Podemos remover um documento do Docs, para excluir um documento é necessário ter permissão na pasta ou no documento.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “Documentos” e selecione o documento que deseja excluir.
4. Clique em “Opções” > “Remover”.

Confirme clicando em “OK” e os documentos são enviados para a lixeira.

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para excluir o documento.

 

 

Para remover um documento permanentemente acesse a , selecione o arquivo e clique no “Remover”.

Confirme a remoção permanente e o documento é excluído. Se após remover o arquivo da lixeira seja necessário reutilizar o código, altere nas propriedades do documento, para atualizar o novo código no cabeçalho e rodapé troque o arquivo.

Restaurar da lixeira

Para recuperar um documento que foi removido e ainda está na lixeira, selecione o documento e clique em “Restaurar”.

Confirme a recuperação do documento e ele será restaurado.

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha restaurar o documento.

Nas propriedades podemos editar alguns dados do documento.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “Documentos” e selecione o documento desejado.
4. Clique em Opções > “Propriedades”.

Será exibida a tela com a informações do documento para edição.

• Código: Exibe o código do documento. Se o código for alterado, para atualizar o novo código no cabeçalho e rodapé troque o arquivo.

• Nome: Exibe o nome do documento.
• Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
• Elaborador: Nome do usuário que enviou o documento.
• Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
• Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
• Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
• Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada. Se “sim” é necessário justificar a obtenção da cópia do documento.

• Usar confirmação de leitura: Habilita se o o documento precisa de confirmação de leitura.

• Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

• Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Após preencher os campos clique em “Salvar” para concluir.

Quando um documento tem relação com outro, podemos associá-los como um anexo.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “Documentos” e selecione o documento desejado.
4. Clique em Opções > ” Associar Documentos”.

Será exibida a janela para selecionar os documentos que serão vinculados. Clique no ícone Associar.

Na janela que será aberta selecione os documentos.

• Localize o documento navegando pelas Pastas ou pela Busca selecionando Todos os documentos.

• Após marcar os documentos que serão associados clique em “Selecionar”.

Os documentos associados serão listados e podem ser visualizados ou removidos.

• Selecionando o documento podemos visualizar o PDF do arquivo.
• Podemos remover a associação.
• Clicando no ícone  exibe os detalhes do documento.

Clique em “Fechar” para fechar a janela.

Os documentos associados são indicados com o sinal  no código do documento, clicando no ícone redireciona para a tela de associação dos documentos.

Revisão de documento com associação

Quando um documento com associação é revisado devemos informar quais envolvidos serão notificados para validar se todos os documentos relacionados estão alinhados.

• Check Out documento sem fluxo: Ao enviar um documento com Revisão Concluída serão exibidas as opções de notificação.
• Check Out documento com fluxo: Na conclusão da etapa de aprovação do fluxo serão exibidas as opções de notificação.

• Não fazer nada: Não notifica via e-mail e não gera pendência para os envolvidos nos documentos associados.
• Notificar por e-mail: Usuários que tem permissão de revisar na pasta ou no documento receberão um e-mail informado que um documento que possui associação foi revisado.
• Notificar por e-mail e gerar pendência de revisão: Usuários que tem permissão de revisar na pasta ou no documento receberão um e-mail informado que um documento que possui associação foi revisado e o Qualiex irá gerar pendência de revisão.

Pendência de revisão

Os documentos associados que tiveram alterações devem ser avaliados se a revisão será necessária. No Docs os documentos que precisam ser atualizados são indicados pelo ícone  .

Os documentos com associação são agrupados na pasta “Documentos Associados” por meio do atalho “Pendências”.

Após revisar e atualizar o documento no Docs, através do checkout e checkin a pendência de revisão é concluída automaticamente.

Caso a revisão do documento não seja necessária remova a pendência de revisão manualmente.

• No documento que terá a pendência concluída, clique no ícone  e a tela para finalizar será exibida.
• Selecione a pendência e clique em “Concluir”.

Insira a observação para remoção da pendência de revisão e clique em “Ok”.