Pastas – Wiki https://wiki.qualiex.com Base de Conhecimento Sobre o Software da Qualidade Qualiex Fri, 13 Jan 2023 16:50:17 +0000 pt-BR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.5.2 https://wiki.qualiex.com/wp-content/uploads/2021/10/cropped-favicon-32x32-1-32x32.png Pastas – Wiki https://wiki.qualiex.com 32 32 Por que as pastas e subpastas aparecem desabilitadas? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/por-que-as-pastas-e-subpastas-aparecem-desabilitadas/ Mon, 20 Sep 2021 16:54:26 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=712

Atualizado em 

Sempre que o usuário selecionar no lado direito da tela Buscar: [Todos os documentos], as pastas e subpastas ficarão desabilitadas pois o sistema irá buscar todos os documentos do sistema e não as pastas e subpastas separadamente.

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Para que as pastas e subpastas apareçam, devemos selecionar no campo de busca Documentos da Pasta e então as pastas e as subpastas que esses documentos estão inseridos irão aparecer.

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]]> Como remover uma pasta? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-remover-uma-pasta/ Mon, 20 Sep 2021 16:53:37 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=710

Atualizado em 

Podemos remover uma pasta do Docs.

Para remover uma pasta é necessário ter a permissão concedida no DOCS.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

Para remover uma pasta não pode ter subpastas e deve estar vazia, sem documentos e na lixeira não pode conter arquivos removidos desta pasta.

3. Selecione a pasta que deseja remover e clique em Opções > Remover. Confirme a remoção para concluir.

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]]> Como habilitar permissões de impressão na pasta do Docs? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-habilitar-permissoes-de-impressao-na-pasta-do-docs/ Mon, 20 Sep 2021 16:50:53 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=708

Atualizado em 

Habilitando a opção de cópia controlada os documentos impressos exibem uma marca d’água no corpo do documento identificando como cópia controlada, não controlada, e sem identificação.

Para que a marca d’água seja aplicada, o documento precisa estar na extensão .docx ou .xlsx (com a opção de GERAR PDF habilitada)

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Selecione a pasta que deseja alterar e clique em Opções > Permissões de Impressão.

Será exibida uma tela com as opções para conceder ao usuário os acessos de impressão dos documentos que estão na pasta.

Quando as permissões são aplicadas na pasta pai, as pastas filhas obrigatoriamente assumem as permissões habilitadas, não é permitido alterar.

Utilize um grupo de usuários que foi criado nas configurações do Qualiex para exibir somente os colaboradores daquele grupo.

  • Imprimir Cópias Controladas: Define que ao realizar a impressão do documento terá a marca d’água com a informação “Cópia Controlada”.

Utilize para documentos que devem possuir um maior acompanhamento quando passarem por revisão ou substituição e deverão ser recolhidos pela empresa.

copia controlada
  • Imprimir Cópias Não Controladas:Define que ao realizar a impressão do documento terá a marca d’água com a informação “Cópia Não Controlada”.

Esses documentos não possuem um monitoramento quando passarem por revisão dentro da organização.

copia nao controlada
  • Imprimir Sem Identificação: Define se os usuários poderão imprimir os documentos sem marca d’água.

Veja como alterar as permissões de uma pasta aqui.

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]]> Como habilitar permissões na pasta do Docs? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-habilitar-permissoes-na-pasta-do-docs/ Mon, 20 Sep 2021 16:50:04 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=706

Atualizado em 

No Docs  podemos definir as permissões/acessos que o usuário pode ter nas pastas. Definir especificamente o que o usuário pode realizar em determinada pasta.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Selecione a pasta que deseja alterar e clique em Opções > Permissões da Pasta. 

Será exibida a tela com as opções para conceder ao usuário os acessos da pasta

Utilize um grupo de usuários que foi criado nas configurações do Qualiex para exibir somente os colaboradores daquele grupo.

Quando as permissões são aplicadas na pasta pai, as pastas filhas obrigatoriamente assumem as permissões habilitadas, não é permitido alterar.

  • Adicionar Pastas: Permite que o usuário crie pastas dentro de uma pasta raiz/pai/mãe.
  • Remover Pastas: Quem poderá remover as pastas já criadas dentro do sistema.
  • Enviar Novo: Usuário que poderá enviar um novo documento dentro da pasta selecionada.
  • Visualizar: Usuário que terá a permissão para visualizar online os documentos.
  • Obter Cópia: O usuário que poderá obter cópia/fazer o download dos documentos que estão dentro da pasta.
  • Revisar: Qual usuário poderá revisar um documento quando este estiver passando por fluxo.
  • Remover: Usuário que poderá remover um documento de dentro da pasta.
  • Alterar Permissões: Usuário que poderá alterar as permissões de outra pessoa dentro da pasta selecionada, e editar/renomear a pasta.
  • Alterar data de validade: O usuário poderá alterar a data de validade dos documentos que estão nessa pasta.
  • Alterar data de próxima revisão: O usuário poderá alterar a data de próxima revisão dos documentos que estão nessa pasta.
  • Alterar documento controlado: O usuário poderá alterar se os documentos dessa pasta terão a cópia controlada, assim é necessário justificar a obtenção de uma cópia.

Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento.

Marque as opções que o colaborador terá acesso, e clique em “Gravar” para concluir.

Veja como alterar as permissões de impressão de uma pasta aqui.

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]]> Como editar o nome de uma pasta/subpasta? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-editar-o-nome-de-uma-pasta-subpasta/ Mon, 20 Sep 2021 16:49:03 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=704

Atualizado em 

Podemos renomear uma pasta ou alterar alguma informação.

Editando o código dos documentos será aplicado somente para novos envios.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

Selecione a pasta que deseja alterar e clique no ícone Opções > Editar /  Renomear. Altere as informações e clique em “Gravar” para salvar as alterações.

Para editar a pasta é necessário ter a permissão de editar todos os registros ou de alterar permissões na pasta raiz.

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]]> Como criar as estruturas de pastas no Docs? https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/como-criar-as-estruturas-de-pastas-no-docs/ Mon, 20 Sep 2021 16:48:15 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=702

Como criar as estruturas de pastas no Docs?

Atualizado em 

No Docs podemos criar as pastas e subpastas onde os documentos são armazenados.

Não é possível inserir um documento sem vincular a uma pasta.

  1. Acesse Dashboard.
  2. Clique em Docs – Documentos.

3.Clique no ícone “Nova” e insira as informações para criação da pasta.

  • Nome da Pasta:  Informe o nome da pasta.
  • Pertence à:  Para pastas raiz/pai/mãe deixe o campo em branco. Para subpastas informe a pasta que será associada.

As subpastas serão exibidas abaixo da pasta 

  • Código dos Documentos: Será a identificação dos documentos inseridos na pasta.
  • Observações: Informar os tipos/classificações de documento que devem ser armazenados na pasta.

Insira as informações e clique em “Gravar” para concluir a criação da pasta/subpasta.

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]]> Página inicial do Docs – Gestão de Documentos https://wiki.qualiex.com/modulos-classicos/docs-pt/pagina-inicial-do-docs-gestao-de-documentos/ Mon, 20 Sep 2021 16:46:15 +0000 https://wiki.qualiex.com/?post_type=docs&p=700

Atualizado em 

Com o módulo DOCS temos a gestão eletrônica dos documentos, assim os documentos ficam centralizados no Qualiex, configure que tipo de acesso o usuário pode ter em um documento, fluxo para aprovação ou revisão automatizado e muitas outras funcionalidade.

Saiba mais nesse artigo sobre a gestão de documentos no Blog da Qualidade!

Acesse o Qualiex pelo link: https://apps1.qualiex.com/, coloque o e-mail e clique em Próximo, digite a senha e clique em Entrar.

  1. Acesse DashBoard
  2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “Documentos”. Será exibida a tela inicial do módulo Docs.

  1. Menu para parametrização da pasta: Crie, edite e configure as permissões das pastas.
  2. Estrutura das Pastas: Mostra as pastas e subpastas criadas.
  3. Menu para utilização dos documentos: Envie, faça download, configure as permissões  dos documentos.
  4. Busca de documentos: Localize os documentos.
  5. Listagem dos documentos armazenados na pasta: Veja os documentos que estão na pasta selecionada.

Detalhes

Veja o detalhamento das funcionalidade dessa janela.

Pastas

  1.  : Crie uma nova pasta ou subpasta.

2. Opções:

3. Estrutura de pastas: Atalhos, pastas e subpastas criadas.

  • Favoritos: Agrupar os documentos de uso frequente, para facilitar o acesso.
  • Lixeira: Documentos removidos são encaminhados para lixeira.
  • Fluxo em Andamento: Documentos que estão com fluxo em andamento são agrupados nessa pasta.
  • Pendências: Tarefas aguardando ação do usuário.
    • Documentos Associados:  Documentos que foram vinculados e estão com pendencia de revisão, são relacionados nessa pasta.
    • Leitura: Documentos aguardando a confirmação da leitura do usuário, são agrupados nessa pasta.
    • Solicitações de Revisão:  Para os usuário que possuem permissão de revisar, os documentos com solicitação de de revisão ficam nessa pasta.

Busca

4. Informações sobre a busca: Orientações que auxiliam a busca/filtro para localizar um documento.

5. Busca de um documento: Utilize para facilitar a busca de um documento, selecione as opções e clique na  .

  • Buscar: Localize buscando em Todos os Documentos, Documentos da Pasta ou Últimos Acessados.

Utilizando a busca por Todos os Documentos as pastas ficam desabilitadas.

  • Todos os documentos: Busque Todos os Documentos, Exceto Obsoletos ou Apenas os Obsoletos.

Ferramentas

6. Ferramentas para gestão dos documentos: Envie um documento, veja a versão PDF online, detalhes do documento, Check Out para revisar, Check In para atualizar o documento, enviar notificações, opções de parametrização e suas notificações.

 : Adiciona um novo documento ou registro de cópia física.

 : Abre a visualização do documento online.

 : Faz o download da ultima revisão aprovada no computador.

 : Exibe os detalhes do documento.

 : Faz o download do documento no computador para revisar ou ser alterado. Durante o Check Out fica bloqueado para evitar acesso simultâneo.

 : Enviar para o Docs a versão baixada e alterada no Check Out para atualização.

 : Caso seja necessário notificar/informar/solicitar os responsáveis pelo documento. Conforme notificações configuradas no Qualiex e no Docs.

 : Exibe as notificações conforme os documentos que o usuário está envolvido.

Ícones de alerta

7. Ícones de indicação: Indicam de forma rápida algumas informações do documento.

  1. Fluxo:Indica que o documento está passando pelo fluxo de aprovação.
  2. Favorito: Indica que o documento é favorito.
  3. Pendencia Revisão: Exibido quando existe uma pendência de revisão do documento.
  4. Confirmação de leitura: Mostra que o documento tem confirmação de leitura.
  5. Cópias físicas: Indica que é necessário atualizar as cópias físicas.
  6. Bloqueado: Indica que o documento está em checkout com outro usuário.
  7. Formato: Mostra o tipo do documento (word,excel, imagem, vídeo…)

Visualização listagem

Altere a visualização das listagem, clicando no ícone  em qualquer coluna.

  • Ordene de forma crescente ou decrescente.
  • Adicione ou tire a visualização as colunas: Código, Nome, Extensão, Revisão, Data de Revisão, Data de aprovação, Próxima revisão, Válido até, Tamanho, Classificação e Elaborador.
  • Agrupe pelo campo que foi selecionado e será exibido em grupos.

Exemplo de agrupamento pela coluna Elaborador.

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