Quando já possuímos uma categoria cadastrada e devidamente configurada, mas necessitamos cadastrar uma nova categoria com algumas diferenciações, podemos economizar tempo através da duplicação da categoria.

Ao duplicar a categoria original e realizar os ajustes necessários, evitamos a necessidade de criar uma nova categoria do zero, o que otimiza significativamente nosso tempo e recursos de forma eficaz.

Para duplicar uma categoria é necessário ter a Permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Configurações > Papéis e Permissões

Para realizar essa alteração, é necessário acessar a aba de categorias, clicando com o botão direito do mouse em cima da categoria em questão ou clicando no ícone de menu de contexto da mesma, as seguintes opções serão listadas: editar, inativar, duplicar e remover. Acesse a opção “duplicar”:

Após isso, uma nova janela será aberta exibindo os dados da categoria selecionada, permitindo que façamos as alterações necessárias.

Por padrão, o título da nova categoria indicará que se trata de uma cópia, mas todos os campos, incluindo o título, podem ser modificados conforme necessário a qualquer momento.

Além dos dados da aba geral, as informações da aba de planos de ação também são replicadas.

Após realizar os ajustes necessários, basta clicar no ícone de e a nova categoria estará pronta para ser utilizada.

Ao duplicar a categoria, as ações padrões não são duplicadas, elas precisam ser cadastradas na categoria após a duplicação!

Para tratar um evento, no módulo Ocorrências, é possível utilizar os campos padrão já definidos. Entretanto, em alguns casos, é necessário ter campos adicionais para trazer clareza referente a situação que será tratada, direcionar melhor os colaboradores de quais informações são necessárias para solucionar o problema e promover a melhoria. Para isso, podemos vincular formulário nas Categorias.

Para criar um formulário, acesse as configurações gerais do Qualitfy e depois clique em Formulários:

Para criar e editar um formulário é necessário ter a permissão de Editar, definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para cadastrar um novo formulário, clique em :

Para clientes Qualitfy a quantidade de formulários é de acordo com a quantidade de módulos e mais um formulário referente a parte de Configurações. Ou seja, se eu tenho contratado 2 módulos Qualitfy, a quantidade de formulários que eu posso criar são 2 e mais 1 referente as configurações, totalizando 3 formulários. Porém, não necessariamente eu preciso utilizar eles para cada módulo, eu posso definir, a partir da quantidade de formulários que eu tenho, em qual módulo irei aplicar.

O cadastro ilimitado de formulários é um recurso exclusivo Qualiex. Para ter acesso a formulários ilimitados, entre em contato com o nosso time!

Será exibida a janela para cadastrar o novo formulário. Preencha os dados:

• Nome: Informar o nome do formulário
• Ativo: Por essa opção é possível ativar ou inativar um formulário que não será mais utilizado
• Módulo: Selecionar o módulo que o formulário será habilitado. Neste caso, com o objetivo é criar um formulário para que seja vinculado a uma categoria no Ocorrências, seleciona o respectivo módulo.

Apenas o campo Título é obrigatório, porém se o módulo não for selecionado, o formulário não aparecerá para ser utilizado conforme o objetivo final.

Para criar um novo formulário, basta clicar em:

Feito isso, aparecerá o campo para ser parametrizado:

Basta clicar em para expandir o campo criado:

A partir disso será possível iniciar o cadastro do campo:

Novo Campo: Permite criar um novo campo
Selecionar campo existente: Permite selecionar algum campo já existente em algum formulário
Tipo: Permite selecionar o tipo do campo que será criado no formulário

• Texto Orientativo: Permite cadastrar um texto com o objetivo de ar uma orientação
• Texto: Habilita uma caixa de texto para descrever a resposta. Caso queira disponibilizar uma caixa de texto que suporte maior quantidade de caracteres, basta habilitar a opção ‘Multilinhas’.
• Data: Habilita um calendário para seleção de data como resposta.
• Hora: Habilita um campo para inserir a resposta em formato de horas
• Url: Habilita um campo para descrever um link
• Número: Habilita um campo para responder no formato de números
• Seleção Única: Possibilita a resposta por meio de uma única seleção entre as opções disponibilizadas
• Seleção Múltipla: Possibilita a resposta por meio de diversas seleções entre as opções disponibilizadas
• Questionário: Permite criar um questionário com diversas perguntas que terão as mesmas opções para selecionar como resposta

Nome: Descrever o nome do campo, ou seja, qual informação deve ser respondida
Texto no Campo: É possível colocar a orientação para o usuário de que forma ele deve preencher o campo
Multilinhas: Caso a opção selecionada em “Tipo” seja “Texto”, é possível aumentar o tamanho das linhas para o preenchimento da informação através do “Multilinhas”
Obrigatório: Permite tornar o preenchimento do campo obrigatório

Através do ícone , é possível copiar o campo já criado.

Com a opção , é possível remover o campo criado

Para remover um formulário é necessário ter a permissão de Remover campos e formulários, definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Uma vez que o campo foi removido, não é possível recuperá-lo posteriormente. Quando um campo, que já foi utilizado em uma ocorrência, é removido, a informação também será removida de uma ocorrência.

É possível criar vários campos em um mesmo formulário. Para isso, repita a rotina de e siga o preenchimento do novo campo.

Para pré-visualizar a formatação do formulário, basta clicar em :

E então será possível visualizar como está o formulário criado, antes de vincular a uma categoria no Ocorrências:

Ao concluir a criação do formulário, basta clicar no ícone para salvar.

A partir do momento que o formulário é criado, em , é possível Criar uma cópia do mesmo:

Criar Cópia: Permite criar uma cópia do formulário já cadastrado, caso desejar utilizar os mesmos campos em um novo formulário realizando pequenos ajustes (Ex: nome, novos campos…)

Também em , é possível remover o formulário:

Remover: Permite remover o formulário.

Ao clicar para remover um formulário, o sistema irá exibir a tela com orientação de como remover e as causas que podem ocorrer:

Para remover um formulário é necessário ter a permissão de Remover campos e formulários, definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Confirmação: é um campo obrigatório onde devemos inserir o nome do formulário confirmando que realmente desejamos removê-lo, dando a ciência de que essa ação é irreversível não possibilitando a restauração:

Ao preencher a Confirmação, será possível ou o formulário, ou seja, o formulário será removido definitivamente da listagem, não sendo possível recuperar ou , sendo que uma vez que o formulário está inativo, é possível em um outro momento ativá-lo.

Uma vez que está criado para o módulo Ocorrências, está ativo e não foi removido, é possível vincular na categoria do módulo Ocorrências

Para vincular um formulário em uma categoria é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para vincular o formulário, acesse o módulo Ocorrências e posteriormente as Categorias:

Acesse aqui, para saber como criar uma Categoria no módulo Ocorrências

Ao cadastrar uma nova categoria ou ao editar uma categoria, será possível vincular o formulário na etapa que desejar o PDCA:

É possível inserir um formulário nas etapas de:

• Cadastro
• Avaliação
• Verificação de eficácia
• Padronização e Divulgação

Os campos do formulário não substituem os campos padrão já definidos na ocorrência

Após preencher os dados clique em  para concluir o cadastro ou a edição:

A Categoria de uma ocorrência, tem o objetivo de nos sinalizar qual é a origem de um determinado evento. A partir do momento que categorizamos uma ocorrência, será possível organizar, agrupar e distinguir os diferentes eventos que surgem, permitindo manter um padrão na tratativa de ocorrências que são semelhantes, reduzindo a possibilidade de recorrência de situações similares no futuro. Essa categorização nos permite direcionar as etapas pelas quais a ocorrência passará até ser tratada.

No módulo Ocorrências, é importante distinguir Categorias e Tipos. A Categoria refere-se à origem específica de um evento, podendo ser uma reclamação de cliente, um apontamento de auditoria, entre outros exemplos. Por outro lado, o Tipo representa uma classificação mais ampla da ocorrência, permitindo-nos identificar se trata-se de uma não conformidade ou de uma oportunidade de melhoria, por exemplo.

No módulo de ocorrências clique na aba Categorias.

Para cadastrar uma categoria é necessário ter a permissão de Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Para adicionar uma nova categoria clique em :

Será exibida a janela para cadastrar a nova categoria, preencha os dados:

• Título: Insira o nome da categoria que será cadastrada;
• Ícone: Selecione um ícone para representar essa categoria. Ao registrar uma ocorrência com essa categoria, esse ícone é exibido na listagem;
• Descrição: Se for necessário alguma descrição sobre a categoria, insira nesse campo. Essa informação ficará registrada apenas dentro da categoria, não aparecendo no momento de cadastrar a ocorrências.

Apenas o campo Título é obrigatório.

• Etapas da tratativa: Defina os prazos que serão utilizados quando uma ocorrência é registrada com essa categoria; formulários que podem ser acrescentados para as etapas, fluxo de aprovação entre as etapas e se a etapa deve ou não ficar habilitada de acordo com o ciclo PDCA. Apenas os prazos das etapas são campos são obrigatórios.

Uma vez definido os prazos em cada etapa da categoria, estes se somarão resultando no prazo final da ocorrência. Ou seja, o prazo de cada etapa é acumulativo e não é possível trabalhar o prazo de uma etapa de forma paralela com a outra etapa.

É importante considerar a configuração aplicada em “Dias de trabalho > Configurações Ocorrências”

Podemos adicionar formulários nas etapas, que são campos adicionais para preenchimento. Após criar o formulário, você pode adicioná-lo nas seguintes etapas conforme desejar:

Para inserir um formulário a etapa da tratativa de sua ocorrência, é necessário que o mesmo seja criado, clique aqui para ver como criar e vincular o formulário nas etapas da categoria!

• Cadastro: Adicione um formulário com campos adicionais para serem preenchidos ao cadastrar uma ocorrência.
• Avaliação: Adicione um formulário com campos adicionais para serem preenchidos na aprovação da ocorrência
• Análise de causa: Adicione um formulário com campos adicionais para serem preenchidos ao analisar causa de uma ocorrência.
• Verificação de eficácia: Adicione um formulário com campos adicionais para serem preenchidos ao verificar eficácia de uma ocorrência.
• Padronização e Divulgação : Adicione um formulário com campos adicionais para serem preenchidos ao divulgar uma ocorrência uma ocorrência.

Também é possível implementar fluxos de aprovação, os quais podem ser adicionados à etapa de tratamento conforme a necessidade de validação antes de avançar para a próxima fase. Quando um Fluxo de Aprovação é associado a uma etapa dentro de uma categoria, isso implica que a validação será necessária antes que a tratativa avance. Em uma Ocorrência que está vinculada a essa categoria com Fluxo de Aprovação, é possível aprovar a etapa, permitindo assim o progresso na resolução da ocorrência. No entanto, caso a etapa seja reprovada, será necessário retroceder a etapa conforme necessário.

Para vincular um fluxo de aprovação a etapa da tratativa de sua ocorrência é necessário que o mesmo seja criado nas configurações gerais, veja como criar um fluxo de aprovação!

Após preencher os dados clique em  para concluir o cadastro.

Atualizado em 11 de outubro de 2019

Caso uma categoria de reunião não será mais utilizada, recomendamos inativar para que o histórico seja mantido.

Necessário ter permissão para editar as categorias habilitada nas configurações do Qualiex.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Clique na aba “Categorias”

4. Selecione a categoria e clique em Inativar.

Reuniões que já estão agendadas com a categoria inativada, permanecem iguais.

Categorias inativas ficam em cinza claro com o nome tachado.

Reativar uma categoria

Selecione a categoria inativa e e clique em Ativar.

Atualizado em 11 de outubro de 2019

Para agendar uma reunião devemos cadastrar os tipos de reunião que podem ser realizadas.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Meeting – Reuniões

3. Clique na aba “Categorias”

4. Clique em Novo para cadastrar as categorias/tipo de reunião que podem ser realizadas.

Necessário ter permissão para cadastrar as categorias habilitada nas configurações do Qualiex.

Será exibida a tela para cadastro das categorias.

Campo destacado em vermelho é obrigatório.

• Nome: Insira o nome do tipo da reunião.
• Cor: Selecione uma cor para indicar na agenda.
• Descrição: Se necessário informe alguma observação referente ao tipo de reunião.

Clique no Gravar para concluir o cadastro.

Cor da categoria é indicada na agenda .

Remover e editar categoria

Necessário ter permissão para editar ou remover habilitada nas configurações do Qualiex.

• Para editar, selecione a categoria que será alterada e clique em . Altere os dados e clique em .
• Para remover, selecione a categoria que será excluída e clique em . Após confirmar, a categoria será removida.

Não é permitido remover reuniões marcadas com a categoria associada. Para inativar a categoria veja nesse artigo.