Se você possuir um tipo de projeto que é composto por ações, as quais necessariamente precisarão de envio de evidências para sua conclusão, você poderá configurar o envio obrigatório de anexos na ação a partir dos tipos cadastrados.

Para habilitar essa configuração, é necessário ter a permissão de gerenciar tipos.
Definido na aba Configurações > Papéis e permissões.

Para habilitar a configuração, acesse o módulo Planos e clique na aba Tipos.

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre o Tipo cadastrado ou no ícone do menu de contexto correspondente, serão exibidas as seguintes opções: editar e remover.

Ao selecionar a opção “editar”, acesse a aba planos de ação.

Feito isso, basta habilitar a opção obrigatório o envio de anexo para concluir uma ação e salvar as alterações.

Ao habilitar esta opção, todas as ações criadas deverão enviar uma evidência para serem concluídas.

Para registrar o histórico de acompanhamento do andamento do projeto, manter todas as partes interessadas informadas e garantir transparência e eficiência, você pode utilizar o status report do projeto. Isso assegura que todos os envolvidos estejam alinhados e cientes do progresso.

Para registrar o status report do projeto, o usuário deve ser responsável e/ou avaliador do projeto, ou ter a permissão de editar todos os planos. Definida na aba Configurações > Papéis e permissões.

Para registrar o status reporte, acesso o módulo Planos, vá até a aba Planos e selecione o projeto desejado.

Após abrir o projeto, vá até a aba status report.

Feito isso, conseguiremos registrar e acompanhar algumas informações, sendo:

1. Progresso: acompanhe o percentual de progresso atual do projeto.
2. IDP: analise qual é o Índice de Desempenho do Prazo atual do projeto.
3. Situação: verifique se de acordo com o desempenho até o momento, o projeto está dentro do prazo, atrasado ou adiantado.
4. Previsão de término: monitore qual é a previsão de término do projeto de acordo com o desempenho executado até o momento.
5. Placar de ações: identifique de forma clara e fácil, a quantidade total de ações do projeto por status.
6. Registro do parecer: descreva a análise realizada sobre o andamento do projeto, as possíveis alterações e desempenho realizado até o momento, e clique em

Feito isso, os registros ficarão em formato de histórico para que todos os envolvidos no projeto possam consultar.

Para alterar o status da Ata é necessário ser emissor, responsável, secretário ou ter a permissão de “Editar todas as atas e decisões” ou “Editar apenas as atas e decisões do meu local”. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

No módulo de Atas e Decisões, clique na aba “Atas e Decisões”

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre a ata desejada ou no ícone do menu de contexto, serão exibidas as seguintes opções: Visualizar, Visualizar em nova guia, Editar, Alterar status, Visualizar relatório, Divulgar e Remover.

Selecione a opção “Alterar status” e escolha o status desejado para a ata.

Você também pode alterar essa informação ao abrir a ata. Basta clicar no ícone que indica o status atual e fazer a alteração.

As opções de status são:

• Planejada: Uma ata com status “planejada” se refere a uma ata que foi criada ou preparada antecipadamente para uma reunião ou evento que ainda não ocorreu. Nesse contexto, ela está pronta para ser preenchida com as informações discutidas e decididas durante a reunião. É como um esboço ou modelo inicial que será completado com os detalhes específicos da reunião assim que ela acontecer.
• Concluída: Uma ata com status “concluída” é aquela que foi preenchida com todas as informações relevantes durante uma reunião ou evento e foi finalizada. Isso significa que todos os detalhes discutidos, decisões tomadas, pontos de ação e outras informações relevantes foram registrados de forma completa e precisa. Geralmente, uma ata concluída é considerada um registro oficial e final da reunião ou evento em questão.
• Cancelada: Uma ata com status de “cancelada” é aquela que foi programada para ser criada ou registrada, mas por algum motivo específico, como o cancelamento da reunião ou evento associado, não é mais necessária ou relevante. Isso pode ocorrer devido a uma mudança de planos, cancelamento da reunião, ou qualquer outro motivo que torne a criação da ata desnecessária.

Depois de selecionar o status da ata, ela será automaticamente marcada com o status escolhido.

Se desejar visualizar atas de um status específico, podemos utilizar os filtros para facilitar sua busca.

Para editar uma Ata é necessário ser o emissor, responsável, secretário ou ter a permissão de “Editar todas as atas e decisões” ou “Editar apenas as atas e decisões do meu local”. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

No módulo de Atas e Decisões clique na aba de “Atas e Decisões”

Clicando com o botão direito do mouse em cima da Ata escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto, as seguintes opções serão listadas: Visualizar; Visualizar em nova guia; Editar; Alterar status; Visualizar relatório; Divulgar e Remover.

Ao selecionar a opção “editar”, você terá a possibilidade de ajustar as informações da Ata cadastrada.

Ao acessar a ata, você também terá a opção de edição disponível na aba “Reunião e Ata”

Será possível editar:

Título: Caso seja necessário, você pode editar o título da ata para melhorar sua identificação.

Confidencial: Se houver a necessidade de tornar a ata confidencial, você pode selecionar esta opção.

Responsável: Você pode alterar o responsável por esta ata, o responsável é aquele que conduzirá o acompanhamento dela.

Secretário: Você pode alterar o secretário desta ata, o secretário é aquele que estará encarregado de preencher a ata.

Participantes: Neste campo, você terá a opção de selecionar ou remover os participantes envolvidos nesta ata.

Data de início: Você pode editar a data e horário de início desta ata. É possível definir datas retroativas.

Data de término: Você pode editar a data e horário de término desta ata.

Categoria: Se necessário, você pode editar a categoria da ata. Se houver algum formulário associado à categoria selecionada, estará disponível para preenchimento. Se os campos do formulário forem obrigatórios, você não poderá salvar as alterações antes de preencher esses campos.

Local: Se necessário, você poderá editar o local onde ocorreu ou ocorrerá esta ata.

Pauta: Neste campo, você pode editar ou fornecer mais detalhes e informações sobre a reunião.

Após a edição dos dados clique em para concluir a ação.

Se a ata estiver marcada como concluída, a opção de edição ficará indisponível. Caso seja necessário editar uma ata que esteja com o status concluída, será preciso reabri-la antes de fazer qualquer alteração.

Para que você possa definir as categorias de fornecedores, tipos de fornecimento, produtos/serviços que serão gerenciados, e também, as avaliações que gostaria de realizar sobre os fornecedores, você precisará parametrizar a aba de parâmetros.

Para poder configurar os contextos da aba parâmetros, você deverá ter as permissões das respectivas abas, definido nas Configurações > Papéis e permissões.

No módulo Fornecedores, clique na aba Parâmetros, e verá que cada contexto estará organizado por abas:

1. Categorias: você pode criar classificações para categorizar os fornecedores, facilitando a identificação do contexto dele pela listagem de fornecedores e apoiando a consolidação de informações.

Para saber mais sobre as categorias de fornecedores, clique aqui.

2. Tipos de fornecimento: cadastre os tipos de fornecimento de produtos e serviços que os fornecedores/prestadores de serviço oferecem.

Para saber mais sobre os tipos de fornecimento, clique aqui.

3. Materiais/Serviços: cadastre todos os materiais/serviços ofertados pelos fornecedores, de acordo com o tipo de fornecimento já cadastrado.

Para saber mais sobre os materiais/serviços, clique aqui.

4. Critérios: cadastre todos os critérios que deverão ser avaliados na etapa de seleção (homologação) e aquisição.

Para saber mais sobre o cadastro de critérios, clique aqui.

5. Classificações: cadastre todas as classificações de resultados que as avaliações poderão gerar.

Para saber mais sobre o cadastro de classificações, clique aqui.

6. Segmento (avaliação): estruture todas as avaliações que serão utilizadas, com seus respectivos critérios, periodicidade, responsáveis e resultados.

Para saber mais sobre o cadastro de segmento (avaliação), clique aqui.

Em certos casos, pode haver um segmento (avaliação) que foi previamente cadastrado e utilizado no módulo Fornecedores. No entanto, devido a atualizações e ajustes no processo, não é mais aconselhável utilizá-lo. Nesse cenário, é possível proceder com a remoção do segmento (avaliação).

Importante! Recomenda-se que o segmento (avaliação) seja inativado ao invés de removido, pois todas as informações removidas são permanentemente perdidas e não podem ser recuperadas.

Para remover um segmento (avaliação) é necessário ter a permissão de Gerenciar segmento (avaliação) Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre o segmento (avaliação) selecionado ou no ícone do menu de contexto correspondente, serão exibidas as seguintes opções: editar, inativar e remover.

Ao selecionar a opção “remover“, esse segmento (avaliação) será removido do sistema.

Uma mensagem de confirmação será exibida, solicitando a confirmação da remoção.

Após clicar em , ele será excluído permanentemente do sistema.

A remoção do segmento (avaliação) não afetará as avaliações já concluídas.

Os critérios constituem os parâmetros pelos quais um fornecedor será avaliado, determinando sua elegibilidade para participar de uma seleção ou aquisição. Eles funcionam como um conjunto de perguntas cujas respostas contribuem positiva ou negativamente para a avaliação do fornecedor.

Esses critérios podem incluir aspectos como qualidade dos produtos ou serviços, preço, capacidade de entrega, sustentabilidade, conformidade com regulamentos e políticas da empresa, histórico de desempenho e estabilidade financeira.

O objetivo é garantir que os fornecedores escolhidos atendam às necessidades da empresa e contribuam para o sucesso dos negócios.

Para adicionar um critério é necessário ter a permissão de Gerenciar critérios. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para cadastrarmos um critério, clicamos na opção de :

Clicando em adicionar critério, será aberta a janela de cadastro, onde iremos parametrizar o critério:

Clique aqui para saber mais sobre os tipos de resposta que utilizam mérito!

Clique aqui para saber mais sobre os tipos de resposta que utilizam demérito!

Como avaliar: Instrução sobre como avaliar esse critério, nesse campo podem ser evidenciadas as informações importantes para a assertividade no momento de avaliar o critério do fornecedor.

Critério obrigatório: Habilitamos esse campo quando um critério é de preenchimento obrigatório no momento da avaliação.

Adicione quantos critérios forem necessários para realizar a avaliação. Após preencher os dados clique em para concluir o cadastro:

Em alguns casos específicos, um tipo de fornecimento anteriormente cadastrado pode não ser mais adequado, devido a atualizações e ajustes no processo. Portanto, recomendamos que este tipo de fornecimento seja inativado, evitando sua seleção.

Para garantir a rastreabilidade das informações, recomendamos inativar o tipo de fornecimento que não será mais utilizado, ao invés de removê-lo.

Como inativar um tipo de fornecimento?

Para inativar um Tipo de Fornecimento é necessário ter a permissão de Gerenciar Tipos de Fornecimento. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

Clicando com o botão direito do mouse em cima do Tipo de Fornecimento escolhido ou clicando no ícone menu de contexto   do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar e remover.

Selecionando a opção de inativar, esse Tipo de Fornecimento deixará de estar ativo no sistema.

Após inativar um Tipo de fornecimento, o mesmo será exibido desfocado e na coluna de situação como inativo:

Após desativar o Tipo de Fornecimento, ele ainda será exibido na listagem junto com os demais que estão ativos. No entanto, se desejar visualizar apenas os Tipos de Fornecimentos ativos, você pode usar o filtro na coluna de situação para trazê-los à tela.

Ao inativar um Tipo de fornecimento, os materiais e Serviços já cadastrados com esse vinculo não são impactados, ele deixará de ser visível nos novos materiais e serviços.

Como ativar um tipo de fornecimento?

Para situações em que um tipo de fornecimento anteriormente desativado deva ser utilizado novamente, podemos ativar o mesmo.

Para ativar um Tipo de Fornecimento é necessário ter a permissão de Gerenciar Tipos de Fornecimento. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

Clicando com o botão direito do mouse em cima do Tipo de Fornecimento escolhido ou clicando no ícone menu de contexto   do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar e remover.

Selecionando a opção de Ativar, esse Tipo de Fornecimento deixará de estar inativo no sistema.

Após ativar o Tipo de Fornecimento, o mesmo voltará a ser exibido de forma integral na listagem:

Ao reativar um Tipo de Fornecimento, ele será novamente listado, permitindo que seja selecionado na aba Materiais/serviços.

Caso os campos do tipo de fornecimento forem preenchidos incorretamente ou se houver necessidade de alterações nas informações registradas, você tem a opção de editar esses detalhes na próprio tipo de fornecimento.

Para editar um Tipo de Fornecimento é necessário ter a permissão de Gerenciar Tipos de fornecimento. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações

No módulo Fornecedores clique na aba Parâmetros e posteriormente em Tipos de Fornecimento:

Clicando com o botão direito do mouse em cima do tipo de fornecimento escolhido ou clicando no ícone de menu de contexto  dele, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar e remover.

Ao selecionar a opção de “editar“, você poderá modificar as informações do tipo de fornecimento cadastrado.

Você poderá fazer alterações nos campos disponíveis.

• Título:  Se necessário modifique o nome do tipo de fornecimento
• Descrição:  Localize o campo relevante para a descrição e efetue as modificações requeridas.
• Formulário Adicional: Quando um formulário é associado à categoria de fornecimento na aba correspondente, isso resultará na inclusão de novos campos que facilitarão o preenchimento do cadastro do material/serviço.

Após a edição dos dados clique em  para concluir a ação.

Ao editar um tipo de fornecimento, as alterações realizadas serão atualizadas no material/serviço vinculado

Na gestão de Fornecedores, o tipo de fornecimento refere-se à forma como os produtos ou serviços são entregues pela empresa fornecedora. Isso pode incluir diferentes modalidades, como fornecimento de produtos físicos, prestação de serviços, entrega digital, entre outros.

Para cadastrar um tipo de fornecimento é necessário ter a permissão de gerenciar Tipos de Fornecimento. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

No módulo Fornecedores clique na aba Parâmetros e posteriormente em Tipo de Fornecimento

Para adicionar um novo Tipo de Fornecimento clique em

Aparecerá a janela para cadastrar um novo tipo de fornecimento, preencha os dados:

• Título: Insira o nome do tipo de fornecimento
• Descrição: Caso seja necessário, adicione informações específicas sobre o tipo de fornecimento que está sendo registrado.
• Formulário Adicional: Quando um formulário é associado à categoria de fornecimento na aba correspondente, isso resultará na inclusão de novos campos que facilitarão o preenchimento do cadastro do material/serviço.

Campos com * são obrigatórios

Após preencher os dados clique em para concluir o cadastro: