Para tratar uma ocorrência, mitigando a sua recorrência, é importante entender qual a origem do evento, para que dessa forma possamos eliminar o problema, mitigando a sua recorrência. Para identificar qual a causa que origina o problema, podemos utilizar ferramentas de análise que contribuem, nos direcionando de forma estratégica no entendimento de todos os fatos e dados, através de etapas sequenciadas, que nos apoiam a levantar informações valiosas para a compreensão de qual é o problema em questão. Identificar a causa raiz de um desvio pode ser um desafio e utilizar ferramentas de análise trará para as suas ocorrências uma maior assertividade no tratamento e consequentemente uma maior robustez na solução dos problemas.

Nas Configurações do módulo ocorrências é possível entender de que forma o módulo está padronizado com relação a essas ferramentas, possibilitando identificar como iremos usufruí-las na etapa de análise de causa.

A personalização das configurações do módulo Ocorrências são funcionalidades exclusivas do Qualiex. Caso identifiquem que o Qualiex e sua capacidade de personalização é mais aderente as necessidades da sua organização, fale com um de nossos especialistas, clicando aqui!

No módulo de ocorrências clique na aba Configurações:

Para atuar na aba de Configurações, é necessário ter a permissão de Gerenciar . Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Padrão da configuração das ferramentas de análise

Esse contexto de configurações é referente a parametrização das ferramentas de análise, com o objetivo de entender como iremos usufruí-las na etapa de análise de causa durante a tratativa da ocorrência

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitido uso de Diagrama de árvore: essa é a única opção habilitada, ou seja, será possível utilizar essa ferramenta para analisar a causa durante a tratativa das ocorrências. Com o Diagrama de árvore possibilitará ramificar a análise, mapeando todas as variações e desvios ocorridos referente ao desvio, até chegar na causa raiz.

As demais opções não estão habilitadas, porém abaixo, é possível ter o entendimento de cada opção:

• Obrigatório identificação de causa raiz: Por mais que você tenha a opção de utilizar as ferramentas da qualidade na etapa de análise de causa, hoje elas não são obrigatórias. Se caso essa opção estivesse habilitada, seria possível tornar obrigatório o uso do 5 Porquês ou Diagrama de Ishikawa
• Obrigatório identificação de Ishikawa: Se caso essa opção estivesse selecionada, a utilização dessa ferramenta seria obrigatória. Dessa forma, sem o preenchimento da mesma, não seria possível avançar com a tratativa da ocorrência para a próxima etapa
• Obrigatório o preenchimento de 5 Porquês ou Diagrama de árvore: Se fosse obrigatório a identificação da causa raiz a partir do 5 Porquês ou Diagrama de Árvore, seria preciso essa opção estar habilitada, para que então o responsável pela etapa não avançasse, sem que fosse feito o preenchimento

Como é uma configuração padrão, nós do time Forlogic que ajustamos, como isso, será possível acompanhar se essas configurações sofreram alterações a partir da data de atualização:

Para tratar uma ocorrência, mitigando a sua recorrência, é importante entender qual a origem do evento, para que dessa forma possamos eliminar o problema, mitigando a sua recorrência. Para identificar qual a causa que origina o problema, podemos utilizar ferramentas de análise que contribuem, nos direcionando de forma estratégica no entendimento de todos os fatos e dados, através de etapas sequenciadas, que nos apoiam a levantar informações valiosas para a compreensão de qual é o problema em questão. Identificar a causa raiz de um desvio pode ser um desafio e utilizar ferramentas de análise trará para as suas ocorrências uma maior assertividade no tratamento e consequentemente uma maior robustez na solução dos problemas.

Nas Configurações do módulo ocorrências temos a opção de padronizar essas ferramentas, possibilitando a padronização da etapa de análise de causa, definindo a obrigatoriedade das ferramentas e quais serão utilizadas.

No módulo de ocorrências clique na aba Configurações:

Para atuar na aba de Configurações, é necessário ter a permissão de Gerenciar. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

O módulo já possui uma pré-configuração, mas é possível realizar novos ajustes de acordo com o padrão de tratativa utilizado em seu processo

Configuração das ferramentas de análise

Esse contexto de configurações é referente a parametrização das ferramentas de análise, com o objetivo de definir a obrigatoriedade das ferramentas e quais serão utilizadas.

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitido uso de Diagrama de árvore: Habilitando essa opção, para o seu processo de gestão de ocorrências será possível utilizar essa ferramenta. Ao usar o Diagrama de árvore para a análise de causa dos eventos, será possível ramificar a análise, mapeando todas as variações e desvios ocorridos referente ao desvio, até chegar na causa raiz.

Caso não tenha habilitado a opção de “Permitido uso de Diagrama de árvore”, ao tratar uma ocorrência, essa ferramenta não aparecerá

• Obrigatório identificação de causa raiz: Por mais que você tenha a opção de utilizar as ferramentas da qualidade na etapa de análise de causa, caso queira tornar obrigatório o uso de uma delas, é necessário habilitar essa opção.

Ao habilitar a opção de “Obrigatório identificação de causa raiz”, a obrigatoriedade será para as ferramentas de Diagrama de Ishikawa ou 5 porquês

• Obrigatório identificação de Ishikawa: Caso seja obrigatório a identificação da causa raiz através do Diagrama de Ishikawa, é necessário habilitar essa opção. Dessa forma, sem o preenchimento da mesma, não será possível avançar com a tratativa da ocorrência para a próxima etapa.
• Obrigatório o preenchimento de 5 Porquês ou Diagrama de árvore: Se for obrigatório a identificação da causa raiz a partir do 5 Porquês ou Diagrama de Árvore, será preciso selecionar este item nas configurações das ferramentas, para que então o responsável pela etapa não avance, sem que seja feito o preenchimento.

Caso tenha optado por tornar “obrigatório o preenchimento de 5 Porquês ou Diagrama de Árvore”, será necessário habilitar, mesmo assim, a opção “Permitido uso de Diagrama de árvore”

Ao habilitar a opção de “Obrigatório identificação de causa raiz”, a obrigatoriedade será para as ferramentas de Diagrama de Ishikawa ou 5 porquês, porém se as duas ferramentas forem obrigatórias, será preciso habilitar a permissão para “obrigatório identificação de Ishikawa” e “obrigatório o preenchimento de 5 Porquês ou Diagrama de Árvore”

Sempre que é feita uma atualização das configurações, é preciso clicar em :

Toda vez que uma configuração é salva, no canto inferior direito é possível acompanhar a data da última atualização:

A partir da compreensão de uma tendência de tratativa de ocorrência por empresas de pequeno porte, identificamos que alguns contexto como cadastro da ocorrência, análise de causa, plano de ação ou prazos para a conclusão do tratamento, possuem uma particularidade. Com isso, através da aba de Configurações será possível entender as parametrizações padrão do módulo Ocorrências, referente ao fluxo de tratamento do evento. Essa estrutura foi pensada como uma forma de facilitar e contribuir, para melhorar a gestão de ocorrências de pequenos negócios.

A personalização das configurações do módulo Ocorrências são funcionalidades exclusivas do Qualiex. Caso identifiquem que o Qualiex e sua capacidade de personalização é mais aderente as necessidades da sua organização, fale com um de nossos especialistas, clicando aqui!

No módulo de ocorrências clique na aba Configurações:

Para atuar na aba de Configurações, é necessário ter a permissão de Gerenciar . Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Na aba Configurações temos as parametrizações separadas por contextos:

1. Configurações de planos de ações e prazos: Por meio desses contextos, entenderemos as configurações aplicadas nas ações relacionadas às ocorrências.

Para saber mais sobre Configurações de plano de ação e Configuração de prazos, acesse aqui

2. Configuração do cadastro de ocorrências e formulários padrão: Com essas parametrização padrão é possível compreender se a ocorrência será registrada ou não de forma anônima, se o responsável pela ocorrência possa ser o verificador da mesma, além de definir quais serão os campos para preenchimento obrigatório durante o cadastro da ocorrência.

Para saber mais sobre Configuração do cadastro de ocorrências e formulários padrão do cadastro da ocorrência, acesse aqui

3. Ferramentas de análise: Com o módulo Ocorrências, será possível utilizar três ferramentas que apoiam na análise de causa raiz. Através dessa configuração, entenda quais ferramentas serão utilizadas durante a tratativa e se o uso delas será obrigatório ou não.

Para saber mais sobre Configuração das ferramentas de análise, acesse aqui

Como é uma configuração padrão, nós do time Forlogic que ajustamos, como isso, será possível acompanhar se essas configurações sofreram alterações a partir da data de atualização:

Atualizado em 12 de setembro de 2021

Após a ocorrência já ter sua causa tratada e seu plano de ação concluído, pode acontecer do problema vir a acontecer novamente. Quando isso acontecer, podemos marcar reincidência, para termos um histórico e analisar a possibilidade de um plano de ação diferente.

Clique em “Marcar reincidência”

Será exibida a tela para selecionar qual ocorrência que já está no status de padronização ou concluída para ser selecionada.

Após selecionar a ocorrência, grave.

Irá aparecer uma mensagem para confirmar. Clique em “marcar”

É possível ter a informação do registro da reincidência no histórico da ocorrência.

Atualizado em 22 de abril de 2021

Se for necessário descrever melhor uma causa raiz ou uma possível causa raiz, podemos utilizar a ferramenta do 5 porquês para aprofundar a análise.

Acesse a ocorrência que precisa de mais informações para o registro da causa raiz ou possível causa raiz.

Acesse a ocorrência que vamos classificar a causa, esse detalhamento pode ser feito durante a análise de causa.

Após acessar a ocorrência clique em .

Será exibida a tela com as informações da causa raiz e possíveis causas raiz, clique no menu de contexto  da causa que será classificada para exibir o menu de opções.

Podemos aprofundar as possíveis causa raiz também!

Clique na opção Aprofundar causa e selecione a opção Diagrama 5 porquês.

Será exibida a janela para inserir a ferramenta.

Veja como utilizar o diagrama de 5 porquês.

Atualizado em 19 de março de 2021

Se for necessário descrever melhor uma causa raiz ou uma possível causa raiz, podemos utilizar o campo de texto para aprofundar a análise.

Acesse a ocorrência que precisa de mais informações para o registro da causa raiz ou possível causa raiz.

Acesse a ocorrência que vamos classificar a causa, esse detalhamento pode ser feito durante a análise de causa.

Após acessar a ocorrência clique em .

Será exibida a tela com as informações da causa raiz e possíveis causas raiz, clique no menu de contexto  da causa que será classificada para exibir o menu de opções.

Podemos aprofundar as possíveis causa raiz também!

Clique na opção Aprofundar causa e selecione a opção Texto livre.

Será exibida a janela para inserir o texto. Clique em salvar para concluir.

O aprofundamento inserido é exibido na causa relacionada.