Envio e revisão de documentos – Wiki https://wiki.qualiex.com Base de Conhecimento Sobre o Software da Qualidade Qualiex Wed, 05 Oct 2022 11:04:05 +0000 pt-BR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.5.2 https://wiki.qualiex.com/wp-content/uploads/2021/10/cropped-favicon-32x32-1-32x32.png Envio e revisão de documentos – Wiki https://wiki.qualiex.com 32 32 Como aprovar um documento que tem fluxo definido? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-aprovar-um-documento-que-tem-fluxo-definido/ Wed, 22 Sep 2021 16:39:31 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=1420

Atualizado em 

Para aprovar um documento que esteja em uma pasta que tem fluxo parametrizado, o usuário deve estar envolvido no fluxo que foi definido no Docs.

Veja como configurar um fluxo aqui.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

Documentos com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone  .

Clique no   para iniciar o fluxo.

 Veja o detalhamento da tela inicial do Docs nesse artigo.

Será exibida a janela para dar andamento no fluxo de aprovação.

  1. PDF: Disponibiliza a visualização do documento em PDF.
  2. Obter Cópia: Permite fazer o download do documento no computador.
  3. Check Out: Para alterar as informações do documento faça o Check Out. 
  4. Check In: Após realizar as alterações no documento que foi baixado no Check Out faça o Check In do documento.

Durante o Check Out o documento fica bloqueado para alteração, para impedir o acesso simultâneo. Ficará disponível apenas a visualização da última versão aprovada.

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para realizar o check in/check ou obter cópia do documento.

Na aba Histórico é listado a Data que  ocorreu alteração, em qual Etapa do fluxo, o Usuário , Tipo da ação realizada e as Observações inseridas.

Ao realizar o Check In é necessário informar os dados da revisão e descrever as alterações.

  • Arquivo: Clique no ícone  e selecione o arquivo que foi baixado no Check Out, editado e salvo no computador.
  • Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.

Clique em “Próximo”, para seguir na aba Documentos.

Verifique os dados do documento.

  • Nome: Exibe o nome do documento.
  • Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.

  • Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para atualizar o documento e encerrar a ação do fluxo.

Marque a opção Concluído e clique em “OK”.

Será exibida a janela com as opções para dar andamento no fluxo.

  • Ação: Informar o que será realizado no fluxo:
    • Concluir Fluxo: Quando a aprovação do documento for feita e o fluxo passará para a próxima etapa.
    • Cancelar o Fluxo: Caso o aprovador queira cancelar o fluxo. Necessário deixar uma justificativa.
    • Retornar à Etapa: Retorna para a etapa anterior do fluxo. Necessário deixar uma justificativa.
      • 0. Elaboração: Retorna para a elaboração do documento.
      • 1.Revisão: Devolve o documento para a revisão.
      • 2. Verificação: O documento será encaminhado para verificação novamente.

Não será possível retornar para a elaboração se o responsável estiver inativo/desligado. O indicado é cancelar o fluxo, e inicia-lo novamente.

Após selecionar a ação que será realizada no fluxo, você deverá continuar conferindo as seguintes informações:

  • Conclusão: Indica a data da conclusão do fluxo, preenchido automaticamente.
  • Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Observações: Se necessário insira alguma observação.

Após concluir o fluxo, o histórico das alterações fica disponível para visualização no detalhes do documento.

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]]> Como registro um documento que possuo somente cópia fisica? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-registro-um-documento-que-possuo-somente-copia-fisica/ Mon, 20 Sep 2021 18:22:58 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=760

Atualizado em 

Para documentos que estão impressos, mas não tem necessidade de serem digitalizados e enviados para o Docs, faça apenas o registro que existe uma cópia física desse documento.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em Documentos.

4. Clique Novo e depois em Registro de cópia física.

Insira os dados para cadastrar a cópia desse documento.

  • Nome: Digite o nome do documento que será enviado.
  • Classificação: Informe o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Data de revisão: Preenchido automaticamente.
  • Data de Aprovação: Preenchido automaticamente.
  • Nº: Número da revisão do documento impresso.
  • Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para concluir o registro da cópia física.

 

 

Após preencher os campos clique em “Enviar” para concluir.

Os registros de cópia física são identificados pelo ícone  .

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]]> Como substituir o PDF para visualização no Docs? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-substituir-o-pdf-para-visualizacao-no-docs/ Mon, 20 Sep 2021 18:22:16 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=758

Atualizado em 

Podemos inserir um PDF para visualização, caso o documento tenha recursos que não são suportados para utilizar o visualizador online do word/excel no Docs.

O visualizador online do Word e Excel possuem limitações para exibir alguns recursos como: Macros, Painéis Congelados, Proteção com Senha, Fluxogramas e muitas imagens. 

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “Documentos” e selecione o documento desejado.
4. Clique em “Detalhes”.

Será exibida a tela com as informações detalhadas do documento.

Clique na aba Revisões (lado direito) e clique no ícone   Enviar PDF.

Para adicionar uma nova versão de PDF o usuário tem que ter enviado o documento ou ter a permissão de editar todos os registros nas configurações do Qualiex.

Será exibida a tela para selecionar o PDF.

Salve uma versão em PDF do arquivo revisado.

Selecione o arquivo em PDF que será enviado e clique em “Gravar”.

O checkout para revisão é feito no arquivo em word/excel e o arquivo visualizado será o PDF adicionado.

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]]> Como verificar um documento que tem fluxo definido? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-verificar-um-documento-que-tem-fluxo-definido/ Mon, 20 Sep 2021 18:21:34 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=756

Atualizado em 

Para verificar um documento que esteja em uma pasta que tem fluxo parametrizado, o usuário deve estar envolvido no fluxo que foi definido no Docs.

Veja como configurar um fluxo aqui.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

Documentos com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone  .

Clique no   para iniciar o fluxo.

Veja o detalhamento da tela inicial do Docs nesse artigo.

Na verificação não é permitida a alteração do documento somente a visualização, assim apenas a opção de PDF estará habilitada.

Na aba Histórico é listado a Data que ocorreu alteração, em qual Etapa do fluxo, o Usuário , Tipo da ação realizada e as Observações inseridas.

Será exibida a janela com as opções para dar andamento no fluxo.

  • Concluir tarefa: Quando a revisão do documento for feita e o fluxo passará para a próxima etapa.
  • Cancelar Fluxo: Caso o verificador queira cancelar o fluxo.
  • Retornar à Etapa: Retorna para a etapa anterior do fluxo. Necessário inserir justificativa.
    • 0. Elaboração: Retorna para a elaboração do documento.
    • 1.Revisão: Devolve o documento para revisão.
  • Observações: Se necessário insira alguma observação.

Clique em “Ok” para concluir.

Não será possível retornar para a elaboração se o responsável estiver inativo/desligado. O indicado é cancelar o fluxo, e inicia-lo novamente.

As etapas concluídas são sinalizadas com um   com a data e horário da finalização.

Documentos em Elaboração ou com fluxo em andamento só ficam disponíveis para visualização aos usuários com a permissão de Revisar na pasta ou no documento ou que podem Visualizar todos os documentos habilitado nas configurações do Qualiex.

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]]> Como revisar um documento que tem fluxo definido? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-revisar-um-documento-que-tem-fluxo-definido/ Mon, 20 Sep 2021 18:20:00 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=752

Atualizado em 

Para revisar um documento que esteja em uma pasta e que tem fluxo parametrizado, o usuário deve estar envolvido no fluxo que foi definido no Docs.

Veja como configurar um fluxo aqui.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

Acesse os Fluxos em Andamento pelo atalho no lado esquerdo da tela .

Documentos com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone  .

Clique no  para iniciar o fluxo.

Será exibida a janela para dar andamento no fluxo de aprovação.

  1. PDF: Disponibiliza a visualização do documento em PDF.
  2. Obter Cópia: Permite fazer o download do documento no computador.
  3. Check Out: Para alterar as informações do documento faça o Check Out. 
  4. Check In: Após realizar as alterações no documento que foi baixado no Check Out faça o Check In do documento.

Durante o Check Out o documento fica bloqueado para alteração, para impedir o acesso simultâneo. Ficará disponível apenas para visualização a última versão aprovada.

Na aba Histórico é listado a Data que ocorreu a alteração, em qual Etapa do fluxo, o Usuário , Tipo da ação realizada e as Observações inseridas.

Ao realizar o Check In é necessário informar os dados da revisão e descrever as alterações.

Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em  .docx  e .xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).

  • Arquivo: Clique no ícone  e selecione o arquivo que foi baixado no Check Out, editado e salvo no computador.
  • Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.

Clique em Próximo, para seguir na aba de Documentos.

Documento em elaboração ao fazer o check in não altera o numero da revisão.

Verifique os dados do documento.

  • Nome: Exibe o nome do documento.
  • Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Documento controlado: Define se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for sim.

  • Descrição do Documento: Informação e detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para atualizar o documento e encerrar a ação do fluxo.

Marque a opção Concluído e clique em “OK”.

Será exibida a janela com as opções para dar andamento no fluxo.

  • Concluir tarefa: Quando a revisão do documento for feita e o fluxo passará para a próxima etapa.
  • Cancelar Fluxo: Caso o revisor queira cancelar o fluxo. Será necessário justificativa.
  • Retornar à Etapa: Retorna para a etapa anterior do fluxo. Será necessário justificativa.
  • Observações: Se necessário insira alguma observação.

Clique em “Ok” para concluir.

Não será possível retornar para a elaboração se o responsável estiver inativo/desligado. O indicado é cancelar o fluxo e iniciá-lo novamente.

As etapas concluídas são sinalizadas com um   e com a data e horário da finalização.

Documentos em Elaboração ou com fluxo em andamento só ficam disponíveis para visualização aos usuários com a permissão de Revisar na pasta ou no documento ou que podem Visualizar todos os documentos habilitado nas configurações do Qualiex.

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]]> Como revisar um documento que não estou envolvido no fluxo de aprovação? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-revisar-um-documento-que-nao-estou-envolvido-no-fluxo-de-aprovacao/ Mon, 20 Sep 2021 18:18:53 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=750

Atualizado em 

Caso você não seja participante de um fluxo de aprovação de uma pasta você pode revisar o documento e após o envio será iniciado o fluxo de aprovação definido.

Necessário habilitar para o usuário a permissão de Revisar nas Permissões da pasta no DOCS.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em Documentos e selecione o documento que deseja alterar.
4. Clique em Check Out, será feito o download do arquivo no computador.

Durante o Check Out o documento fica bloqueado para alteração, para impedir o acesso simultâneo, fica disponível apenas para visualização a última versão do documento aprovada.

Para cancelar um Check Out selecione o documento e clique no ícone “Desbloquear”, o documento não irá manter as alterações realizadas, informações alteradas serão perdidas.

Para atualizar no Docs o que foi revisado durante o Check Out é necessário fazer o Check In do documento.

Configure as notificações de Check Out nas configurações do Qualiex.

Selecione o documento e clique no ícone Check In.

Será exibida a tela para inserir as informações do documento e detalhes da revisão.

Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em  .docx  e .xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).

Aba Revisão

  • Fluxo: Caso esteja habilitada selecione o fluxo. Se for obrigatório para revisão de documento não é possível selecionar o fluxo a ser iniciado.
  • Arquivo: Clique no ícone  e selecione o arquivo que foi editado no computador.
  • Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.

Necessário habilitar para o usuário a permissão de Revisar nas Permissões da pasta no DOCS.

Após inserir as informações da revisão e clicar em “Próximo”, seguimos com as informações do documento.

Aba Documento

  • Nome: Exibe o nome do documento.
  • Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando sim é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.

  • Descrição do documento: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Clique em Próximo para exibir as etapas do fluxo configurado na pasta.

Aba Fluxo

Exibe os usuários responsáveis pelo fluxo de aprovação, clique em Próximo para exibir a próxima aba de metadado.

Aba Metadado

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para concluir.

Ao concluir o envio do documento o fluxo de aprovação do documento é iniciado.

Documentos em Elaboração ou com fluxo em andamento só ficam disponíveis para visualização aos usuários com a permissão de Revisar na pasta ou no documento ou que podem Visualizar todos os documentos habilitado nas configurações do Qualiex.

 

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]]> Como revisar um documento que não tem fluxo de aprovação definido? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-revisar-um-documento-que-nao-tem-fluxo-de-aprovacao-definido/ Mon, 20 Sep 2021 18:17:51 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=748

Atualizado em 

Podemos revisar um documento que foi enviado para uma pasta.

Necessário habilitar para o usuário a permissão de Revisar nas Permissões da pasta no DOCS.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em Documentos e selecione o documento que deseja alterar.
4. Clique em Check Out, será feito o download do arquivo no computador.

Durante o Check Out o documento fica bloqueado para alteração, para impedir o acesso simultâneo, fica disponível apenas para visualização a última versão do documento aprovada.

Para cancelar um Check Out selecione o documento e clique no ícone “Desbloquear”, o documento não irá manter as alterações realizadas, informações alteradas serão perdidas.

Para atualizar no Docs o que foi revisado durante o Check Out é necessário fazer o Check In do documento.

Configure as notificações de Check Out nas configurações do Qualiex.

Selecione o documento e clique no ícone Check In.

Será exibida a tela para inserir as informações do documento e detalhes da revisão.

Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em  .docx  e .xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).

Situação: Selecione o status do documento que será enviado:

Em elaboração

Documento em elaboração ao fazer o check in não altera o número da revisão.

Documento em elaboração, está sendo alterado até chegar na versão final.

  • Arquivo: Clique no ícone  e selecione o arquivo que foi editado no computador.
  • Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.

Documentos enviados em elaboração ficam com o fundo salmão.  

Revisão concluída 

 Documento que já foi revisado e pode ser publicado e disponibilizado aos usuários. Altera o número de revisões do documento.

Como o visualizador online do word/excel tem limitações para alguns recursos, envie um PDF para visualização e quando obter cópia ou fazer CheckOut veja o documento no arquivo original.

  • Data de revisão:  Se não for definida uma data é preenchido automaticamente com a data atual.
  • Data de Aprovação: Se não for atribuída uma data é preenchido automaticamente com a data atual.
  • PDF: Clique no ícone  para adicionar um PDF para visualização.

Para adicionar uma nova versão de PDF o usuário ter enviado o documento ou ter a permissão de editar todos os registros nas configurações do Qualiex.

  • Arquivo: Clique no ícone  e selecione o arquivo que foi editado no computador.
  • Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.

Necessário habilitar para o usuário a permissão de Revisar nas Permissões da pasta no DOCS.

Após inserir as informações da revisão e clicar em “Próximo”, seguimos com as informações do documento.

  • Nome: Exibe o nome do documento.
  • Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando sim é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.

  • Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para concluir.

Confirmação de senha em operações críticas

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para realizar o envio de um documento com revisão concluída.

 

Documentos em Elaboração ou com fluxo em andamento só ficam disponíveis para visualização aos usuários com a permissão de Revisar na pasta ou no documento ou que podem Visualizar todos os documentos habilitado nas configurações do Qualiex.

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]]> Como enviar um documento que tem fluxo definido? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-enviar-um-documento-que-tem-fluxo-definido/ Mon, 20 Sep 2021 18:16:41 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=746

Podemos enviar um documento para uma pasta que tenha um fluxo para aprovação configurado.

Veja como configurar um fluxo aqui.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em Documentos e no ícone “Novo”.
4. Clique em “Enviar Documento”.

Será exibida a tela para fazer o envio/upload do documento.

Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em  .docx  e .xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).

  • Fluxo: Disponível para seleção quando o fluxo não é obrigatório.
  • Nº Revisão: Informe o número da revisão do documento.
  • Arquivo: Clique no ícone  e selecione o arquivo que foi editado no computador.
  • Nome: Exibe o nome do documento.
  • Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando sim é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.

  • Para Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for sim.

  • Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Após inserir as informações clique em Próximo para iniciar o fluxo de aprovação do documento identificando os envolvidos no fluxo.

Para indicar um usuário com o status “A definir“, clique no link e selecione o usuário na listagem.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para concluir.

O documento estará disponível no sistema apenas para os envolvidos no fluxo.

Documentos com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone .

Os documentos com fluxo pendentes podem ser acessados pelo atalho “Fluxo em Andamento”.

Documentos em Elaboração ou com fluxo em andamento só ficam disponíveis para visualização aos usuários com a permissão de Revisar na pasta ou no documento ou que podem Visualizar todos os documentos habilitado nas configurações do Qualiex.

Loading

]]> Como enviar um documento sem passar pelo fluxo de aprovação? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-enviar-um-documento-sem-passar-pelo-fluxo-de-aprovacao/ Mon, 20 Sep 2021 18:15:56 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=744

Atualizado em 

Podemos enviar um documento para uma pasta que não tem fluxo definido.

Quando um fluxo não é obrigatório, podemos enviar um documento sem ter que realizar o fluxo parametrizado na pasta.

Veja como configurar um fluxo aqui.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em Documentos e no ícone “Novo”.
4. Clique “Enviar Documento”.

Será exibida a tela para fazer o envio/upload do documento.

Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em  .docx  e .xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).

  • Situação: Selecione o status do documento que será enviado:
    • Em elaboração: Documento que ainda está em elaboração, está sendo alterado até chegar na versão final.
    • Revisão concluída : Documento que já foi revisado e pode ser publicado e disponibilizado aos usuários.

Documentos enviados em elaboração ficam com o fundo salmão.  

Em elaboração

  • Situação: Selecione Em elaboração.
  • Arquivo: Clique no ícone  e localize no computador o arquivo que será enviado.
  • Nome: Digite o nome do documento que será enviado.
  • Classificação: Informe o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Periodicidade de validade (em dias): Informe a validade do documento, quando o prazo expira o documento se torna obsoleto.
  • Periodicidade de revisão (em dias): Definir o prazo para realizar as revisões, após expirar o prazo o Qualiex vai gerar uma pendência.

 

 

Para habilitar Periodicidade de validade e Periodicidade de revisão é necessário ter a permissão de editar todos os registros concedido nas configurações do Qualiex.

  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando sim é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs. Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento. 

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.

  • Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Revisão Concluída

 Como o visualizador online do word/excel tem limitações para alguns recursos, envie um PDF para visualização e quando obter cópia ou fazer CheckOut veja o documento no arquivo original.

  • Situação: Selecione Revisão concluída.
    • Data de revisão:  Se não for definida uma data é preenchido automaticamente com a data atual.
    • Data de Aprovação: Se não for atribuída uma data é preenchido automaticamente com a data atual.
    • Nº: Informe o número da revisão.
    • PDF: Clique no ícone  para adicionar um PDF para visualização.

Para adicionar uma nova versão de PDF o usuário ter enviado o documento ou ter a permissão de editar todos os registros nas configurações do Qualiex.

  • Nome: Digite o nome do documento que será enviado.
  • Classificação: Informe o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
  • Etiquetas: São palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
  • Próxima Revisão: Indique a data da próxima revisão do documento.
  • Válido até: Informe a data da validade do documento, após o prazo se torna obsoleto.
  • Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando sim é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs. Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento. 

  • Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

  • Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.

  • Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para concluir.

Confirmação de senha em operações críticas

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para realizar o envio de um documento com revisão concluída.

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