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Página inicial do Docs – Gestão de Documentos

Atualizado em

Com o módulo DOCS temos a gestão eletrônica dos documentos, assim os documentos ficam centralizados no Qualiex, configure que tipo de acesso o usuário pode ter em um documento, fluxo para aprovação ou revisão automatizado e muitas outras funcionalidade.

Saiba mais nesse artigo sobre a gestão de documentos no Blog na Qualidade!

Acesse o Qualiex pelo link: https://apps1.qualiex.com/, coloque o e-mail e clique em Próximo, digite a senha e clique em Entrar.

  1. Acesse DashBoard
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “Documentos”. Será exibida a tela inicial do módulo Docs.

  1. Menu para parametrização da pasta: Crie, edite e configure as permissões das pastas.
  2. Estrutura das Pastas: Mostra as pastas e subpastas criadas.
  3. Menu para utilização dos documentos: Envie, faça download, configure as permissões  dos documentos.
  4. Busca de documentos: Localize dos documentos.
  5. Listagem dos documentos armazenados na pasta: Veja os documentos que estão na pasta selecionada.

Detalhes

Veja o detalhamento das funcionalidade dessa janela.

Pastas

  1. Crie uma nova pasta ou subpasta.

2. Opções:

3. Estrutura de pastas: Atalhos, pastas e subpastas criadas.

  • Favoritos: Agrupar os documentos de uso frequente, para facilitar o acesso.
  • Lixeira: Documentos removidos são encaminhados para lixeira.
  • Fluxo em Andamento: Documentos que estão com fluxo em andamento são agrupados nessa pasta.
  • Pendências: Tarefas aguardando ação do usuário.
    • Documentos Associados:  Documentos que foram vinculados e estão com pendencia de revisão, são relacionados nessa pasta.
    • Leitura: Documentos aguardando a confirmação da leitura do usuário, são agrupados nessa pasta.
    • Solicitações de Revisão:  Para os usuário que possuem permissão de revisar, os documentos com solicitação de de revisão ficam nessa pasta.

Busca

4. Informações sobre a busca: Orientações que auxiliam a busca/filtro para localizar um documento.

5. Busca de um documento: Utilize para facilitar a busca de um documento, selecione as opções e clique na  .

  • Buscar: Localize buscando em Todos os Documentos, Documentos da Pasta ou Últimos Acessados.

Utilizando a busca por Todos os Documentos as pastas ficam desabilitadas.

  • Todos os documentos: Busque Todos os Documentos, Exceto Obsoletos ou Apenas os Obsoletos.

Ferramentas

6. Ferramentas para gestão dos documentos: Envie um documento, veja a versão PDF online, detalhes do documento, Check Out para revisar, Check In para atualizar o documento, enviar notificações, opções de parametrização e suas notificações.

: Adiciona um novo documento ou registro de cópia física.

Abre a visualização do documento online.

Faz o download da ultima revisão aprovada no computador.

: Exibe os detalhes do documento.

: Faz o download do documento no computador para revisar ou ser alterado. Durante o Check Out fica bloqueado para evitar acesso simultâneo.

Enviar para o Docs a versão baixada e alterada no Check Out para atualização.

Caso seja necessário notificar/informar/solicitar os responsáveis pelo documento. Conforme notificações configuradas no Qualiex e no Docs.

: Exibe as notificações conforme os documentos que o usuário está envolvido.

Ícones de alerta

7. Ícones de indicação: Indicam de forma rápida algumas informações do documento.

  1. Fluxo:Indica que o documento está passando pelo fluxo de aprovação.
  2. Favorito: Indica que o documento é favorito.
  3. Pendencia Revisão: Exibido quando existe uma pendência de revisão do documento.
  4. Confirmação de leitura: Mostra que o documento tem confirmação de leitura.
  5. Cópias físicas: Indica que é necessário atualizar as cópias físicas.
  6. Bloqueado: Indica que o documento está em checkout com outro usuário.
  7. Formato: Mostra o tipo do documento (word,excel, imagem, vídeo…)

Visualização listagem

Altere a visualização das listagem, clicando no ícone em qualquer coluna.

  • Ordene de forma crescente ou decrescente.
  • Adicione ou tire a visualização as colunas: Código, Nome, Extensão, Revisão, Data de Revisão, Data de aprovação, Próxima revisão, Válido até, Tamanho, Classificação e Elaborador.
  • Agrupe pelo campo que foi selecionado e será exibido em grupos.

Exemplo de agrupamento pela coluna Elaborador.

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