A categorização de fornecedores tem como objetivo fornecer uma indicação clara da classificação de cada um. Ao categorizarmos os fornecedores, podemos agrupá-los e distinguir entre eles, o que é fundamental para uma organização eficaz e uma gestão estratégica otimizada.

No módulo Fornecedores, é importante distinguir Categorias e Tipos de Fornecimento. A Categoria refere-se a classificação do fornecedor, podendo ser críticos, não críticos, entre outros exemplos. Por outro lado, o Tipo de Fornecimento representa a classificação do tipo de fornecimento com base nos materiais/serviços fornecidos, podendo ser serviços, produtos, tecnologia, por exemplo.

No módulo de Fornecedores clique na aba “Parâmetros” e em seguida na aba “Categorias” .

Para visualizar a aba de parâmetros é necessário a permissão de Gerenciar uma das seguintes parametrizações (Tipos de fornecimento, Materiais/Serviços, Critérios, Classificação ou Segmento (Avaliação)). Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para adicionar uma categoria é necessário ter a permissão de Gerenciar categorias. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para adicionar uma nova categoria clique em :

Será exibida a janela para cadastrar a nova categoria, preencha os dados:

• Título: Insira o nome da categoria que será cadastrada;
• Ícone: Selecione um ícone para representar essa categoria. Ao registrar um fornecedor com essa categoria, esse ícone é exibido na listagem;
• Cor: Selecione a cor que será atribuída ao ícone selecionado;
• Formulário: Podemos adicionar formulário na categoria. Os formulários são campos adicionais para preenchimento no momento de cadastro do fornecedor, ao selecionar a categoria automaticamente os campos definidos serão exibidos para preenchimento.

Para inserir um formulário na categoria do fornecedor, é necessário que o mesmo seja criado, clique aqui para ver como criar e vincular o formulário ao módulo!

• Descrição: Se for necessário alguma descrição sobre a categoria, insira nesse campo. Essa informação ficará registrada apenas dentro da categoria, não aparecendo no momento de cadastrar o fornecedor.

Campos com * são obrigatórios.

Após preencher os dados clique em  para concluir o cadastro.

Em determinadas situações, pode haver uma classificação que foi previamente cadastrada e utilizada no módulo Fornecedores. Contudo, devido a atualizações e ajustes no processo, não é mais aconselhável utilizar essa classificação para outras Avaliações. Diante dessa situação, é possível proceder com a remoção dessa classificação.

Importante! Recomenda-se que a classificação seja inativada ao invés de removida, pois todas as informações removidas são permanentemente perdidas e não podem ser recuperadas.

Para Remover uma classificação é necessário ter a permissão de Gerenciar Classificação. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre a classificação selecionada ou no ícone do menu de contexto correspondente, serão exibidas as seguintes opções: editar, inativar e remover.

Ao selecionar a opção “remover”, essa classificação será removida do sistema.

Uma mensagem de confirmação será exibida, solicitando a confirmação da remoção.

Após clicar em “remover classificação”, ela será excluída permanentemente do sistema.

A remoção da classificação não afetará nas avaliações já concluídas. No entanto, é necessário também remover a classificação da avaliação.

Após a definição de uma classificação nos resultados das avaliações, caso seja necessário modificar qualquer informação relacionada a essa classificação, podemos realizar essa edição.

Para editar uma classificação é necessário ter a permissão de Gerenciar classificação. Definida na aba Papéis e permissões > Configurações.

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre a classificação selecionada ou no ícone do menu de contexto correspondente, serão exibidas as seguintes opções: editar, inativar e remover.

Ao selecionar a opção “editar”, você terá a possibilidade de ajustar as informações da classificação cadastrada.

Ao clicar em , o processo será concluído e a classificação será editada conforme necessário.

Ao editar uma classificação, as avaliações associadas serão atualizadas para refletir as alterações feitas, sem afetar as avaliações já concluídas.

Em alguns cenários, uma classificação anteriormente registrada e utilizada nas avaliações do módulo Fornecedores pode tornar-se inadequada devido a atualizações e ajustes no processo.

Para assegurar a rastreabilidade das informações, é aconselhável inativar a classificação que não será mais aplicada. Assim, ela não será mais exibida na listagem quando estivermos classificando o resultado de uma avaliação.

Como Inativar uma classificação?

Para inativar uma classificação é necessário ter a permissão de Gerenciar Classificação. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre a classificação selecionada ou no ícone do menu de contexto correspondente, serão exibidas as seguintes opções: editar, inativar e remover.

Ao selecionar a opção “inativar”, essa classificação será desativada no sistema.

Visualmente as classificações inativas estarão numa cor mais clara (cinza).

Para visualizar somente as classificações ativas, você pode usar o filtro localizado na coluna de situação.

Por padrão, este filtro vem configurado para exibir todas as classificações. Ao desabilitar a opção de mostrar as inativas no filtro, apenas as classificações ativas serão listadas.

Ao inativar uma classificação que possui Avaliação vinculada, a informação não será perdida.

Como Ativar uma classificação?

Para situações em que uma classificação foi anteriormente inativada, mas precisa ser reutilizada, podemos reativá-la.

Para ativar uma classificação é necessário ter a permissão de Gerenciar Classificação. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Após habilitar o filtro de classificações inativas e encontrar aquela que deve ser reativada, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a classificação selecionada ou no ícone do menu de contexto correspondente, serão exibidas as seguintes opções: editar, ativar e remover.

Ao selecionar “ativar”, essa classificação será reativada no sistema.

Para adicionar uma nova classificação clique em

Será exibida a janela para cadastrar uma nova classificação, preencha os dados:

• Classificação: Insira o nome da classificação que será cadastrada.
• Cor: Defina uma cor para a classificação
  Campos com * são obrigatórios.

Após preencher os dados clique em para concluir o cadastro.

Para que o usuário acesse o sistema é necessário que haja um papel vinculado ao seu cadastro e, com a definição do papel do usuário, determinamos as permissões concedidas ao colaborador na utilização dos módulos.

Para criar um papel, é necessário ter a permissão de registrar habilitada no papel do usuário. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para criar um papel na aba Papéis e Permissões clique em

Será exibida a tela para cadastro do papel. Informe:

• Nome: insira o nome do papel;
• Descrição do papel: quando necessário descreva as atribuições e responsabilidades desse papel.

Campos com * são obrigatórios.

Após inserir o nome e a descrição do papel podemos selecionar os usuários que serão vinculados.

Clique em Selecionar para carregar a listagem de colaboradores.

• Selecione por um grupo de usuários;
• Localize um colaborador pela busca.

Após selecionar os usuários clique em Concluir.

Para remover um colaborador do papel desmarque a seleção.

Para concluir o cadastro do papel clique em  para gravar.

Concedendo Permissões

Com o papel criado temos que conceder os acessos que serão permitidos.

Localize o papel criado e clique nele para abrir a edição.

Clique  para exibir a aba Fornecedores para habilitar as permissões para o módulo.

Permissões

Fornecedores

• Cadastrar: Permite o colaborador adicionar fornecedores;
• Editar todos: Colaborador terá permissão para editar todos os fornecedores adicionados que ele visualiza;
• Visualizar todos: Permite o colaborador visualizar todos os fornecedores adicionados;
• Remover: Colaborador terá permissão para remover os fornecedores adicionados que visualiza.

Avaliação:

• Cadastrar: Permite ao colaborador adicionar as avaliações do fornecedor;
• Editar todas as avaliações: Permite ao colaborador editar todas as avaliações realizadas nos fornecedores que ele visualiza;
• Visualizar todas as avaliações: Permite ao colaborador visualizar todas as avaliações realizadas nos fornecedores;
• Remover avaliação: Colaborador terá permissão para remover as avaliações adicionadas.

Parâmetros:

• Gerenciar categorias: Colaborador terá permissão para adicionar, editar, visualizar as categorias criadas e remover;
• Gerencias tipos de fornecimento: Colaborador terá permissão para visualizar a aba tipos de fornecimento, adicionar, editar, visualizar os tipos de fornecimento criados e remover;
• Gerenciar materiais/serviços: Colaborador terá permissão para visualizar a aba materiais/serviços, adicionar, editar, visualizar os materiais/serviços criados e remover;
• Gerenciar critérios: Colaborador terá permissão para visualizar a aba critérios, adicionar, editar, visualizar os critérios criados e remover;
• Gerenciar classificação: Colaborador terá permissão para visualizar a aba classificação, adicionar, editar, visualizar as classificações criadas e remover;
• Gerenciar segmento (avaliação): Colaborador terá permissão para visualizar a aba segmento (avaliação), adicionar, editar, visualizar os segmentos (avaliação) criados e remover.

Relatório:

• Visualizar todos os relatórios: Permite o colaborador visualizar os relatórios do módulo.

Ações:

• Cadastrar: Permite o colaborador cadastrar novas ações;
• Editar todas as ações abertas: Permite o colaborador editar todas as ações abertas, mesmo não estando em sua responsabilidade;
• Editar todas as ações fechadas: Permite o colaborador editar todas as ações fechadas, mesmo não estando em sua responsabilidade;
• Editar ações abertas que sou responsável/verificador: Permite o colaborador editar as ações abertas somente que está como responsável/verificador. Estes dados de cadastro são as informações inseridas no 5W2H;
• Editar ações fechadas que sou responsável/verificador: Permite o colaborador editar as ações fechadas somente que está como responsável/verificador. Estes dados de cadastro são as informações inseridas no 5W2H;
• Remover: Permite o colaborador remover ações dos planos de ação.

Ações padrões são tarefas, procedimentos ou etapas predefinidas que compõem nosso processo e fluxo de trabalho. Podemos otimizar a operação ao garantir que as ações sejam automaticamente exibidas nas ocorrências associadas à sua categoria específica.

Essas ações são associadas às categorias das ocorrências, nos permitindo cadastrá-las de acordo com o contexto de cada categoria.

Por exemplo, na categoria “Reclamação de cliente”, se fizer sentido para o processo, podemos definir como ação padrão o procedimento de “Entrar em contato com o cliente”. O cadastro de ações padrão é uma prática que contribui para uma gestão mais ágil e eficiente das atividades conforme a necessidade específica de cada situação.

Para criar ações padrão necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Configurações > Papéis e Permissões

Para cadastrar uma ação padrão, é necessário acessar a categoria à qual ela será vinculada. Podemos realizar essa alteração clicando uma vez no nome da categoria ou através do ícone e da opção de “editar”:

Dentro da categoria, você encontrará a aba “Ações Padrão”, onde localizará a opção :

Em seguida temos acesso à janela de registro da ação, onde preencheremos os campos necessários para garantir uma ação completa e precisa. É crucial neste momento construirmos uma ação objetiva e abrangente para garantir resultados satisfatórios.

• Nome (O quê?): Preencha este campo obrigatório com o título claro e objetivo da ação a ser realizada. Isso garantirá que o executor da ação possa realizá-la de forma precisa e eficaz.
  
• Local (Onde?): Caso haja um local específico onde a ação será realizada, podemos informá-lo nesse campo.
  
• Custo (Quanto?): Se esta ação implicar custos, é possível evidenciar essa informação no campo.
  
• Descrição (Como?): No campo de descrição forneça detalhes sobre como a ação deve ser executada. Inclua todas as informações relevantes para uma execução adequada.
  
• Justificativa (Porque?): Explique a motivação e a razão pela qual a ação deve ser executada, proporcionando contexto e clareza aos envolvidos.

É possível cadastrar quantas ações padrão forem necessárias dentro da categoria, pois atualmente não há um limite estabelecido. Na aba de cadastro de ações padrão, é possível visualizar até 100 delas por página.

Havendo uma ação padrão já registrada, no cadastro das novas ações é disponibilizado o campo “Pertence à”, onde podemos indicar que a nova ação está relacionada a uma ação já cadastrada.

Quando cadastramos uma ação relacionada a outra, a ação principal receberá um ícone indicando que possui ações associadas à ela. Ao clicar nesse ícone, podemos expandir a visualização para encontrar a ação-filha:

As novas ocorrências desta categoria possuirão essas ações cadastradas por padrão.

Ações padrões são tarefas, procedimentos ou etapas predefinidas que compõem nosso processo e fluxo de trabalho. Podemos otimizar a operação ao garantir que as ações sejam automaticamente exibidas nas ocorrências associadas à sua categoria específica.

Essas ações são associadas às categorias das ocorrências, nos permitindo cadastrá-las de acordo com o contexto de cada categoria.

Por exemplo, na categoria “Reclamação de cliente”, se fizer sentido para o processo, podemos definir como ação padrão o procedimento de “Entrar em contato com o cliente”. O cadastro de ações padrão é uma prática que contribui para uma gestão mais ágil e eficiente das atividades conforme a necessidade específica de cada situação.

Para criar ações padrão é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Configurações > Papéis e Permissões

Para cadastrar uma ação padrão, é necessário acessar a categoria à qual ela será vinculada. Podemos realizar essa alteração clicando uma vez no nome da categoria ou através do ícone na opção de “editar”:

Dentro da categoria, você encontrará a aba “Ações Padrão”, onde localizará a opção :

Em seguida temos acesso à janela de registro da ação, onde preencheremos os campos necessários para garantir uma ação completa e precisa. É crucial neste momento construirmos uma ação objetiva e abrangente para garantir resultados satisfatórios.

• Nome (O quê?): Preencha este campo obrigatório com o título claro e objetivo da ação a ser realizada. Isso garantirá que o executor da ação possa realizá-la de forma precisa e eficaz.
  
• Local (Onde?): Caso haja um local específico onde a ação será realizada, podemos informá-lo nesse campo.
  
• Custo (Quanto?): Se esta ação implicar custos, é possível evidenciar essa informação no campo.
  
• Descrição (Como?): No campo de descrição forneça detalhes sobre como a ação deve ser executada. Inclua todas as informações relevantes para uma execução adequada.
  
• Justificativa (Porque?): Explique a motivação e a razão pela qual a ação deve ser executada, proporcionando contexto e clareza aos envolvidos.

É possível cadastrar quantas ações padrão forem necessárias dentro da categoria, pois atualmente não há um limite estabelecido. Na aba de cadastro de ações padrão, é possível visualizar até 100 delas por página.

Havendo uma ação padrão já registrada, no cadastro das novas ações é disponibilizado o campo “Pertence à”, onde podemos indicar que a nova ação está relacionada a uma ação já cadastrada.

Quando cadastramos uma ação relacionada a outra, a ação principal receberá um ícone indicando que possui ações associadas à ela. Ao clicar nesse ícone, podemos expandir a visualização para encontrar a ação-filha:

As novas ocorrências desta categoria possuirão essas ações cadastradas por padrão.

Caso tenha ocorrido alguma inserção errônea de informações ou houver alguma alteração nos dados da categoria, nós temos a opção de editar as informações de uma Categoria.

Para editar categorias é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto  dela, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Ao selecionar a opção de editar, você poderá modificar as informações da categoria cadastrada.

Ao clicar em , o processo será concluído e a categoria será editada conforme necessário.

Ao editar uma Categoria de ocorrência, as ocorrências vinculadas a ela também serão atualizadas para refletir as alterações feitas.

Caso tenha ocorrido alguma inserção errônea de informações ou houver alguma alteração nos dados da categoria, nós temos a opção de editar as informações de uma Categoria.

Para editar categorias é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria escolhida ou clicando no ícone de menu de contexto  dela, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover.

Ao selecionar a opção de editar, você poderá modificar as informações da categoria cadastrada.

Ao clicar em , o processo será concluído e a categoria será editada conforme necessário.

Ao editar uma Categoria de ocorrência, as ocorrências vinculadas a ela também serão atualizadas para refletir as alterações feitas.