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Como criar um plano de ação para a ocorrência?

Atualizado em

Após descobrir a causa raiz devemos criar um plano de ação para executar a tratativa da ocorrência.

No Tracker V2 utilizamos o 5W2H para definir as ações que serão executadas.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Tracker V2 – Ocorrências

3. Na tela inicial do Tracker V2 clique em “Minhas Atividades”.

4. Na ocorrência com a situação  clique no botão  para abrir e continuar a execução da ocorrência.

Será exibida a tela para dar andamento na etapa de plano de ação.

No fluxo PDCA Modelo o responsável pela próxima etapa é o usuário atual do Tracker V2.

Preenchendo a ocorrência

  1. Plano de Ação: Para iniciar o 5W2H clique no Executar.
  2. Próxima etapa e Responsável: Indica a próxima etapa do fluxo e exibe o responsável.

 É definido no fluxo se o responsável pela etapa será o Usuário atual (que abriu a ocorrência), se o emissor vai especificar ao concluir a etapa quem vai aprovar ou somente usuários com determinada permissão poderão aprovar a ocorrência.

3. Concluir: Clique em   para finalizar o registro e gravar a ocorrência.

  • : Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro a ocorrência não foi criada do Tracker V2.
  • Voltar: Retorna  para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas.
  • Clique na seta  para mostrar as opções:
    • Cancelar: Para cancelar uma ocorrência é necessário justificar o cancelamento. A justificativa é exibida no relatório da ocorrência.
    • Remover: Para remover uma ocorrência é necessário justificar a exclusão.

Ferramentas

4. Abas: Geral, Ferramentas, Descrição, Aprovado e Análise de Causa: Veja as informações das etapas anteriores e se necessário utilize as ferramentas 5 Por quêsDiagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou 5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência.

5. Relatório: Veja o relatório da ocorrência.

Inserir anexo na ocorrência

6. Abas de anexo, comentários e Histórico: Adicione anexos como evidência, comente e marque colaboradores. No histórico veja as alterações da ocorrência.

Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações.

  • Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador.

Após o carregamento os arquivos serão listados.

As imagens são exibidas no relatório da ocorrência, outros documentos lista somente o nome.

  •  Clique no ícone  para baixar o arquivo no computador.
  • Clique no ícone  para remover o anexo.

Para remover é necessário ter o acesso total na unidade ou ser o colaborador que adicionou o anexo.

Após confirmar a remoção não é possível recuperar o arquivo.

Comentários

Podemos marcar os colaboradores e comentar, os usuários são notificado por e-mail que tem um comentário na ocorrência.

Clique na aba Comentários para exibir o campos e inserir as informações.

Para marcar um colaborador digite @ e nome do usuário cadastrado no Tracker V2, selecione na lista o nome do colaborador.

listagem com o nome dos colaboradores são exibidos tachados. 

Os colaboradores marcados recebem um e-mail de notificação.

Após adicionar um comentário é exibido o histórico e no caso de edição as alterações que foram feitas também são listadas.

Quem escreveu o comentário pode editar ou remover o comentário.

Somente o autor do comentário pode editar ou remover.

  • Clique no ícone  para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
  • Clique no ícone  para remover o comentário.

Após confirmar a remoção não é possível recuperar o comentário.

Histórico

No histórico temos a rastreabilidade das alterações realizadas na ocorrência.

  • Clique na aba Histórico para visualizar.

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