Ações padrões são tarefas, procedimentos ou etapas predefinidas que compõem nosso processo e fluxo de trabalho. Podemos otimizar a operação ao garantir que as ações sejam automaticamente exibidas nas ocorrências associadas à sua categoria específica.

Essas ações são associadas às categorias das ocorrências, nos permitindo cadastrá-las de acordo com o contexto de cada categoria.

Por exemplo, na categoria “Reclamação de cliente”, se fizer sentido para o processo, podemos definir como ação padrão o procedimento de “Entrar em contato com o cliente”. O cadastro de ações padrão é uma prática que contribui para uma gestão mais ágil e eficiente das atividades conforme a necessidade específica de cada situação.

Para criar ações padrão necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Configurações > Papéis e Permissões

Para cadastrar uma ação padrão, é necessário acessar a categoria à qual ela será vinculada. Podemos realizar essa alteração clicando uma vez no nome da categoria ou através do ícone e da opção de “editar”:

Dentro da categoria, você encontrará a aba “Ações Padrão”, onde localizará a opção :

Em seguida temos acesso à janela de registro da ação, onde preencheremos os campos necessários para garantir uma ação completa e precisa. É crucial neste momento construirmos uma ação objetiva e abrangente para garantir resultados satisfatórios.

• Nome (O quê?): Preencha este campo obrigatório com o título claro e objetivo da ação a ser realizada. Isso garantirá que o executor da ação possa realizá-la de forma precisa e eficaz.
  
• Local (Onde?): Caso haja um local específico onde a ação será realizada, podemos informá-lo nesse campo.
  
• Custo (Quanto?): Se esta ação implicar custos, é possível evidenciar essa informação no campo.
  
• Descrição (Como?): No campo de descrição forneça detalhes sobre como a ação deve ser executada. Inclua todas as informações relevantes para uma execução adequada.
  
• Justificativa (Porque?): Explique a motivação e a razão pela qual a ação deve ser executada, proporcionando contexto e clareza aos envolvidos.

É possível cadastrar quantas ações padrão forem necessárias dentro da categoria, pois atualmente não há um limite estabelecido. Na aba de cadastro de ações padrão, é possível visualizar até 100 delas por página.

Havendo uma ação padrão já registrada, no cadastro das novas ações é disponibilizado o campo “Pertence à”, onde podemos indicar que a nova ação está relacionada a uma ação já cadastrada.

Quando cadastramos uma ação relacionada a outra, a ação principal receberá um ícone indicando que possui ações associadas à ela. Ao clicar nesse ícone, podemos expandir a visualização para encontrar a ação-filha:

As novas ocorrências desta categoria possuirão essas ações cadastradas por padrão.

Caso tenha ocorrido alguma inserção errônea de informações ou houver alguma alteração nos dados da categoria, nós temos a opção de editar as informações de uma Categoria.

Para editar categorias é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto  dela, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Ao selecionar a opção de editar, você poderá modificar as informações da categoria cadastrada.

Ao clicar em , o processo será concluído e a categoria será editada conforme necessário.

Ao editar uma Categoria de ocorrência, as ocorrências vinculadas a ela também serão atualizadas para refletir as alterações feitas.

Para tratar uma ocorrência, mitigando a sua recorrência, é importante entender qual a origem do evento, para que dessa forma possamos eliminar o problema, mitigando a sua recorrência. Para identificar qual a causa que origina o problema, podemos utilizar ferramentas de análise que contribuem, nos direcionando de forma estratégica no entendimento de todos os fatos e dados, através de etapas sequenciadas, que nos apoiam a levantar informações valiosas para a compreensão de qual é o problema em questão. Identificar a causa raiz de um desvio pode ser um desafio e utilizar ferramentas de análise trará para as suas ocorrências uma maior assertividade no tratamento e consequentemente uma maior robustez na solução dos problemas.

Nas Configurações do módulo ocorrências é possível entender de que forma o módulo está padronizado com relação a essas ferramentas, possibilitando identificar como iremos usufruí-las na etapa de análise de causa.

A personalização das configurações do módulo Ocorrências são funcionalidades exclusivas do Qualiex. Caso identifiquem que o Qualiex e sua capacidade de personalização é mais aderente as necessidades da sua organização, fale com um de nossos especialistas, clicando aqui!

No módulo de ocorrências clique na aba Configurações:

Para atuar na aba de Configurações, é necessário ter a permissão de Gerenciar . Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Padrão da configuração das ferramentas de análise

Esse contexto de configurações é referente a parametrização das ferramentas de análise, com o objetivo de entender como iremos usufruí-las na etapa de análise de causa durante a tratativa da ocorrência

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitido uso de Diagrama de árvore: essa é a única opção habilitada, ou seja, será possível utilizar essa ferramenta para analisar a causa durante a tratativa das ocorrências. Com o Diagrama de árvore possibilitará ramificar a análise, mapeando todas as variações e desvios ocorridos referente ao desvio, até chegar na causa raiz.

As demais opções não estão habilitadas, porém abaixo, é possível ter o entendimento de cada opção:

• Obrigatório identificação de causa raiz: Por mais que você tenha a opção de utilizar as ferramentas da qualidade na etapa de análise de causa, hoje elas não são obrigatórias. Se caso essa opção estivesse habilitada, seria possível tornar obrigatório o uso do 5 Porquês ou Diagrama de Ishikawa
• Obrigatório identificação de Ishikawa: Se caso essa opção estivesse selecionada, a utilização dessa ferramenta seria obrigatória. Dessa forma, sem o preenchimento da mesma, não seria possível avançar com a tratativa da ocorrência para a próxima etapa
• Obrigatório o preenchimento de 5 Porquês ou Diagrama de árvore: Se fosse obrigatório a identificação da causa raiz a partir do 5 Porquês ou Diagrama de Árvore, seria preciso essa opção estar habilitada, para que então o responsável pela etapa não avançasse, sem que fosse feito o preenchimento

Como é uma configuração padrão, nós do time Forlogic que ajustamos, como isso, será possível acompanhar se essas configurações sofreram alterações a partir da data de atualização:

A personalização das configurações do módulo Ocorrências como as definições das configurações de cadastro e de formulário padrão das ocorrências são funcionalidades exclusivas do Qualiex. Caso identifiquem que o Qualiex e sua capacidade de personalização é mais aderente as necessidades da sua organização, fale com um de nossos especialistas!

Em algumas situações, algumas informações podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. No Qualiex é possível personalizar essas configurações de acordo com esses cenários, no Qualitfy elas já vem configuradas de forma padrão, para facilitar a condução dos processos de pequenas empresas.

Nesse artigo explicaremos algumas das definições que são padronizadas para o módulo Ocorrências do Qualitfy.

Para acessar as configurações e verificar como estão definidas as configurações padronizadas do Ocorrencias Qualitfy é necessário ter permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba de Configurações > Papéis e permissões.

Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.

Configuração do cadastro de ocorrências

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação ao ato de cadastrar a ocorrência.

Itens que estão identificados comestão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitir cadastro anônimo: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, todas as ocorrências registradas tem o seu emissor identificado, não sendo possível cadastrar ocorrências anônimas;
• Somente cadastro anônimo: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, todas as ocorrências registradas tem o seu emissor identificado, não sendo possível cadastrar ocorrências anônimas;
• Salvamento automático: Essa configuração é habilitada para o Qualitfy. No momento em que o usuário está registrando uma ocorrência, o registro vai sendo salvo de forma automática, podendo ser concluído em outro momento. A ocorrência fica aguardando a conclusão do registro e envio para avaliação na caixa de entrada com o status “em criação”;
• Permitir que o responsável e o verificador da ocorrência sejam o mesmo usuário: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy, na maior parte das situações a pessoa que executa a tratativa não será a mesma que vai avaliar a eficácia do que foi feito.

Formulário padrão do cadastro da Ocorrência

No momento de cadastro das ocorrências existem campos padronizados para preenchimento, no Qualitfy todos eles vem habilitados, sem a obrigatoriedade de serem preenchidos.

• Campo de Tipo: Defina a qual tipo de ocorrência sua ocorrência pertence;

• Campo de Cliente: Defina qual o cliente relacionado a ocorrência;

• Campo de Local: Defina o local relacionado a ocorrência;

Importante! Para o campo de Local, as informações registradas tem impacto nas ocorrências que o usuário tem acesso e/ou pode executar atividades de acordo com as permissões no seu papel. Se o campo não estiver preenchido não é possível fazer esssas definições a partir das permissões Exemplo: permissões de aprovar, visualizar ocorrências do local.

• Campo de Aprovador: Defina o usuário que deve aprovar a ocorrência.

Importante! Se o campo de aprovador não estiver preenchido no momento de cadastro da ocorrência, não é possível restringir quais usuários receberão a notificação de registro da ocorrência, irá para todos que tem a permissão de aprovar no papel. Com o campo preenchido, quando selecionamos um usuário como aprovador, apenas ele será notificado.

Em alguns casos específicos, uma categoria anteriormente cadastrada e utilizada no módulo Ocorrências pode não ser mais adequada, devido a atualizações e ajustes no processo. Portanto, recomendamos que esta categoria seja inativada, evitando sua seleção em uma ocorrência.

Para garantir a rastreabilidade das informações, recomendamos inativar a categoria que não será mais utilizada. Dessa forma ela deixa de ser exibida na listagem para selecionarmos uma ocorrência.

Necessário ter a permissão de “Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa”. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações

No módulo Ocorrências, acesse a aba “Categorias“:

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Selecionando a opção de inativar, essa categoria deixará de estar ativa no sistema.

Após inativar a categoria, a mesma será exibida desfocada e na coluna de situação como inativo:

Para visualizar as categorias inativas ou reativá-las, você pode utilizar o filtro na coluna de situação. Por padrão, esse filtro vem configurado para trazer as categorias ativas. Habilitando no filtro a opção de inativos, as categorias nessas duas situações serão listadas.

As categorias inativas não são mais exibidas na listagem para seleção, as ocorrências que utilizam essa categoria não sofrem alterações. Será exibida a informação da categoria com o [Inativo]

As categorias inativas não são mais exibidas na listagem para seleção, as ocorrências que utilizam essa categoria não sofrem alterações

Como ativar categoria de ocorrência?

Para casos em que uma categoria de ocorrência inativada anteriormente deve ser utilizado novamente, podemos ativar a mesma.

Necessário ter a Permissão de “Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa”. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações

Após habilitar o filtro de categorias inativas e localizar aquela que deve ser reativada, podemos clicar com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, ativar, duplicar e remover.

Selecionando a opção de ativar, essa categoria voltará a estar ativa no sistema.

Após ativar a categoria, a mesma voltará a ser exibida de forma integral na listagem de categorias:

As categorias ativadas voltam a serem exibidas na listagem para seleção no cadastro de próximas ocorrências

A partir da compreensão de uma tendência de tratativa de ocorrência por empresas de pequeno porte, identificamos que alguns contexto como cadastro da ocorrência, análise de causa, plano de ação ou prazos para a conclusão do tratamento, possuem uma particularidade. Com isso, através da aba de Configurações será possível entender as parametrizações padrão do módulo Ocorrências, referente ao fluxo de tratamento do evento. Essa estrutura foi pensada como uma forma de facilitar e contribuir, para melhorar a gestão de ocorrências de pequenos negócios.

A personalização das configurações do módulo Ocorrências são funcionalidades exclusivas do Qualiex. Caso identifiquem que o Qualiex e sua capacidade de personalização é mais aderente as necessidades da sua organização, fale com um de nossos especialistas, clicando aqui!

No módulo de ocorrências clique na aba Configurações:

Para atuar na aba de Configurações, é necessário ter a permissão de Gerenciar . Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Na aba Configurações temos as parametrizações separadas por contextos:

1. Configurações de planos de ações e prazos: Por meio desses contextos, entenderemos as configurações aplicadas nas ações relacionadas às ocorrências.

Para saber mais sobre Configurações de plano de ação e Configuração de prazos, acesse aqui

2. Configuração do cadastro de ocorrências e formulários padrão: Com essas parametrização padrão é possível compreender se a ocorrência será registrada ou não de forma anônima, se o responsável pela ocorrência possa ser o verificador da mesma, além de definir quais serão os campos para preenchimento obrigatório durante o cadastro da ocorrência.

Para saber mais sobre Configuração do cadastro de ocorrências e formulários padrão do cadastro da ocorrência, acesse aqui

3. Ferramentas de análise: Com o módulo Ocorrências, será possível utilizar três ferramentas que apoiam na análise de causa raiz. Através dessa configuração, entenda quais ferramentas serão utilizadas durante a tratativa e se o uso delas será obrigatório ou não.

Para saber mais sobre Configuração das ferramentas de análise, acesse aqui

Como é uma configuração padrão, nós do time Forlogic que ajustamos, como isso, será possível acompanhar se essas configurações sofreram alterações a partir da data de atualização:

A personalização das configurações do módulo Ocorrências como as definições das configurações de planos de ação e prazos das ocorrências são funcionalidades exclusivas do Qualiex. Caso identifiquem que o Qualiex e sua capacidade de personalização é mais aderente as necessidades da sua organização, fale com um de nossos especialistas!

Em algumas situações, algumas informações podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. No Qualiex é possível personalizar essas configurações de acordo com esses cenários, no Qualitfy elas já vem configuradas de forma padrão, para facilitar a condução dos processos de pequenas empresas.

Nesse artigo explicaremos algumas das definições que são padronizadas para o módulo Ocorrências do Qualitfy.

Para acessar as configurações e verificar como estão definidas as configurações padronizadas do Ocorrencias Qualitfy é necessário ter permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba de Configurações > Papéis e permissões.

Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.

Configuração de planos de ação

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação aos planos de ação das ocorrências, ou seja, é aqui que definidas algumas configurações que são padronizadas para essas ações.

Itens que estão identificados comestão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitir cadastro de ações de todos os tipos antes da análise de causa: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, só é possível criar ações imediatas até que a análise de causa da ocorrência seja concluída.

Caso a análise de causa ainda não tenha sido concluída e a causa raiz identificada, dentro da ação o campo de tipo de plano apresentará essa opção, apenas:

As ações imediatas são aquelas aplicadas para conter o problema identificado, mas elas não irão agir na causa raiz do problema, já que são aplicadas antes que a análise de causa seja feita propriamente e possamos identificar qual foi o real motivo que ocasionou a ocorrência.

Quando a causa raiz foi identificada, dentro da ação o campo de tipo de plano apresentará as opções “imediato, corretivo, preventivo e oportunidade de melhoria” para definição.

• Concluir todas as ações para avançar para verificação de eficácia: Essa configuração é habilitada para o Qualitfy. Ela vai assegurar que a ocorrência só avance para a etapa de verificação de eficácia quando todas ações forem devidamente concluídas, mitigando possíveis gaps no processo.

• Obrigatório verificador nas ações: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. O verificador será aquele usuário que vai avaliar se tudo foi executado da forma que deveria antes de concluir de fato a ação.

Observação: Para toda ação que tem um verificador de eficácia, apenas o verificador pode concluir a ação, o responsável não conseguirá concluir.

Caso esse cenário seja interessante ao seu processo, podem definir usuários como verificadores das ações sempre que necessário.

• Permitir que o responsável e verificador da ação sejam o mesmo usuário: Essa configuração é habilitada para o Qualitfy. Como vimos no item anterior, quando uma ação tem um verificador, essa pessoa será responsável por analisar o que foi executado na ação para assegurar que ela de fato está concluída.

Na maior parte dos casos, o usuário que é definido como responsável da ação não será o mesmo definido como verificador, para que a pessoa que executou não seja a mesma que verificou. No entanto, podem existir situações em que o próprio responsável da ação pode e deve ser o verificador, essa configuração permite que sejam o mesmo usuário.

• Obrigatório o envio de anexo para concluir uma ação: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. É possível enviar anexos como imagens e documentos como evidências da execução das ações, caso necessário, mas não é uma atividade obrigatória para as ações do Ocorrências Qualitfy.

• Executar ações apenas da etapa de Execução do plano de ação: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, é possível executar ações sem que a ocorrência esteja na etapa oficial de execução do plano de ação, trazendo mais flexibilidade a tratativa.

No exemplo a seguir, a ocorrência ainda está na etapa de análise de causa e é possível reportar custo, andamento nem alterar status da ação.

• Definição dos dias de trabalho: Essa configuração define os dias da semana que serão considerados para contabilizar os prazos das ações.

Para o Qualitfy a configuração padronizada é para considerar os dias de segunda a sexta. Dessa forma, quando vamos definir o prazo da ação, sábado e domingo fica fora do cálculo e também não podem ser selecionados como data de início ou término nas ações.

Configuração de prazos

Criar planos de ação além do prazo da etapa: Essa configuração é habilitada para o Qualitfy. Essa parametrização permite o cadastro de ações com o prazo maior do que foi estabelecido na categoria.

Entendemos que em alguns momentos o prazo que foi definido para conclusão de uma ação pode sofrer alteração por diversos motivos, e para manter os registros corretos, podemos alterar o prazo das ações. Essa configuração vai ajustar o prazo das etapas da ocorrência e consequentemente o prazo de conclusão dela, levando em consideração os ajustes feitos no prazo das ações.

Nesse exemplo, a ocorrência tem suas etapas e cada uma delas tem seus prazos, até chegar ao prazo final da mesma.

Na mesma ocorrência, na aba de Planos de Ação, caso seja criada uma ação que deve terminar depois da data de término prevista para a etapa de execução do plano de ação (nesse exemplo a data é para o dia 20/05/2024, a data de término que estou colocando é para o dia 31/05/2024, passando a data prevista para término da etapa), a seguinte mensagem é mostrada:

Clicando em , os prazos das próximas etapas da ocorrência serão recalculados para levar em consideração esse ajuste de datas. O prazo final da ocorrência também será recalculado, levando em consideração a nova data definida na ação.

Quando já possuímos uma categoria cadastrada e devidamente configurada, mas necessitamos cadastrar uma nova categoria com algumas diferenciações, podemos economizar tempo através da duplicação da categoria.

Ao duplicar a categoria original e realizar os ajustes necessários, evitamos a necessidade de criar uma nova categoria do zero, o que otimiza significativamente nosso tempo e recursos de forma eficaz!

Para duplicar uma categoria é necessário ter a Permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Configurações > Papéis e Permissões

Para realizar essa alteração, é necessário acessar a aba de categorias, clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria em questão ou clicando no ícone de menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover. Acesse a opção “duplicar”:

Após isso, uma nova janela será aberta exibindo os dados da categoria selecionada, permitindo que façamos as alterações necessárias.

Por padrão, o título da nova categoria indicará que se trata de uma cópia, mas todos os campos, incluindo o título, podem ser modificados conforme necessário a qualquer momento, com exceção da função de habilitar e desabilitar etapas que é um recurso exclusivo Qualiex.

Veja mais sobre a função de habilitar e desabilitar etapas no Qualitfy clicando aqui!

Além dos dados da aba geral, as informações da aba de planos de ação também são replicadas:

Após realizar os ajustes necessários, basta clicar no ícone de e a nova categoria estará pronta para ser utilizada.

Ao duplicar a categoria, as ações padrões não são duplicadas, elas precisam ser cadastradas na categoria após a duplicação!

Em alguns casos, pode existir uma categoria que foi previamente cadastrada e utilizada no módulo Ocorrências. Contudo, devido a atualizações e ajustes no processo, não é mais aconselhável utilizar essa categoria ao registrar novas ocorrências. Nesse cenário, é possível proceder com a remoção da categoria.

Importante! A recomendação é que a Categoria seja inativada ao invés de removida, já que todas as informações removidas não podem ser restauradas.

Para remover categorias é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria em questão ou clicando no ícone de menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover. Acesse a opção “remover”:

Ao clicar para remover, uma mensagem de confirmação será exibida, solicitando a confirmação da remoção.

Será possível remover uma categoria somente se não houver ocorrências vinculadas a ela. Se for necessário remover uma actegoria vinculada, será preciso editar as ocorrências e realizar a alteração de categoria.

Ao tentar remover uma categoria que está vinculada a ocorrências, a seguinte mensagem será apresentada:

Os planos de ação das ocorrências vem com campos padrão no sistema, seguindo o que é definido na metodologia 5W2H. Existem momentos em que o seu processo pode precisar de outros campos mais específicos para que sejam preenchidos nas ações.

Podemos criar formulários que são campos adicionais que podem ser adicionados definir o preenchimento de outras informações pertinentes ao processo específico que precisa conduzido.

Observação importante! Para o Qualitfy você tem direito a um formulário por módulo novo contratado.

Para criar um formulário, acesse as configurações gerais do Qualitfy e depois clique em Formulários:

Para criar e editar um formulário é necessário ter a permissão de Editar, definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para cadastrar um novo formulário, clique em :

Será exibida a janela para cadastrar o novo formulário. Preencha os dados:

• Nome: Informar o nome do formulário
• Ativo: Por essa opção é possível ativar ou inativar um formulário que não será mais utilizado
• Módulo: Selecionar o módulo que o formulário será habilitado. Neste caso, como o objetivo é criar um formulário para que seja vinculado ao plano de ação da Ocorrência, selecione “Ocorrências” e “Plano de Ação“.

Apenas o campo Título é obrigatório, porém se o módulo não for selecionado, o formulário não aparecerá para ser utilizado conforme o objetivo final.

Para criar um novo formulário, basta clicar em:

Feito isso, aparecerá o campo para ser parametrizado:

Basta clicar em para expandir o campo criado:

A partir disso será possível iniciar o cadastro do campo:

Novo Campo: Permite criar um novo campo
Selecionar campo existente: Permite selecionar algum campo já existente em algum formulário
Tipo: Permite selecionar o tipo do campo que será criado no formulário

• Texto Orientativo: Permite cadastrar um texto com o objetivo de dar uma orientação
• Texto: Habilita uma caixa de texto para descrever a resposta. Caso queira disponibilizar uma caixa de texto que suporte maior quantidade de caracteres, basta habilitar a opção ‘Multilinhas’.
• Data: Habilita um calendário para seleção de data como resposta.
• Hora: Habilita um campo para inserir a resposta em formato de horas
• Url: Habilita um campo para inserir um link
• Número: Habilita um campo para responder no formato de números
• Seleção Única: Possibilita a resposta por meio de uma única seleção entre as opções disponibilizadas
• Seleção Múltipla: Possibilita a resposta por meio de diversas seleções entre as opções disponibilizadas
• Questionário: Permite criar um questionário com diversas perguntas que terão as mesmas opções para selecionar como resposta

Nome: Descrever o nome do campo, ou seja, qual informação deve ser respondida
Texto no Campo: É possível colocar a orientação para o usuário de que forma ele deve preencher o campo
Multilinhas: Caso a opção selecionada em “Tipo” seja “Texto”, é possível aumentar o tamanho das linhas para o preenchimento da informação através do “Multilinhas”
Obrigatório: Permite tornar o preenchimento do campo obrigatório

Através do ícone , é possível copiar o campo já criado.

Com a opção , é possível remover o campo criado

Para remover um formulário é necessário ter a permissão de Remover campos e formulários, definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Uma vez que o campo foi removido, não é possível recuperá-lo posteriormente. Quando um campo, que já foi utilizado em uma ocorrência, é removido, a informação também será removida de uma ocorrência.

É possível criar vários campos em um mesmo formulário. Para isso, repita a rotina de e siga o preenchimento do novo campo.

Para pré-visualizar a formatação do formulário, basta clicar em :

E então será possível visualizar como está o formulário criado, antes de vincular a opção de Plano de ação no Ocorrências:

Ao concluir a criação do formulário, basta clicar no ícone para salvar.

Após o formulário criado é possível vincular ao Plano de Ação na categoria da Ocorrência.

Essa definição é feita através da aba de Categorias.

Para vincular um Formulário ao plano de ação de uma Categoria é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto  do mesmo, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Ao selecionar a opção de editar, você poderá modificar as informações da categoria cadastrada.

Para as categorias já criadas, quando iniciamos o processo de edição, 3 abas principais serão apresentadas na parte superior da janela, para vincular formulários nos planos de ação, vá para a última aba, “planos de ação”:

Selecione o formulário pré-criado que deve ser aplicado as ações dessa categoria.

Ao clicar em , o processo será concluído e seu formulário estará vinculado as ações dessa categoria.

Os campos de formulário só irão aparecer para preenchimento depois que a ação estiver criada, sendo o mesmo comportamento para as ações padrões que forem configuradas para a categoria.

Qualquer alteração feita no formulário vinculado ao plano de ação da categoria se aplica as ocorrências abertas, as que estão fechadas não devem ser afetadas pela atualização

Também podemos vincular formulários aos planos de ação de uma categoria no momento de criação da mesma.

Clique aqui para visualizar como realizar o cadastro da categoria.

Depois disso, podemos avançar para a aba de “planos de ação” e configurar o formulário.