A personalização das configurações do módulo Ocorrências como as definições das configurações de cadastro e de formulário padrão das ocorrências são funcionalidades exclusivas do Qualiex. Caso identifiquem que o Qualiex e sua capacidade de personalização é mais aderente as necessidades da sua organização, fale com um de nossos especialistas!

Em algumas situações, algumas informações podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. No Qualiex é possível personalizar essas configurações de acordo com esses cenários, no Qualitfy elas já vem configuradas de forma padrão, para facilitar a condução dos processos de pequenas empresas.

Nesse artigo explicaremos algumas das definições que são padronizadas para o módulo Ocorrências do Qualitfy.

Para acessar as configurações e verificar como estão definidas as configurações padronizadas do Ocorrencias Qualitfy é necessário ter permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba de Configurações > Papéis e permissões.

Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.

Configuração do cadastro de ocorrências

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação ao ato de cadastrar a ocorrência.

Itens que estão identificados comestão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitir cadastro anônimo: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, todas as ocorrências registradas tem o seu emissor identificado, não sendo possível cadastrar ocorrências anônimas;
• Somente cadastro anônimo: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, todas as ocorrências registradas tem o seu emissor identificado, não sendo possível cadastrar ocorrências anônimas;
• Salvamento automático: Essa configuração é habilitada para o Qualitfy. No momento em que o usuário está registrando uma ocorrência, o registro vai sendo salvo de forma automática, podendo ser concluído em outro momento. A ocorrência fica aguardando a conclusão do registro e envio para avaliação na caixa de entrada com o status “em criação”;
• Permitir que o responsável e o verificador da ocorrência sejam o mesmo usuário: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy, na maior parte das situações a pessoa que executa a tratativa não será a mesma que vai avaliar a eficácia do que foi feito.

Formulário padrão do cadastro da Ocorrência

No momento de cadastro das ocorrências existem campos padronizados para preenchimento, no Qualitfy todos eles vem habilitados, sem a obrigatoriedade de serem preenchidos.

• Campo de Tipo: Defina a qual tipo de ocorrência sua ocorrência pertence;

• Campo de Cliente: Defina qual o cliente relacionado a ocorrência;

• Campo de Local: Defina o local relacionado a ocorrência;

Importante! Para o campo de Local, as informações registradas tem impacto nas ocorrências que o usuário tem acesso e/ou pode executar atividades de acordo com as permissões no seu papel. Se o campo não estiver preenchido não é possível fazer esssas definições a partir das permissões Exemplo: permissões de aprovar, visualizar ocorrências do local.

• Campo de Aprovador: Defina o usuário que deve aprovar a ocorrência.

Importante! Se o campo de aprovador não estiver preenchido no momento de cadastro da ocorrência, não é possível restringir quais usuários receberão a notificação de registro da ocorrência, irá para todos que tem a permissão de aprovar no papel. Com o campo preenchido, quando selecionamos um usuário como aprovador, apenas ele será notificado.

As configurações específicas do módulo de Ocorrências existem para aumentar as possibilidades de personalização para o registro e tratativa das ocorrências.

Entendemos que alguns aspectos podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. Pensando nisso, as Configurações específicas do módulo vão apoiar a trazer definições que são aderentes as necessidades da sua organização para a gestão das ocorrências.

Para acessar e ajustar as configurações do módulo Ocorrências é necessário ter a Permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba Configurações > Papéis e permissões.

Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.

Configuração de planos de ação

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação aos planos de ação das ocorrências, ou seja, é aqui que definiremos algumas configurações que passarão a ser padronizadas para essas ações. É interessante analisar e definir quais serão as parametrizações ideais para a gestão das ocorrências e suas ações para a sua organização.

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitir cadastro de ações de todos os tipos antes da análise de causa: Se essa opção estiver habilitada quando a ocorrência foi criada, será possível criar e classificar ações além do tipo de “ações imediatas”.

As ações imediatas são aquelas aplicadas para conter o problema identificado, mas elas não irão agir na causa raiz do problema, já que são aplicadas antes que a análise de causa seja feita propriamente e possamos identificar qual foi o real motivo que ocasionou a ocorrência.

Se a configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência é possível definir ações corretivas, preventivas e de oportunidade de melhoria antes mesmo de analisar a causa.

Se a configuração estava desabilitada no momento de cadastro da ocorrência, só será possível registrar ações imediatas até que a causa raiz seja definida.

• Concluir todas as ações para avançar para verificação de eficácia: Podem existir situações em que uma ocorrência pode avançar para a etapa de verificação de eficácia, se essa configuração estiver desabilitada no momento de cadastro da ocorrência, só será possível avançar a etapa de execução do plano de ação quando todas as ações estiverem concluídas.

É interessante analisar seu cenário para fazer essa definição. Pense conosco, quando sua ocorrência for para verificação de eficácia, ainda devem existir ações em andamento? Se a resposta for “não”, nossa indicação é manter essa opção habilitada para que as ocorrências só avancem para a verificação de eficácia quando não houverem mais pendências de planos de ação.

• Obrigatório verificador nas ações: O verificador será aquele usuário que vai avaliar se tudo foi executado da forma que deveria antes de concluir de fato a ação.

Observação: Para toda ação que tem um verificador de eficácia, apenas o verificador pode concluir a ação, o responsável não conseguirá concluir.

Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, aos cadastrar ações o campo de verificador será sempre sinalizado com preenchimento obrigatório.

• Permitir que o responsável e verificador da ação sejam o mesmo usuário: Como vimos no item anterior, quando uma ação tem um verificador, essa pessoa será responsável por analisar o que foi executado na ação para assegurar que ela de fato está concluída.

Na maior parte dos casos são definidos usuários diferentes (responsável da ação e verificador da ação) para que a pessoa que executou não seja a mesma que verificou, mitigando possíveis gaps no processo. No entanto, podem existir situações em que o próprio responsável da ação pode e deve ser o verificador.

Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, será possível definir o mesmo usuário como responsável e verificador da ação.

• Obrigatório o envio de anexo para concluir uma ação: A função de envio de anexos para conclusão de uma ação pode se aplicar para situações em que é necessário encaminhar evidências do que foi feito, sejam fotos, documentos ou outros arquivos.

Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, será obrigatório que um anexo seja inserido na ação para que ela possa ser concluída.

Na ação, podemos identificar uma mensagem que sinaliza essa obrigatoriedade:

• Executar ações apenas da etapa de Execução do plano de ação: Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, as ações que não foram do tipo “imediatas” só poderão ser executadas quando a ocorrência estiver oficialmente na etapa de execução do plano.

No exemplo a seguir, a ocorrência ainda está na etapa de análise de causa e não é possível reportar custo, andamento nem alterar status da ação. Só poderemos fazer isso quando a ocorrência estiver na etapa correta.

Na maior parte dos casos é preferível que as ações que foram estabelecidas sejam executadas na fase correta. As ocorrências seguem a metodologia PDCA, e dessa forma possuem etapas de execução que seguem o fluxo da metodologia. Podem existir situações em que não é necessário seguir o PDCA a risca, ou que o processo exige um pouco mais de flexibilidade.

Para essas situações, podem deixar essa opção desabilitada e as ações poderão ser executadas em qualquer etapa da ocorrência.

• Definição dos dias de trabalho: Essa configuração vai definir os dias da semana que devem ser considerados para contabilizar os prazos das ações.

Opções disponíveis:

Segunda a sexta: Se a tratativa das ocorrências deve considerar apenas de segunda à sexta;

Exceto domingos: Selecione essa opção caso na sua empresa também contabiliza todos os dias da semana (segunda à sábado) ignorando os domingos;

Todos os dias: Habilite para considerar prazo com dias corridos para a tratativa.

É interessante analisar o seu processo para fazer essa definição. Se sua empresa não atua aos finais de semana, podem definir que apenas os dias de segunda a sexta sejam levados em consideração, por exemplo.

Dessa forma, quando vamos definir o prazo da ação, sábado e domingo fica fora do cálculo e também não podem ser selecionados como data de início ou término.

Configuração de prazos

• Criar planos de ação além do prazo da etapa: Essa parametrização permite o cadastro de ações com o prazo maior do que foi estabelecido na categoria. Definir prazos de conclusão para as ações e etapas da ocorrência é muito importante para assegurar que tratativa siga o fluxo de execução até sua conclusão.

Entendemos que em alguns momentos o prazo que foi definido para conclusão de uma ação pode sofrer alteração por diversos motivos, e para manter os registros corretos, podemos alterar o prazo das ações. Essa configuração vai ajustar o prazo das etapas da ocorrência e consequentemente o prazo de conclusão dela, levando em consideração os ajustes feitos no prazo das ações.

Nesse exemplo, a ocorrência tem suas etapas e cada uma delas tem seus prazos, até chegar ao prazo final da mesma.

Na mesma ocorrência, na aba de Planos de Ação, caso seja criada uma ação que deve terminar depois da data de término prevista para a etapa de execução do plano de ação (nesse exemplo a data é para o dia 28/05/2024, a data de término que estou colocando é para o dia 31/05/2024, passando a data prevista para término da etapa), a seguinte mensagem é mostrada:

Clicando em , os prazos das próximas etapas da ocorrência serão recalculados para levar em consideração esse ajuste de datas. O prazo final da ocorrência também será recalculado, levando em conta o novo prazo inserido na ação.

Para casos em que esse é um cenário possível dentro do processo, podem manter essa opção habilitada nas configurações.

Alterações aplicadas nas configurações do módulo só serão aplicadas as novas ocorrências que forem cadastradas depois do ajuste. As que já estavam abertas não serão afetadas ou atualizadas.

A classificação de causa de uma ocorrência, tem o objetivo de categorizar os motivos ou elementos que desencadearam um evento. A partir do momento que uma causa é categorizada a partir da “Classificação de Causa”, será possível consolidar dados e auxiliar na tomada de decisão, permitindo a análise de padrões, identificando as tendências e a implementação de melhorias para prevenir a recorrência de situações semelhantes no futuro. Essa categorização simplifica a análise e viabiliza a adoção de medidas corretivas e preventivas apropriadas.

Quando definimos a causa raiz ou uma possível causa raiz a partir de umas das ferramentas utilizadas para a análise de causa (Diagrama de Ishikawa, ou 5 Porquês, ou Diagrama de árvore), podemos categorizá-la a partir da “Classificação de Causa”.

No módulo de ocorrências clique na aba Classificação de causa

É necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

Para adicionar uma nova classificação de causa clique em .

Será exibida a janela para cadastrar uma nova classificação de causa, preencha os dados:

• Título: Insira o nome da classificação de causa que será cadastrada.
• Descrição: Se for necessário alguma descrição sobre a classificação de causa, insira nesse campo.
  Campos com * são obrigatórios.

Após preencher os dados clique em para concluir o cadastro.

Em determinados casos podemos ter uma classificação de causa que foi cadastrada e utilizada anteriormente no módulo Ocorrências, mas por atualizações e ajustes no processo, ela agora não deve mais ser utilizada para vincular as ocorrências.

Com o intuito de manter a rastreabilidade das informações, sugerimos que essa classificação de causa seja inativada no sistema. Dessa forma ela deixa de aparecer na listagem no momento de selecionar uma classificação de causa para a ocorrência.

Para inativar e ativar uma classificação de causa é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da classificação de causa escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Selecionando a opção de inativar, essa classificação de causa deixará de estar ativa no sistema.

Para observar as classificações de causa inativas ou até reativá-las, pode usar o filtro da coluna de situação.

Por padrão, esse filtro vem configurado para trazer as classificações ativas. Habilitando no filtro a opção de inativos, as classificações de causa nessas duas situações serão listadas.

Visualmente esses tipos inativos estarão numa cor mais clara (cinza).

Ativar classificação de causa

Para casos em que uma classificação de causa de ocorrência inativada anteriormente deve ser utilizada novamente, podemos ativar a mesma.

Para ativar tipos é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Após habilitar o filtro de classificações inativas e localizar aquela que deve ser reativada, podemos clicar com o botão direito do mouse em cima da classificação escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, ativar, duplicar e remover.

Selecionando a opção de ativar, essa classificação de causa voltará a estar ativa no sistema.

Caso tenha ocorrido alguma inserção errônea de informações ou houver alguma alteração nos dados do tipo, nós temos a opção de editar as informações de um Tipo.

Para editar tipos é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima do tipo escolhido ou clicando no ícone de menu de contexto do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Ao selecionar a opção de editar, você poderá modificar as informações do tipo cadastrado.

Ao clicar em , o processo será concluído e o tipo será editado conforme necessário.

Ao editar um tipo de ocorrência, as ocorrências vinculadas com esse tipo também serão atualizadas para refletir as alterações feitas no tipo.

A função de duplicar classificação de causa das ocorrências foi criada para facilitar e dinamizar esse processo caso seja necessário, poupando tempo do usuário responsável por fazer esse cadastro. A partir disso algumas informações já virão registrado na classificação de causa, e podemos ajustar aquelas que precisam ser atualizadas.

Para duplicar uma classificação de causa é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Com o botão direito do mouse ou clicando no menu de contexto da classificação de causa que queremos duplicar, aparecerão as opções para editar, inativar, duplicar e remover.

Selecionando a opção de duplicar, uma janela será aberta e nesse momento é possível realizar alterações na cópia da classificação de causa. No título haverá a identificação de “- Cópia” ao lado no nome da classificação de causa que já estava cadastrado previamente.

Clicando em esse processo será concluído e a sua classificação de causa será duplicada.

A classificação de causa de uma ocorrência, tem o objetivo de categorizar os motivos ou elementos que desencadearam um evento. A partir do momento que uma causa é categorizada a partir da “Classificação de Causa”, será possível consolidar dados e auxiliar na tomada de decisão, permitindo a análise de padrões, identificando as tendências e a implementação de melhorias para prevenir a recorrência de situações semelhantes no futuro. Essa categorização simplifica a análise e viabiliza a adoção de medidas corretivas e preventivas apropriadas.

Quando definimos a causa raiz ou uma possível causa raiz a partir de umas das ferramentas utilizadas para a análise de causa (Diagrama de Ishikawa, ou 5 Porquês, ou Diagrama de árvore), podemos categorizá-la a partir da “Classificação de Causa”.

No módulo de ocorrências clique na aba Classificação de causa

Para cadastrar uma classificação de causa é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para adicionar uma nova classificação de causa clique em

Será exibida a janela para cadastrar uma nova classificação de causa, preencha os dados:

• Título: Insira o nome da classificação de causa que será cadastrada.
• Descrição: Se for necessário alguma descrição sobre a classificação de causa, insira nesse campo.
  Campos com * são obrigatórios.

Após preencher os dados clique em para concluir o cadastro.

Em determinadas situações, pode haver uma classificação de causa que foi previamente cadastrada e utilizada no módulo Ocorrências. Contudo, devido a atualizações e ajustes no processo, não é mais aconselhável utilizar essa classificação de causa para outras ocorrências. Diante desse cenário, é possível proceder com a remoção dessa classificação.

Importante! A recomendação é que a Classificação seja inativada ao invés de removida, já que todas as informações removidas não podem ser restauradas.

Para remover tipos é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da classificação de causa escolhida ou clicando no ícone menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Ao clicar para remover, uma mensagem de confirmação será exibida, solicitando a confirmação da remoção.

Será possível remover uma classificação de causa somente se não houver ocorrências vinculadas a ela. Se for necessário remover uma classificação que está vinculada, será preciso editar as ocorrências e realizar a alteração da classificação de causa.

A função de duplicar tipos de ocorrências foi criada para facilitar e dinamizar esse processo caso seja necessário, poupando tempo do usuário responsável por fazer esse cadastro. A partir disso algumas informações já virão registrado no tipo, e podemos ajustar aquelas que precisam ser atualizadas.

Para duplicar tipos é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Com o botão direito do mouse ou clicando no menu de contexto do tipo que queremos duplicar, aparecerão as opções para editar, inativar, duplicar e remover.

Selecionando a opção de duplicar, uma janela será aberta e nesse momento é possível realizar alterações na cópia do tipo. No título haverá a identificação de “- Cópia” ao lado no nome do tipo que já estava cadastrado previamente.

Clicando em esse processo será concluído e o seu tipo será duplicado.