As configurações específicas do módulo de Ocorrências existem para aumentar as possibilidades de personalização para o registro e tratativa das ocorrências.

Entendemos que alguns aspectos podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. Pensando nisso, as Configurações específicas do módulo vão apoiar a trazer definições que são aderentes as necessidades da sua organização para a gestão das ocorrências.

Para acessar e ajustar as configurações do módulo Ocorrências é necessário ter a Permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba Configurações > Papéis e permissões.

Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.

Configuração do cadastro de ocorrências

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação ao ato de cadastrar a ocorrência.

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitir cadastro anônimo: Habilitando essa opção, para o seu processo de gestão de ocorrências será possível que os usuários registrem ocorrências de forma anônima, dessa forma o emissor da ocorrência permanece anônimo.

Essa configuração apoia o engajamento dos colaboradores no registro de situações que precisam ser notificadas e tratadas, sem que sejam identificados aqueles que registraram a ocorrência, por receio de represálias, por exemplo.

Ao registrar a ocorrência o usuário poderá selecionar se a ocorrência é anônima ou não.

Caso essa situação não seja pertinente ao seu processo, pode manter desabilitada.

• Somente cadastro anônimo: Habilitando essa opção, todas as novas ocorrências terão emissor anônimo, sem exceções. Indicada para processos em que todas as ocorrências devem ser registradas de forma anônima.

• Salvamento automático: No momento em que o usuário está registrando uma ocorrência, o registro vai sendo salvo de forma automática, podendo ser concluído em outro momento. A ocorrência fica aguardando a conclusão do registro e envio para avaliação na caixa de entrada com o status “em criação”.

Não é possível habilitar a opção de salvamento automático em conjunto com o registro de ocorrências anônimas, pois a rastreabilidade das informações e do emissor é necessária para salvar o rascunho da ocorrência.

Dessa forma, habilitamos as configurações de cadastro anônimo ou a de salvamento automático.

Quando uma das 3 configurações estiver habilitada, as outras duas ficarão desabilitadas, da seguinte forma:

• Permitir que o responsável e o verificador da ocorrência sejam o mesmo usuário: Quando essa opção está habilitada, o responsável da ocorrência e o verificador podem ser o mesmo usuário.

Em muitos casos essa configuração fica desabilitada. Já que normalmente a pessoa que executa a tratativa não será a mesma que vai avaliar a eficácia do que foi feito. Mas com a configuração habilitada é possível definir o mesmo usuário como responsável nos dois contextos caso esse cenário seja pertinente para a empresa.

Formulário padrão do cadastro da Ocorrência

É possível configurar alguns campos que serão utilizados para cadastro das ocorrências.

Dependendo do processo um campo pode não ser necessário ou pode apenas não ter preenchimento obrigatório em todas as ocorrências. Nesses casos, é possível personalizar alguns desses campos.

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

Os campos de título, categoria e descrição são visíveis e obrigatórios por padrão.

• Campo de Tipo: Esse campo sempre será listado, mas seu preenchimento pode não ser obrigatório.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

• Campo de Cliente: Caso o campo de cliente não seja necessário, é possível desabilitar o mesmo, e ele deixará de aparecer ao cadastrar as novas ocorrências.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

• Campo de Local: Caso o campo de local não seja necessário, é possível desabilitar o mesmo, e ele deixará de aparecer ao cadastrar as novas ocorrências.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

Importante! Para o campo de Local, as informações registradas podem ter impacto nas ocorrências que o usuário tem acesso e/ou pode executar atividades de acordo com as permissões no seu papel. Se o campo estiver desabilitado não é possível fazer esssas definições a partir das permissões. Exemplo: permissões de aprovar, visualizar ocorrências do local.

• Campo de Aprovador: Caso não seja necessário selecionar quem será o usuário responsável por aprovar as ocorrências, é possível desabilitar o mesmo, e ele deixará de aparecer ao cadastrar as novas ocorrências.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

Importante! Se o campo de aprovador estiver desabilitado para cadastrar as ocorrências, não é possível restringir quais usuários receberão a notificação de registro da ocorrência, irá para todos que tem a permissão de aprovar no papel. Com o campo, quando selecionamos um usuário como aprovador, apenas ele será notificado.

Alterações aplicadas nas configurações do módulo só serão aplicadas as novas ocorrências que forem cadastradas depois do ajuste. As que já estavam abertas não serão afetadas ou atualizadas.

Considerando que alguns processos podem não requerer todas as etapas do PDCA, disponibilizamos a função de habilitar e desabilitar etapas que, através da aba de categorias, garante autonomia e flexibilidade para que você possa definir as etapas necessárias para as suas tratativas, personalizando assim o fluxo de tratamento das ocorrências.
No entanto, essa parametrização não está disponível no Qualitfy.

A configuração para habilitar e desabilitar as etapas da tratativa é um recurso exclusivo do Qualiex.
Para conhecer a fundo essa e outras funcionalidades, entre em contato com nosso time!

Veja mais sobre cada uma das etapas do PDCA em nosso blog da qualidade!

O Ciclo PDCA ou Ciclo de Deming é uma metodologia eficaz para gerenciamento empresarial, onde contemplamos etapas de planejamento, execução, verificação e ação, com o objetivo de promover melhorias contínuas e progressivas nos processos.

Veja mais sobre cada uma das etapas do PDCA em nosso blog da qualidade!

Considerando que alguns processos podem não requerer todas as etapas do PDCA, através da aba de categorias, oferecemos a autonomia e flexibilidade para que você possa habilitar ou desabilitar as etapas do PDCA conforme necessário, personalizando assim o fluxo de tratamento das ocorrências.

Para desabilitar ou habilitar uma etapa é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para determinar quais etapas do PDCA devem compor a categoria em uma categoria já cadastrada, clique no menu de contexto  e em seguida na opção de “editar”

Caso a categoria ainda não esteja criada, é possível cadastrá-la, clique aqui para visualizar como realizar o cadastro da categoria.

Após abrir a janela com as informações, analise as etapas do PDCA (Análise de causa, Verificação de eficácia, Padronização/Divulgação) e selecione quais etapas devem permanecer ativas.

As etapas são ativadas e desativadas por meio do ícone abaixo, sendo:

Quando a categoria está ativa

Quando a categoria está inativa

No exemplo abaixo, a etapa de análise de causa foi desabilitada para as ocorrências que possuem essa categoria.

Para ativar clique no ícone e a etapa volta a ficar ativa.

Clicando em é possível verificar como ficou definido seu fluxo de tratativa e quais etapas estão ativas nele.

Assim que finalizar as alterações, clique em

Não é possível desativar uma etapa que possua ocorrências em aberto que estão passando por ela na categoria em questão!

Ao tentarmos desativar uma etapa que possua ocorrências que estão passando por ela, é exibido um aviso informando o número de ocorrências que estão nessa etapa da categoria, conforme o exemplo:

Dessa forma, é necessário concluir a tratativa dessas etapas antes de realizar a desativação.

As alterações realizadas impactam somente nas etapas que ainda não foram concluídas nas tratativas, nas ocorrências, não são alteradas as etapas anteriores à etapa atual!