A personalização das configurações do módulo Ocorrências como as definições das configurações de cadastro e de formulário padrão das ocorrências são funcionalidades exclusivas do Qualiex. Caso identifiquem que o Qualiex e sua capacidade de personalização é mais aderente as necessidades da sua organização, fale com um de nossos especialistas!

Em algumas situações, algumas informações podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. No Qualiex é possível personalizar essas configurações de acordo com esses cenários, no Qualitfy elas já vem configuradas de forma padrão, para facilitar a condução dos processos de pequenas empresas.

Nesse artigo explicaremos algumas das definições que são padronizadas para o módulo Ocorrências do Qualitfy.

Para acessar as configurações e verificar como estão definidas as configurações padronizadas do Ocorrencias Qualitfy é necessário ter permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba de Configurações > Papéis e permissões.

Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.

Configuração do cadastro de ocorrências

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação ao ato de cadastrar a ocorrência.

Itens que estão identificados comestão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitir cadastro anônimo: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, todas as ocorrências registradas tem o seu emissor identificado, não sendo possível cadastrar ocorrências anônimas;
• Somente cadastro anônimo: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, todas as ocorrências registradas tem o seu emissor identificado, não sendo possível cadastrar ocorrências anônimas;
• Salvamento automático: Essa configuração é habilitada para o Qualitfy. No momento em que o usuário está registrando uma ocorrência, o registro vai sendo salvo de forma automática, podendo ser concluído em outro momento. A ocorrência fica aguardando a conclusão do registro e envio para avaliação na caixa de entrada com o status “em criação”;
• Permitir que o responsável e o verificador da ocorrência sejam o mesmo usuário: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy, na maior parte das situações a pessoa que executa a tratativa não será a mesma que vai avaliar a eficácia do que foi feito.

Formulário padrão do cadastro da Ocorrência

No momento de cadastro das ocorrências existem campos padronizados para preenchimento, no Qualitfy todos eles vem habilitados, sem a obrigatoriedade de serem preenchidos.

• Campo de Tipo: Defina a qual tipo de ocorrência sua ocorrência pertence;

• Campo de Cliente: Defina qual o cliente relacionado a ocorrência;

• Campo de Local: Defina o local relacionado a ocorrência;

Importante! Para o campo de Local, as informações registradas tem impacto nas ocorrências que o usuário tem acesso e/ou pode executar atividades de acordo com as permissões no seu papel. Se o campo não estiver preenchido não é possível fazer esssas definições a partir das permissões Exemplo: permissões de aprovar, visualizar ocorrências do local.

• Campo de Aprovador: Defina o usuário que deve aprovar a ocorrência.

Importante! Se o campo de aprovador não estiver preenchido no momento de cadastro da ocorrência, não é possível restringir quais usuários receberão a notificação de registro da ocorrência, irá para todos que tem a permissão de aprovar no papel. Com o campo preenchido, quando selecionamos um usuário como aprovador, apenas ele será notificado.

As configurações específicas do módulo de Ocorrências existem para aumentar as possibilidades de personalização para o registro e tratativa das ocorrências.

Entendemos que alguns aspectos podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. Pensando nisso, as Configurações específicas do módulo vão apoiar a trazer definições que são aderentes as necessidades da sua organização para a gestão das ocorrências.

Para acessar e ajustar as configurações do módulo Ocorrências é necessário ter a Permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba Configurações > Papéis e permissões.

Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.

Configuração do cadastro de ocorrências

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação ao ato de cadastrar a ocorrência.

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitir cadastro anônimo: Habilitando essa opção, para o seu processo de gestão de ocorrências será possível que os usuários registrem ocorrências de forma anônima, dessa forma o emissor da ocorrência permanece anônimo.

Essa configuração apoia o engajamento dos colaboradores no registro de situações que precisam ser notificadas e tratadas, sem que sejam identificados aqueles que registraram a ocorrência, por receio de represálias, por exemplo.

Ao registrar a ocorrência o usuário poderá selecionar se a ocorrência é anônima ou não.

Caso essa situação não seja pertinente ao seu processo, pode manter desabilitada.

• Somente cadastro anônimo: Habilitando essa opção, todas as novas ocorrências terão emissor anônimo, sem exceções. Indicada para processos em que todas as ocorrências devem ser registradas de forma anônima.

• Salvamento automático: No momento em que o usuário está registrando uma ocorrência, o registro vai sendo salvo de forma automática, podendo ser concluído em outro momento. A ocorrência fica aguardando a conclusão do registro e envio para avaliação na caixa de entrada com o status “em criação”.

Não é possível habilitar a opção de salvamento automático em conjunto com o registro de ocorrências anônimas, pois a rastreabilidade das informações e do emissor é necessária para salvar o rascunho da ocorrência.

Dessa forma, habilitamos as configurações de cadastro anônimo ou a de salvamento automático.

Quando uma das 3 configurações estiver habilitada, as outras duas ficarão desabilitadas, da seguinte forma:

• Permitir que o responsável e o verificador da ocorrência sejam o mesmo usuário: Quando essa opção está habilitada, o responsável da ocorrência e o verificador podem ser o mesmo usuário.

Em muitos casos essa configuração fica desabilitada. Já que normalmente a pessoa que executa a tratativa não será a mesma que vai avaliar a eficácia do que foi feito. Mas com a configuração habilitada é possível definir o mesmo usuário como responsável nos dois contextos caso esse cenário seja pertinente para a empresa.

Formulário padrão do cadastro da Ocorrência

É possível configurar alguns campos que serão utilizados para cadastro das ocorrências.

Dependendo do processo um campo pode não ser necessário ou pode apenas não ter preenchimento obrigatório em todas as ocorrências. Nesses casos, é possível personalizar alguns desses campos.

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

Os campos de título, categoria e descrição são visíveis e obrigatórios por padrão.

• Campo de Tipo: Esse campo sempre será listado, mas seu preenchimento pode não ser obrigatório.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

• Campo de Cliente: Caso o campo de cliente não seja necessário, é possível desabilitar o mesmo, e ele deixará de aparecer ao cadastrar as novas ocorrências.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

• Campo de Local: Caso o campo de local não seja necessário, é possível desabilitar o mesmo, e ele deixará de aparecer ao cadastrar as novas ocorrências.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

Importante! Para o campo de Local, as informações registradas podem ter impacto nas ocorrências que o usuário tem acesso e/ou pode executar atividades de acordo com as permissões no seu papel. Se o campo estiver desabilitado não é possível fazer esssas definições a partir das permissões. Exemplo: permissões de aprovar, visualizar ocorrências do local.

• Campo de Aprovador: Caso não seja necessário selecionar quem será o usuário responsável por aprovar as ocorrências, é possível desabilitar o mesmo, e ele deixará de aparecer ao cadastrar as novas ocorrências.

Para desabilitar a obrigatoriedade do campo desmarque o checkboxdo mesmo.

Importante! Se o campo de aprovador estiver desabilitado para cadastrar as ocorrências, não é possível restringir quais usuários receberão a notificação de registro da ocorrência, irá para todos que tem a permissão de aprovar no papel. Com o campo, quando selecionamos um usuário como aprovador, apenas ele será notificado.

Alterações aplicadas nas configurações do módulo só serão aplicadas as novas ocorrências que forem cadastradas depois do ajuste. As que já estavam abertas não serão afetadas ou atualizadas.

Se o seu processo de tratamento e gerenciamento de ocorrências apresentar particularidades relacionadas ao cadastro da ocorrência, análise de causa, plano de ação ou prazos para a conclusão do tratamento, você poderá realizar ajustes por meio da aba de configurações. Isso permitirá uma melhor adequação ao seu fluxo de tratamento de ocorrências no módulo.

No módulo de ocorrências clique na aba Configurações:

Para atuar na aba de Configurações, é necessário ter a permissão de Gerenciar. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Na aba Configurações temos as parametrizações separadas por contextos:

1. Configurações de planos de ações e prazos: Por meio desses contextos, definiremos as configurações que serão aplicadas nas ações relacionadas às ocorrências.

Para saber mais sobre Configurações de plano de ação e Configuração de prazos, acesse aqui

2. Configuração do cadastro de ocorrências e formulários padrão: Com essas parametrizações será possível definir se a ocorrência poderá ser registrada ou não de forma anônima, se o responsável pela ocorrência possa ser o verificador da mesma, além de definir quais serão os campos para preenchimento obrigatório durante o cadastro da ocorrência.

Para saber mais sobre Configuração do cadastro de ocorrências e formulários padrão do cadastro da ocorrência, acesse aqui

3. Ferramentas de análise: Com o módulo Ocorrências, será possível utilizar três ferramentas que apoiam na análise de causa raiz. Através dessa configuração, definiremos quais ferramentas serão utilizadas durante a tratativa e se o uso delas será obrigatório.

Para saber mais sobre Configuração das ferramentas de análise, acesse aqui

Sempre que é feita uma atualização das configurações, é preciso clicar em :

Toda vez que uma configuração é salva, no canto inferior direito é possível acompanhar a data da última atualização:

As configurações específicas do módulo de Ocorrências existem para aumentar as possibilidades de personalização para o registro e tratativa das ocorrências.

Entendemos que alguns aspectos podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. Pensando nisso, as Configurações específicas do módulo vão apoiar a trazer definições que são aderentes as necessidades da sua organização para a gestão das ocorrências.

Para acessar e ajustar as configurações do módulo Ocorrências é necessário ter a Permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba Configurações > Papéis e permissões.

Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.

Configuração de planos de ação

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação aos planos de ação das ocorrências, ou seja, é aqui que definiremos algumas configurações que passarão a ser padronizadas para essas ações. É interessante analisar e definir quais serão as parametrizações ideais para a gestão das ocorrências e suas ações para a sua organização.

Itens que estão identificados com estão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitir cadastro de ações de todos os tipos antes da análise de causa: Se essa opção estiver habilitada quando a ocorrência foi criada, será possível criar e classificar ações além do tipo de “ações imediatas”.

As ações imediatas são aquelas aplicadas para conter o problema identificado, mas elas não irão agir na causa raiz do problema, já que são aplicadas antes que a análise de causa seja feita propriamente e possamos identificar qual foi o real motivo que ocasionou a ocorrência.

Se a configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência é possível definir ações corretivas, preventivas e de oportunidade de melhoria antes mesmo de analisar a causa.

Se a configuração estava desabilitada no momento de cadastro da ocorrência, só será possível registrar ações imediatas até que a causa raiz seja definida.

• Concluir todas as ações para avançar para verificação de eficácia: Podem existir situações em que uma ocorrência pode avançar para a etapa de verificação de eficácia, se essa configuração estiver desabilitada no momento de cadastro da ocorrência, só será possível avançar a etapa de execução do plano de ação quando todas as ações estiverem concluídas.

É interessante analisar seu cenário para fazer essa definição. Pense conosco, quando sua ocorrência for para verificação de eficácia, ainda devem existir ações em andamento? Se a resposta for “não”, nossa indicação é manter essa opção habilitada para que as ocorrências só avancem para a verificação de eficácia quando não houverem mais pendências de planos de ação.

• Obrigatório verificador nas ações: O verificador será aquele usuário que vai avaliar se tudo foi executado da forma que deveria antes de concluir de fato a ação.

Observação: Para toda ação que tem um verificador de eficácia, apenas o verificador pode concluir a ação, o responsável não conseguirá concluir.

Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, aos cadastrar ações o campo de verificador será sempre sinalizado com preenchimento obrigatório.

• Permitir que o responsável e verificador da ação sejam o mesmo usuário: Como vimos no item anterior, quando uma ação tem um verificador, essa pessoa será responsável por analisar o que foi executado na ação para assegurar que ela de fato está concluída.

Na maior parte dos casos são definidos usuários diferentes (responsável da ação e verificador da ação) para que a pessoa que executou não seja a mesma que verificou, mitigando possíveis gaps no processo. No entanto, podem existir situações em que o próprio responsável da ação pode e deve ser o verificador.

Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, será possível definir o mesmo usuário como responsável e verificador da ação.

• Obrigatório o envio de anexo para concluir uma ação: A função de envio de anexos para conclusão de uma ação pode se aplicar para situações em que é necessário encaminhar evidências do que foi feito, sejam fotos, documentos ou outros arquivos.

Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, será obrigatório que um anexo seja inserido na ação para que ela possa ser concluída.

Na ação, podemos identificar uma mensagem que sinaliza essa obrigatoriedade:

• Executar ações apenas da etapa de Execução do plano de ação: Se essa configuração estava habilitada no momento de cadastro da ocorrência, as ações que não foram do tipo “imediatas” só poderão ser executadas quando a ocorrência estiver oficialmente na etapa de execução do plano.

No exemplo a seguir, a ocorrência ainda está na etapa de análise de causa e não é possível reportar custo, andamento nem alterar status da ação. Só poderemos fazer isso quando a ocorrência estiver na etapa correta.

Na maior parte dos casos é preferível que as ações que foram estabelecidas sejam executadas na fase correta. As ocorrências seguem a metodologia PDCA, e dessa forma possuem etapas de execução que seguem o fluxo da metodologia. Podem existir situações em que não é necessário seguir o PDCA a risca, ou que o processo exige um pouco mais de flexibilidade.

Para essas situações, podem deixar essa opção desabilitada e as ações poderão ser executadas em qualquer etapa da ocorrência.

• Definição dos dias de trabalho: Essa configuração vai definir os dias da semana que devem ser considerados para contabilizar os prazos das ações.

Opções disponíveis:

Segunda a sexta: Se a tratativa das ocorrências deve considerar apenas de segunda à sexta;

Exceto domingos: Selecione essa opção caso na sua empresa também contabiliza todos os dias da semana (segunda à sábado) ignorando os domingos;

Todos os dias: Habilite para considerar prazo com dias corridos para a tratativa.

É interessante analisar o seu processo para fazer essa definição. Se sua empresa não atua aos finais de semana, podem definir que apenas os dias de segunda a sexta sejam levados em consideração, por exemplo.

Dessa forma, quando vamos definir o prazo da ação, sábado e domingo fica fora do cálculo e também não podem ser selecionados como data de início ou término.

Configuração de prazos

• Criar planos de ação além do prazo da etapa: Essa parametrização permite o cadastro de ações com o prazo maior do que foi estabelecido na categoria. Definir prazos de conclusão para as ações e etapas da ocorrência é muito importante para assegurar que tratativa siga o fluxo de execução até sua conclusão.

Entendemos que em alguns momentos o prazo que foi definido para conclusão de uma ação pode sofrer alteração por diversos motivos, e para manter os registros corretos, podemos alterar o prazo das ações. Essa configuração vai ajustar o prazo das etapas da ocorrência e consequentemente o prazo de conclusão dela, levando em consideração os ajustes feitos no prazo das ações.

Nesse exemplo, a ocorrência tem suas etapas e cada uma delas tem seus prazos, até chegar ao prazo final da mesma.

Na mesma ocorrência, na aba de Planos de Ação, caso seja criada uma ação que deve terminar depois da data de término prevista para a etapa de execução do plano de ação (nesse exemplo a data é para o dia 28/05/2024, a data de término que estou colocando é para o dia 31/05/2024, passando a data prevista para término da etapa), a seguinte mensagem é mostrada:

Clicando em , os prazos das próximas etapas da ocorrência serão recalculados para levar em consideração esse ajuste de datas. O prazo final da ocorrência também será recalculado, levando em conta o novo prazo inserido na ação.

Para casos em que esse é um cenário possível dentro do processo, podem manter essa opção habilitada nas configurações.

Alterações aplicadas nas configurações do módulo só serão aplicadas as novas ocorrências que forem cadastradas depois do ajuste. As que já estavam abertas não serão afetadas ou atualizadas.

A personalização das configurações do módulo Ocorrências como as definições das configurações de planos de ação e prazos das ocorrências são funcionalidades exclusivas do Qualiex. Caso identifiquem que o Qualiex e sua capacidade de personalização é mais aderente as necessidades da sua organização, fale com um de nossos especialistas!

Em algumas situações, algumas informações podem ser pertinentes para alguns processos e não tão importantes para outros. No Qualiex é possível personalizar essas configurações de acordo com esses cenários, no Qualitfy elas já vem configuradas de forma padrão, para facilitar a condução dos processos de pequenas empresas.

Nesse artigo explicaremos algumas das definições que são padronizadas para o módulo Ocorrências do Qualitfy.

Para acessar as configurações e verificar como estão definidas as configurações padronizadas do Ocorrencias Qualitfy é necessário ter permissão de Gerenciar as configurações. Definido na aba de Configurações > Papéis e permissões.

Tendo a permissão é possível acessar as configurações do módulo no canto inferior esquerdo do módulo.

Configuração de planos de ação

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação aos planos de ação das ocorrências, ou seja, é aqui que definidas algumas configurações que são padronizadas para essas ações.

Itens que estão identificados comestão habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados.

• Permitir cadastro de ações de todos os tipos antes da análise de causa: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, só é possível criar ações imediatas até que a análise de causa da ocorrência seja concluída.

Caso a análise de causa ainda não tenha sido concluída e a causa raiz identificada, dentro da ação o campo de tipo de plano apresentará essa opção, apenas:

As ações imediatas são aquelas aplicadas para conter o problema identificado, mas elas não irão agir na causa raiz do problema, já que são aplicadas antes que a análise de causa seja feita propriamente e possamos identificar qual foi o real motivo que ocasionou a ocorrência.

Quando a causa raiz foi identificada, dentro da ação o campo de tipo de plano apresentará as opções “imediato, corretivo, preventivo e oportunidade de melhoria” para definição.

• Concluir todas as ações para avançar para verificação de eficácia: Essa configuração é habilitada para o Qualitfy. Ela vai assegurar que a ocorrência só avance para a etapa de verificação de eficácia quando todas ações forem devidamente concluídas, mitigando possíveis gaps no processo.

• Obrigatório verificador nas ações: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. O verificador será aquele usuário que vai avaliar se tudo foi executado da forma que deveria antes de concluir de fato a ação.

Observação: Para toda ação que tem um verificador de eficácia, apenas o verificador pode concluir a ação, o responsável não conseguirá concluir.

Caso esse cenário seja interessante ao seu processo, podem definir usuários como verificadores das ações sempre que necessário.

• Permitir que o responsável e verificador da ação sejam o mesmo usuário: Essa configuração é habilitada para o Qualitfy. Como vimos no item anterior, quando uma ação tem um verificador, essa pessoa será responsável por analisar o que foi executado na ação para assegurar que ela de fato está concluída.

Na maior parte dos casos, o usuário que é definido como responsável da ação não será o mesmo definido como verificador, para que a pessoa que executou não seja a mesma que verificou. No entanto, podem existir situações em que o próprio responsável da ação pode e deve ser o verificador, essa configuração permite que sejam o mesmo usuário.

• Obrigatório o envio de anexo para concluir uma ação: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. É possível enviar anexos como imagens e documentos como evidências da execução das ações, caso necessário, mas não é uma atividade obrigatória para as ações do Ocorrências Qualitfy.

• Executar ações apenas da etapa de Execução do plano de ação: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, é possível executar ações sem que a ocorrência esteja na etapa oficial de execução do plano de ação, trazendo mais flexibilidade a tratativa.

No exemplo a seguir, a ocorrência ainda está na etapa de análise de causa e é possível reportar custo, andamento nem alterar status da ação.

• Definição dos dias de trabalho: Essa configuração define os dias da semana que serão considerados para contabilizar os prazos das ações.

Para o Qualitfy a configuração padronizada é para considerar os dias de segunda a sexta. Dessa forma, quando vamos definir o prazo da ação, sábado e domingo fica fora do cálculo e também não podem ser selecionados como data de início ou término nas ações.

Configuração de prazos

Criar planos de ação além do prazo da etapa: Essa configuração é habilitada para o Qualitfy. Essa parametrização permite o cadastro de ações com o prazo maior do que foi estabelecido na categoria.

Entendemos que em alguns momentos o prazo que foi definido para conclusão de uma ação pode sofrer alteração por diversos motivos, e para manter os registros corretos, podemos alterar o prazo das ações. Essa configuração vai ajustar o prazo das etapas da ocorrência e consequentemente o prazo de conclusão dela, levando em consideração os ajustes feitos no prazo das ações.

Nesse exemplo, a ocorrência tem suas etapas e cada uma delas tem seus prazos, até chegar ao prazo final da mesma.

Na mesma ocorrência, na aba de Planos de Ação, caso seja criada uma ação que deve terminar depois da data de término prevista para a etapa de execução do plano de ação (nesse exemplo a data é para o dia 20/05/2024, a data de término que estou colocando é para o dia 31/05/2024, passando a data prevista para término da etapa), a seguinte mensagem é mostrada:

Clicando em , os prazos das próximas etapas da ocorrência serão recalculados para levar em consideração esse ajuste de datas. O prazo final da ocorrência também será recalculado, levando em consideração a nova data definida na ação.