armazenado.

As classificações mais utilizadas são: formulários, instrução de trabalho (IT), processo, manual, procedimento operacional padrão (POP).

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em “Classificações”.
4. E depois, clique em “Novo”.

Será exibido a tela para cadastrar a Classificação.

  • Nome: Informe o nome da classificação.

Formulários, instrução de trabalho, procedimento operacional padrão, processo ou manual por exemplo.

  • Código dos Documentos: O código pode ser sigla ou número, e serve para facilitar a identificação do documento.

(POP) para Procedimento Operacional Padrão, (IT) para instrução de trabalho, por exemplo.

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Não recomendamos uso de usuário genérico por não ser possível identificar em específico quem fez as ações no sistema.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for sim.

  • Periodicidade de validade (em dias): Informe a validade do documento, quando o prazo expirar o documento se torna obsoleto.
  • Periodicidade de revisão (em dias): Definir o prazo para realizar as revisões, após expirar o prazo o Qualiex vai gerar uma pendência.

Para habilitar Periodicidade de validade e Periodicidade de revisão é necessário ter a permissão de editar todos os registros concedido nas configurações do Qualiex.

  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento. 

  • Justificativa de impressão: Selecione para que seja exibido um campo para justificar a impressão do documento.
  • Gerar PDF: Selecione para gerar a visualização do documento em PDF. Formatos de arquivos suportados para gerar PDF: DOC, DOCX, DOT, DOTX, ODF, ODP, ODT, PPT, PPTX, VSD, VSDX, XLS, XLSX, XLT, XLTX.
  • Descrição: Informe quais serão os documentos podem ter essa classificação.

Após preencher os dados, clique em “Próximo”.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

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]]> Como criar uma classificação para um documento? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-criar-uma-classificacao-para-um-documento/ Fri, 17 Sep 2021 17:48:59 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=537

Atualizado em 

No Docs ao inserir um documento devemos informar a classificação, ou seja, o tipo de documento que será armazenado.

As classificações mais utilizadas são: formulários, instrução de trabalho (IT), processo, manual, procedimento operacional padrão (POP).

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em “Classificações”.
4. E depois, clique em “Novo”.

Será exibido a tela para cadastrar a Classificação.

  • Nome: Informe o nome da classificação.

Formulários, instrução de trabalho, procedimento operacional padrão, processo ou manual por exemplo.

  • Código dos Documentos: O código pode ser sigla ou número, e serve para facilitar a identificação do documento.

(POP) para Procedimento Operacional Padrão, (IT) para instrução de trabalho, por exemplo.

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Não recomendamos uso de usuário genérico por não ser possível identificar em específico quem fez as ações no sistema.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for sim.

  • Periodicidade de validade (em dias): Informe a validade do documento, quando o prazo expirar o documento se torna obsoleto.
  • Periodicidade de revisão (em dias): Definir o prazo para realizar as revisões, após expirar o prazo o Qualiex vai gerar uma pendência.

Para habilitar Periodicidade de validade e Periodicidade de revisão é necessário ter a permissão de editar todos os registros concedido nas configurações do Qualiex.

  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento. 

  • Justificativa de impressão: Selecione para que seja exibido um campo para justificar a impressão do documento.
  • Gerar PDF: Selecione para gerar a visualização do documento em PDF. Formatos de arquivos suportados para gerar PDF: DOC, DOCX, DOT, DOTX, ODF, ODP, ODT, PPT, PPTX, VSD, VSDX, XLS, XLSX, XLT, XLTX.
  • Descrição: Informe quais serão os documentos podem ter essa classificação.

Após preencher os dados, clique em “Próximo”.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

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