• Para definir a validade de um documento conforme a classificação veja o artigo.
• Para definir a validade de um documento específico veja o artigo.

O Docs possui uma limitação no tamanho dos documentos que são enviados.

• Para definir a validade de uma revisão para um documento conforme a classificação veja o artigo.
• Para definir a validade da revisão em um documento específico veja o artigo.

• Para definir documento com cópia controlada conforme a classificação veja o artigo.
• Para definir em um documento específico a cópia controlada veja o artigo.

• Para definir o prazo da confirmação de leitura conforme a classificação do documento veja o artigo.
• Para definir em um documento específico o prazo para a confirmação de leitura veja o artigo.

Caso um mesmo documento precisa ser visualizado por usuários que tem acesso em pastas diferentes do original, compartilhe esse documento entre as pastas.

Ao revisar o documento original as informações serão atualizadas nos compartilhamentos.

Não é possível compartilhar documentos em elaboração ou com o fluxo em andamento.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Docs – Documentos.

3. Na aba Documentos e selecione o documento desejado. No menu Opções clique em Compartilhar.

A opção para compartilhar um documento fica habilitado para:

• Usuário (elaborador) que enviou o documento sem fluxo definido para documentos na revisão 0.
• Aprovador do fluxo de revisão para os documentos que já possuem revisões.
• Administradores (usuários com a permissão de editar todos os registros).

Será exibida as pastas para compartilhar o documento. São listadas as pastas conforme as permissões de acesso do usuário.

Marque as pastas que terão o documento compartilhado e clique em Gravar. 

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para concluir o compartilhamento do documento. Os compartilhamentos confirmados com senha são indicadas com o ícone  no histórico do documento.

 

Clique no Ok para confirmar o compartilhamento.

Os documentos compartilhados são indicados com os ícones:

• Indica que é o documento original.
• Indica que é um documento compartilhado.

Quando um documento é compartilhado o código da pasta destino é atribuído ao código do documento.

Cabeçalho e rodapé 

Quando um documento é compartilhado o cabeçalho e rodapé é aplicado conforme o modelo configurado na pasta destino.

Caso um documento seja enviado para uma pasta sem cabeçalho definido, será aplicado o cabeçalho do documento original.

Se o modelo de cabeçalho e rodapé for alterado, troque o arquivo no documento original sem alterar o número da revisão.

Características de um documento compartilhado.

Podemos imprimir, obter cópia e visualizar um documento compartilhado conforme as permissões da pasta destino.

Se for necessário revisar um documento compartilhado, solicite nova revisão.

Todas as alterações realizadas no documento original são exibidas no documento compartilhado. As informações são listadas no histórico do documento original.

Caso o usuário não tenha acesso a pasta do documento original, não é possível acessar os detalhes do documento compartilhado.

Para remover um documento que está compartilhado, remova o compartilhamento com outras pastas e após isso exclua o documento.

Para saber a pasta do documento original, posicione o mouse sobre o ícone de compartilhamento que será exibido o nome da pasta de origem.

Atalho documentos compartilhados

Para acessar todos os documentos que você compartilhou, clique no atalho Arquivo Compartilhado.

Os documentos em fluxo ou com confirmação de leitura habilitado devem ser visualizados e ter a leitura confirmada.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Docs – Documentos.

Os documentos que tem confirmação de leitura habilitada são indicados com o ícone  .

Dê um duplo clique no documento ou selecione o documento e clique em  .

Na janela de visualização do documento clique em “Confirmar Leitura”.

Para unidades que tenham o item Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para confirmar a leitura do documento. As leituras confirmadas com senha são indicadas com o ícone  no histórico do documento.

 

As confirmações de leitura são exibidas no Histórico do documento.

Em detalhes do documento você pode visualizar: as permissões dos usuários, documentos associados, comentários, histórico, confirmação de leitura e comparar as versões de um documento.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “Documentos” e selecione o documento desejado.
4. Clique em “Detalhes”.

Será exibida a tela com as informações detalhadas do documento.

Menu

• : Abre a visualização do documento online.
• : Faz o download da última revisão aprovada no computador.
• : Faz o download do documento no computador para ser revisado ou alterado. Durante o Check Out fica bloqueado para evitar acesso simultâneo.
• : Enviar para o Docs a versão baixada e alterada no Check Out para atualização.
•  : Caso seja necessário notificar/informar/solicitar os responsáveis pelo documento. Conforme notificações configuradas no Qualiex e no Docs.

Opções

• Cópias Físicas: Registro das cópias impressas distribuídas.
• Solicitar Nova Revisão: Permite solicitar a revisão do documento.
• Imprimir: Permite fazer a impressão do documento.
• Adicionar aos Favoritos: Definir o documento como favorito.
• Link de Acesso: Acessar uma pasta através de um link.
• Associar Documentos: Para vincular documentos.
• Tornar Obsoleto: Inativar um documento.
• Permissão: Permissões do documento.
• Solicitações de Revisão: Exibe as pendências de revisão do documento.
• Remover: Remover o documento.
• Remover última revisão: Remover a ultima revisão publicada.
• Propriedades: Exibe dados do documento.

Geral

Na aba Geral temos os dados do documento.

• Tipo/Extensão: Indica o formato do documento.
• Código/Nome: Exibe o código/nome do documento.
• Pasta: Indica o caminho da pasta que o documento está armazenado.
• Classificação: Informa a classificação do documento.
• Documento Controlado: Informa de a cópia impressa do documento é controlada.
• Etiquetas: Mostra as etiquetas do documento que facilita a busca.
• Próxima Revisão: Mostra a data da próxima revisão do documento.
• Válido até: Mostra a validade do documento.
• Descrição: Exibe as observações inseridas no envio do documento.
• Metadados (1):  Mostra os metadados cadastrados.

Clicando no ícone   o usuário que tem permissão pode (editar) os dados do documento.

Permissões

• Clicando na aba Permissões temos os usuários e quais acessos têm no documento.

• Permissões do documento: Acessos que o usuário tem no documento.
• Permissões da Pasta: Acessos que o usuário tem na pasta.
• Permissões de Impressão: Acessos que o usuário tem para impressão do documento.

Associações

• Clicando na aba Associar Documentos temos os documentos que estão associados.

Lado direito da tela você terá mais algumas informações.

Comentários

• Clicando na aba Comentários podemos fazer alguma solicitação, assim os envolvidos serão notificados por e-mail.
• Insira o comentário e clique no botão “Comentar”.
• Clicando no ícone  é exibida as informações do usuário que deixou o comentário.

Revisões

Acompanhe todas as revisões anteriores do documento, na aba Revisões.

• Clicando na aba Revisões exibe as revisões feitas no documento.

• Item: Identifica a quantidade de revisões do documento.
• Data da Revisão: Indica a data que a ultima revisão foi enviada.
• Data da aprovação: Quando a pasta possui fluxo Indica a data da aprovação. Envio de documento sem fluxo indica a data de envio da revisão concluída.

• Descrição: Informações inseridas no envio do documento.
• Usuário: Colaborador que realizou a alteração.
• Tamanho: Quantidade de espaço que o documento ocupa do armazenamento.

1. Revisão: Quando há fluxo para envio de documento, clique no ícone para visualizar o fluxo.
2. Substituir Revisão: Enviando um documento por essa opção o número da revisão não altera.
3. Substituir PDF: Substitua o PDF da revisão caso haja alguma modificação.
4. Download: Permite fazer o download de versões anteriores.
5. Visualizar: Permite visualizar o PDF online de versões anteriores.

Histórico

• Clicando na aba Histórico exibe as alterações feitas no documento.

• Usuário: Colaborador que realizou a alteração.
• Data: Data da alteração.
• Rev.: Número da revisão do documento.
• Tipo: ação que foi realizada.
• Descrição/Observação: Descrição da alteração.

Confirmação de leitura

• Clicando na aba Confirmação de Leitura exibe os dados dos usuários que fizeram a leitura do documento.