Caso um documento seja feito no LibreOffice ao ser enviado para o Docs no formato compatível com word e excel ao visualizar ou imprimir, esse documento é exibido desconfigurado.

Nesses casos é recomendável que seja adicionado uma versão em PDF do arquivo, assim ao visualizar ou imprimir é utilizada a versão em PDF.

Envio de documento

Ao enviar um documento o fazer o check in podemos adicionar o arquivo pdf. Clique em  e selecione o arquivo que será enviado.

Adicionar PDF de uma revisão

Adicione um arquivo em pdf para uma revisão, acessando os detalhes do documento.

Nos detalhes do documento na aba de Revisões, adicione um pdf.

Para aprovar um documento que esteja em uma pasta que tem fluxo parametrizado, o usuário deve estar envolvido no fluxo que foi definido no Docs.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Docs – Documentos.

Documentos com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone  .

Clique no   para iniciar o fluxo.

Será exibida a janela para dar andamento no fluxo de aprovação.

1. PDF: Disponibiliza a visualização do documento em PDF.
2. Obter Cópia: Permite fazer o download do documento no computador.
3. Check Out: Para alterar as informações do documento faça o Check Out. 
4. Check In: Após realizar as alterações no documento que foi baixado no Check Out faça o Check In do documento.

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para realizar o check in/check ou obter cópia do documento.

Na aba Histórico é listado a Data que  ocorreu alteração, em qual Etapa do fluxo, o Usuário , Tipo da ação realizada e as Observações inseridas.

Ao realizar o Check In é necessário informar os dados da revisão e descrever as alterações.

• Arquivo: Clique no ícone  e selecione o arquivo que foi baixado no Check Out, editado e salvo no computador.
• Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.

Clique em “Próximo”, para seguir na aba Documentos.

Verifique os dados do documento.

• Nome: Exibe o nome do documento.
• Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
• Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
• Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
• Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
• Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia.

• Usar confirmação de leitura: Habilite se o documento precisa de confirmação de leitura.

• Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

• Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para atualizar o documento e encerrar a ação do fluxo.

Marque a opção Concluído e clique em “OK”.

Será exibida a janela com as opções para dar andamento no fluxo.

• Ação: Informar o que será realizado no fluxo:
  • Concluir Fluxo: Quando a aprovação do documento for feita e o fluxo passará para a próxima etapa.
  • Cancelar o Fluxo: Caso o aprovador queira cancelar o fluxo. Necessário deixar uma justificativa.
  • Retornar à Etapa: Retorna para a etapa anterior do fluxo. Necessário deixar uma justificativa.
    • 0. Elaboração: Retorna para a elaboração do documento.
    • 1.Revisão: Devolve o documento para a revisão.
    • 2. Verificação: O documento será encaminhado para verificação novamente.

Após selecionar a ação que será realizada no fluxo, você deverá continuar conferindo as seguintes informações:

• Conclusão: Indica a data da conclusão do fluxo, preenchido automaticamente.
• Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
• Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
• Observações: Se necessário insira alguma observação.

Se você tentou acessar o aplicativo e apresentou erro, verifique com o administrador do Qualiex na sua empresa se o módulo do Docs está habilitado para o seu usuário.

Caso você já tenha acesso ao Docs Web e não consegue acessar, entre em contato com o nosso atendimento através do chat.

Se durante a sincronização, por falta de conexão ou outra instabilidade, o download do documento pode não ser concluído com sucesso. Os documentos com o download inconsistentes são indicados com a mensagem Erro no download. Quando a conexão com a internet estiver reestabelecida, clique no documento novamente para sincronizá-lo.

Será exibida uma mensagem de confirmação, para continuar clique em Sim. Após completar o download o documento poderá ser visualizado.

Com o aplicativo do Docs instalado, você pode obter cópia dos seus que tem cópia controlada.

1. Conectado à internet, acesse o aplicativo no seu dispositivo e aguarde a sincronização dos documentos.

Após a sincronização os documentos serão exibidos conforme as unidades do usuário. Os documentos que têm cópia controlada tem a indicação Controlado após o número da revisão.

Clique no documento desejado e selecione a opção Obter Cópia.

Para realizar o download da cópia de um documento controlado é necessário justificar, após inserir a justificativa clique em Obter Cópia.

Histórico do documento no Docs Web

Quando obtemos a cópia de um documento pelo aplicativo, essa operação fica registrada nos detalhes do documento no Docs Web, conforme imagem abaixo.

Podemos consultar também esse histórico no RTU0125 Relatório de Histórico de Documentos.

Com o aplicativo do Docs instalado, você pode visualizar os seus documentos quando está conectado à internet.

Com conexão com à internet

1. Acesse o Aplicativo no seu dispositivo e aguarde a sincronização dos documentos.

Após a sincronização os documentos serão exibidos conforme as unidades do usuário.

Clique no documento desejado e selecione a opção visualizar .

Após selecionar a opção de visualizar o documento é exibido.

Histórico do documento no Docs Web

Quando temos a visualização de um documento no aplicativo, essa operação fica registrada nos detalhes do documento no Docs Web, conforme imagem abaixo.

Podemos consultar também esse histórico no RTU0125 Relatório de Histórico de Documentos.

Essa visualização é realizada pelo aplicativo e necessita de conexão com a internet, se você precisa consultar um documento offline veja como no próximo tópico.

Sem conexão à internet

Quando não temos conexão com a internet podemos visualizar somente os documentos que já obtemos cópia no dispositivo.

Os documentos que já tiveram a cópia realizada são identificadas com o ícone .

Ao selecionar um documento que tem uma cópia armazenada é exibida a visualização do arquivo.

No aplicativo do Docs, os documentos marcados como favoritos ou configurados com um metadado específico, podem ser baixados e visualizados mesmo quando você não está conectado à internet. Entenda mais sobre quais documentos são sincronizados no seu app neste artigo.

Se você ainda não tem o aplicativo do Docs, veja este artigo falando como instalá-lo.

1. Abra o aplicativo do Docs  no seu celular.
2. Após acessar o aplicativo clique em Entrar com Qualiex.

Insira o e-mail clique em Próximo, insira a senha e clique em Entrar.

Na página inicial do aplicativo temos:

1. Busca: Localize os documentos por:
   • Código do documento
   • Título do documento
   • Extensão do documento
   • Exibe a data e hora da última sincronização realizada.
2. Baixar vários documentos : Permite selecionar vários documentos não controlados para realizar o download de uma vez.
3. Perfil do usuário : Veja os dados da conta que está acessando o aplicativo
   • Selecione o tema de cor do aplicativo:
     • Claro
     • Escuro
     • Alto contraste
   • Preferência de Sincronização: selecione em qual conexão o aplicativo deve realizar o download dos documentos.
     • Usar qualquer rede, seja Wi-Fi ou dados móveis.
     • Apenas Wi-Fi, realiza o download dos documentos somente quando houver uma conexão Wi-Fi.
   • Sair da conta: Selecione para deslogar do aplicativo.
4. Listagem dos documentos:
   • Exibe os documentos que foram marcados no Docs Web como favorito.
   • Exibe os documentos configurados com um metadado específico (veja mais neste artigo).
   • Os documentos que já possuem uma cópia no dispositivo, são indicados com .

Temos um aplicativo mobile do Docs, onde os usuários podem obter cópia e consultar seus documentos marcados como favoritos, no celular ou tablet e até mesmo de modo offline, quando não estão conectados à internet.

1. Para instalar acesse a loja de aplicativos do seu celular Android ou iOS e busque por Docs e aguarde o download e instalação.
2. Com a instalação concluída, localize o ícone do Docs no seu celular.

Pronto! o App Docs foi instalado em seu celular.

Veja como acessar o aplicativo e como sincronizar seus documentos.